每个项目经理都需要的关键项目文件

正确的项目文档是项目管理的一个组成部分。 记录重要的项目流程和信息有助于以高效且易于理解的方式建立项目，并最终确保其成功。

在这篇文章中，我们将了解为什么项目文档很重要，并回顾在整个项目生命周期中创建的基本和其他有用的项目文档。 提供的所有模板都是可定制的； 单击它们开始编辑。 使用下面的菜单轻松导航。

计划启动

• 项目计划
• 项目章程
• 业务需求文件
• 工作陈述

项目计划

• 项目建议书
• 团队章程
• 项目预算
• 项目沟通计划
• 项目进度
• 工作分解结构
• 风险登记册
• 项目范围说明书
• 利益相关者登记册
• 项目组织图

项目执行和关闭

• 项目状态报告
• 项目收尾
• 得到教训

什么是项目文档？

项目文档需要在项目生命周期的不同阶段创建和维护项目管理文档。 这些项目文件允许项目经理充分管理、控制和交付项目。

项目文档的重要性

因此，记录项目的重要细节有助于您和团队验证正在实施的想法是否真正有意义。 项目文档简化了阐明项目期望和目标、将可交付成果分解为可管理的任务、管理资源并使所有利益相关者保持在同一页面上的过程。

此外，它还有助于，

• 保留在过去项目过程中收集的知识，从而简化新员工或新项目团队成员的入职流程。
• 提高团队工作流程的清晰度和透明度，从而实现更好的跨职能团队协调。

十大基本项目文件

以下是应在项目生命周期的每个阶段创建的基本项目管理文档。

项目计划

项目管理计划 - 或项目计划 - 是概述项目如何执行、监控和控制的综合文件。 它可能包括基线、子公司管理计划和其他计划文件。 它突出了重要的项目信息，例如截止日期、任务和关键里程碑，通常以甘特图的形式表示。

项目章程

项目章程是一个简短的文件，它解释了项目需要什么。 它描述了项目目标是什么，涉及的人员及其职责以及利益相关者，并定义了项目经理的权限。 它是根据项目发起人描述的项目业务案例创建的。

业务需求文件

业务需求文档解释了基于业务或客户需求和要求的项目的业务解决方案。 它描述了项目的目的、它提供的业务解决方案、特性和功能，以及项目时间表。 它综合了利益相关者的输入和对当前业务状况的分析，以提供产品应该做什么的技术中立描述。

项目预算

项目预算是项目的总估计成本。 它包括对在项目的每个阶段完成项目任务期间可能发生的所有成本的详细估算，例如劳动力成本、材料采购成本和运营成本。 它有助于建立支出预期并获得利益相关者的项目批准，确保资金在正确的时间准备好，并衡量绩效。

项目进度

项目进度表是您项目的时间表，它包含需要在特定时间范围内完成的所有有序任务、活动和里程碑。 创建项目进度表是一种沟通需要执行的所有任务的方式，同时明确需要哪些资源以及在什么时间范围内。

风险登记册

风险登记册，也称为风险日志，是包含有关已识别风险的信息的文件，例如风险的性质、风险级别、谁负责，以及预防措施和纠正措施到位。 它作为一个头脑风暴框架来建立风险，并作为可能和潜在风险和缓解措施的数据库。

项目范围说明书

项目范围说明书描述了在预算范围内按时交付项目输出所需完成的工作。 项目范围说明书文件概述了正在交付的内容（范围内）、未交付的内容（范围外）、阐明可交付成果的假设和高级要求。

项目沟通计划

项目沟通计划是关于在关键时间间隔与投资的利益相关者共享什么、何时以及如何关键项目信息的指南。 它包括将分发什么样的信息、分发给谁以及更新频率。

项目状态报告

项目状态报告是一份文件，它根据预计的项目计划概述项目的总体进度。 它有助于让所有项目利益相关者了解高级信息，例如里程碑、完成的工作、风险和障碍。

项目收尾

项目收尾报告是正式确定项目收尾的文件。 虽然它有助于确定项目是否成功，但它可以确认已满足客户接受的标准，并要求项目发起人签字以结束项目。

其他有用的项目管理文件

虽然我们上面列出的文件对于确保项目成功至关重要，但还有多个其他项目文件将进一步有助于加速其成功完成。

工作陈述

工作说明书是描述项目要求的文件。 它充当客户与代理或服务提供商之间的协议，并定义了供应商、项目可交付成果、成本和时间表所涉及的整个工作范围。

项目建议书

项目建议书是一份文件，列出了项目的所有方面，包括其背景、愿景、目标、任务、要求、所有者、相关风险等。其目的是提供项目细节的摘要并为项目争取支持利益相关者的想法。

团队章程

团队章程基本上解释了团队计划如何完成工作。 它侧重于团队存在的原因、团队旨在完成的目标以及如何实现这些目标。 团队章程的目的是让每个人都在同一个页面上，并让他们保持专注。

工作分解结构

工作分解结构是一个图表，可帮助将大型项目分解为更小且更易于管理的部分，其中包含它将完成的项目可交付成果。 它将项目可交付成果分为子可交付成果和工作包，它们定义了需要执行的任务的工作、持续时间和成本。

利益相关者登记册

利益相关者登记册是一份详细说明项目利益相关者信息的文件。 这包含他们的姓名、联系方式、他们在项目中扮演的角色、他们做出项目决策的权力，以及他们的需求、关注和期望。 它是团队组建、分配角色和职责、定义成功标准和规划利益相关者沟通的基础。

项目组织图

项目组织结构图是团队成员及其在给定项目中所扮演角色的直观表示。 它说明了团队成员之间的层次结构和报告关系。 它们有助于分配资源、明确责任并设定对每个人所需努力的期望。

得到教训

经验教训报告可用于记录您在项目期间遇到的所有关键挑战、风险、不确定性和障碍，以及您已实施的及时解决方案。 经验教训报告旨在指导您努力实现预期结果，因此它可以帮助您和将来从事类似项目的其他人避免困难并轻松实现预期结果。

Creately 如何帮助简化项目文档

Creately - 一种在可视画布上运行的工作管理软件 - 可以帮助您简化对项目成功至关重要的项目管理文档的创建、组织、管理和共享。

Creately 是一个简单的工具，具有简单而高级的功能，即使是非技术用户也可以轻松学习。 它具有直观的导航和拖放功能，可以轻松组织内容。 此外，它还与您每天使用的工具（如 Google Suite 应用程序、Confluence、Jira、Slack、MS Teams 等）集成，从而轻松保持项目资产同步。

易于使用的可视化工具入门

Creately 提供多个形状库、预制模板和强大的图表功能，以易于理解的可视化结构（如时间线、看板、WBS 图、流程图等）可视化和组织您的项目相关数据。

借助可通过“形状数据”面板访问的数据库功能，您可以在结构中的单个形状中存储无限的数据和信息，并轻松创建 wiki 和项目知识库。 例如，您可以扩展概述项目可交付成果的工作分解结构，并使用其他数据字段来捕获有关截止日期、所有者、成本等的信息，或者为每个可交付成果提供详细的概述并附上注释。

单一的真理来源

Creately 的统一工作空间在无限的画布上运行，让您将多个文档并排放置在一个位置。 虽然您可以通过应用内预览附加和嵌入资源、文档、图像和链接，但您还可以将 Google 表格、Excel 或 CSV 文件中的外部数据导入 Creately 并将它们组织为有意义的视觉效果，从而保留所有与项目相关的资产集中在同一个工作区。

注意：使用通用文本搜索选项轻松搜索和定位跨工作区和文件夹的任何信息。

高级协作和共享能力

Creately 提供了一个协作且安全的在线平台，以简化与利益相关者的创建、更新和共享项目文档的过程。 真正的多用户协作与并发编辑、实时光标跟踪、离线同步、上下文评论和讨论线程以及应用内音频和视频通话等协作功能有助于简化跨职能项目团队的工作流程，无论团队是否合作- 位于、远程或混合。

Creately 文件夹和工作区具有多个访问权限和角色级别（所有者、编辑者、评论者和查看者），允许您管理与内部和外部利益相关者共享项目文档的方式。

注意：通过工作区首选项设置工作区状态并将其标记为草稿、进行中、审核中、已批准、最终或存档以指示其审核状态。

使用 Creately 简化项目文档

记录项目的所有方面将在许多方面帮助您的项目取得成功。 无论是向客户或供应商阐明协议条款、满足法律要求、保持团队一致，还是跟踪项目更新，为关键流程和信息维护适当的项目文档都是关键。

项目文档可能看起来很乏味，但是使用正确的工具和技术，您不仅可以简化文档过程，还可以确保最终输出有效。 立即尝试 Creately 以简化和改进您的项目文档流程。