项目期望以及如何满足它们

已发表: 2022-01-25

实施一个项目的任务，责任重大。 无论您是项目经理还是自由职业者，您都必须满足几个明确的和很高的项目期望。 在许多情况下，由于缺乏适当的沟通，这些要求会被误解和误解。 由于时间被用来减少项目的混乱而不是继续前进，团队失去了士气。 如何让一个项目满足所有人的期望？ 在今天的文章中，我们想为您提供一些指导，这些指导在实施时将确保您的项目完美而轻松地执行。

项目期望——目录：

  1. 项目期望——为什么它们经常导致失望
  2. 项目期望管理的5个要素：
  3. 为未来

项目期望——为什么它们经常导致失望

您的客户可能对您的工作结果不满意。 你一直想知道为什么你的愿景不匹配，以及它使整个议程不清楚的程度。 当你终于想通时，为时已晚，有时甚至更糟——整个项目终止了，不过，你还在绞尽脑汁——出了什么问题？ 在这种情况下，答案几乎总是沟通和适当表达双方的期望。 幸运的是，有一种方法可以防止此类灾难。

期望只不过是坚信我们心中的事物具有确定的外观、形状、面料等，并且事情会以我们想象的方式发生。 这些问题通常很难很好地确定，这可能会很麻烦，尤其是从商业角度来看。 它还模糊了项目的目标和衡量其成功的方式。

此外，问题可能在于给定任务缺乏明确的优先事项和时间表，或者将过多的注意力集中在错误的阶段上。 到头来，我们剩下的就是浪费时间，士气低落，工作效率降低。 这种组织混乱导致团队内部缺乏参与，但更重要的是，客户与从事给定项目的人员团队（包括您）之间的信任严重丧失。

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项目期望管理的5个要素：

如您所见，正确的期望管理可以帮助您避免许多不必要的麻烦，并在整个项目执行过程中从头到尾按照客户的意图进行引导。 项目期望管理有5个基本要素：

  1. 项目计划

    2. 通常情况下，对项目感兴趣的各方甚至在为特定事业制定蓝图之前就已经有了一定的现成愿景。 出于这个原因，让客户参与初始阶段（即计划）是一个好主意。 与客户和同事一起确定活动范围、优先级和目标，确定任务之间的关系。 如果有什么不清楚的地方——不要犹豫，问。 也不要忘记制定风险评估计划，以防万一。

    双方的期望可能并不总是一致——这种方法将澄清给定项目的所有假设，并更多地参与整个团队。

  2. 项目实施

    3. 项目规划很重要，但不如其执行重要。 为此，您需要与客户和团队举行会议，以确定如何执行和监控您的努力的发展。

    与您的团队会面时，请确保每个人都了解他们的角色并知道他们应该做什么。 列出角色、任务、花在它们上的时间、沟通计划以及说明里程碑的方法。 最好立即包含KPI ，以及下次安排的会议（当您进行更新时）。

    在这个阶段，沟通很重要——照顾它，例如通过引入一个适当的沟通平台。 Firmbee 是这类工具中的一种，除了可以与同事交流外，它还具有许多其他对项目管理和工作有用的功能。 它是少数几个不需要集成多个程序的项目管理平台之一，所谓的技术疲劳不再困扰我们。

  3. 沟通

    4. 如您所见，有效工作流程的最大份额，从而满足期望，与清晰沟通的能力有关。 在项目的所有阶段都应牢记这一点，以避免不必要的误解，从而导致时间和动力的损失。

    最重要的是，使用简单明了的语言，每个人都能理解。 不应有歧义或怀疑。 此外，最好用快速反馈总结所有会议。

    您还可以创建一个沟通计划，其中包括：

    • 通讯方式（电子邮件、信息、通讯工具），
    • 沟通频率，
    • 负责特定任务的特定人员，
    • 风险评估和潜在的沟通问题。

    它将确保相关人员知道会发生什么，并且即使是最坏的情况也是事后的想法，而不是令人不快的意外。 隐藏坏消息无济于事，并可能导致团队失去信任和参与。

  4. 承诺不足和超额交付

    5. 从字面上看， under-promise 表示在努力开始时贬低自己的承诺，反之， over-deliver 意味着在交付时超出预期。

    在计划过程开始时，被兴奋冲昏头脑并承诺一些事情并不难，随着时间的推移和热情冷却后，可能会变得难以实现，甚至不可能实现。 既然骰子已经投了，你不能收回，那怎么办？ 可能前面有些压力。 诀窍是首先不要让这种情况发生。 如何？

    我们应该提出比我们能提供的少一点的建议。 这样，当项目终止时，客户感到很满意，我们设法超出了他的期望。 万一出现不可预见的麻烦情况，从蓝图上扯掉了一些零碎的东西，客户仍然很高兴，因为我们希望能够信守诺言。 尽管如此，为了在整个过程中保持冷静，我们需要尽可能现实地精心设定目标和里程碑，以校准我们的全面战略。

  5. 个人期望

    6. 人们无法读心。 如果我们不清晰明确地表达问题，他们就不会猜测我们的意思、假设或预见。 这就是我们如何达到最后但绝不是最不重要的元素——表达我们的期望。 我们的意图、行动和期望的透明度和清晰度使我们的同事和潜在客户能够理解和描绘我们所承担项目的完整前景。

为未来

期望是我们生活中不可或缺的一部分，包括它的专业方面。 主动管理它们可以简化工作流程并带来更敬业的团队，让客户满意，并最终取得个人成功！ 在您的项目上工作时请记住这一点，并尝试将这些原则付诸实践——您很快就会看到不同之处。

阅读：您在 2021 年和 2022 年应该具备哪些新的项目管理技能。

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作者：卡罗琳·贝克尔

作为项目经理，Caroline 是寻找新方法来设计最佳工作流程和优化流程的专家。 她的组织能力和在时间压力下工作的能力使她成为将复杂项目变为现实的最佳人选。

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