10 个最大的项目管理挑战以及如何避免它们
已发表: 2021-06-30如果项目是一艘船，项目管理就是它的帆。 项目管理是为特定项目提供指令，以便引导它走向成功。 但是，在执行项目时，可能会面临前所未有的项目管理挑战。
Creately 与 Proofhub 团队及其首席营销官 Vartika Kashyap 一起主持了一次 Twitter 聊天，旨在阐明 10 个最大的项目管理挑战以及如何避免这些挑战。
下面列出了挑战和参与者的回答，以解决这些挑战。
挑战
- 拆除孤岛并建立一个鼓励有效和高效的项目协作和沟通的环境
- 正确规划对项目成功的贡献
- 处理当项目团队缺乏解决手头问题的必要技能时出现的项目管理挑战
- 应急计划在项目管理中的重要性
- 创建一个问责环境，让团队对自己的行为负责并适当履行其分配的职责
- 提高利益相关者的参与度并确保每个人都在同一页面上
- 设定明确的目标和成功标准以确保项目成功
- 获得正确的项目管理软件的重要性
- 改善项目团队协作并建立信任
- 为项目分配资源
如何拆除孤岛并建立一个鼓励有效和高效的项目协作和沟通的环境？
项目团队不能在孤岛中运作。 项目的成功执行取决于每个团队成员在完成任务时相互协作的效率。 为此，Proofhub 团队强调了通过团队中每个人都可以访问的一个通用门户进行所有项目相关沟通的重要性。
“让每个人都在同一个通信门户上，让所有核团队参与，不受创意限制。 每一个，教一个！”
证明中心
首席营销官 Vartika Kashyap 对 Proofhub 的声明表示赞赏，并表示使用沟通工具和建立跨职能团队可以确保有效和高效的项目协作。
“建立跨职能团队。 利用 通讯工具。 实现更加开放和透明的文化。”
瓦尔蒂卡·卡夏普
远程工作呢？ 由于封锁和旅行限制，大流行推动了远程工作模式的迅速增加。 Creately 向 Kashyap 提出了一个问题，即公司在摆脱远程工作环境中的孤岛时应采取的额外步骤。
作为回应，Kashyap 强调了透明工作文化的重要性。
“让透明度成为新文化。 将沟通视为一条双向的街道。 用虚拟文化举措对抗生产力/参与度坑。”
瓦尔蒂卡·卡夏普
一项研究表明，大约 39% 的项目因项目规划不足而失败。 规划如何有助于项目成功？
美国前总统德怀特·艾森豪威尔曾说过：“计划算不了什么； 计划就是一切。” 执行项目时，计划至关重要。
Proofhub 强调了制定适当的项目计划的重要性。
“项目规划类似于帆船上的指南针和方向舵。 没有他们，你可能仍然到达目的地，只是需要多花 100 年的时间。”
证明中心
参与者 Nandini Sehedev 指出了制定项目计划的诸多好处。
“项目规划对于预防或最大程度地减少风险发生和故障率至关重要。 项目规划有助于指导发起人、团队、利益相关者； 项目经理在项目的棘手阶段进行导航。”
南迪尼·谢德夫
当项目团队缺乏解决手头问题的必要技能时，如何应对项目管理挑战？
在开展项目时，您可能会面临前所未有的挑战或问题。 在这种情况下，如果您具备解决这些问题的必要技能，您可能能够解决这些问题，而不会对项目进度产生显着影响。 想象一下您不知道如何解决问题的场景？ 那么前进的方向是什么？
Proofhub 强调，团队协作以可视化手头的问题将导致不同的视角和可能的解决方案。
“召集团队，让他们说话，倾听他们的意见并帮助他们想象出问题所在。 大多数团队都有能力解决问题，但赶上它们的速度很慢。 如果你成为他们的指路明灯，他们就会找到隧道的尽头。”
证明中心
Creately 等可视化工作空间可以有效地追溯您的步骤并重新评估流程。 例如，您可以使用因果图找出问题的根本原因，并使用思维导图来集思广益。
如何弥合技能差距？ 公开交流并创造一个团队成员可以参与参与学习体验的环境。
“如果您希望成功缩小技能差距，开放式沟通至关重要。 你还可以创造引人入胜的学习体验，仅仅开展学习计划是不够的，还要评估你的策略是否有效。”
证明中心
应急计划在项目管理中有多重要？
一帆风顺随时可能变成风暴； 如果你没有能力承受它，整个任务可能会陷入停顿。 应急计划可以帮助您成功应对意外情况。
“他们经常说你的 A 计划永远不需要 B 计划。但实际上，你需要 C、D、E 和 F 计划，以防万一。 应急就是担心今天的问题，这些问题有可能让你明天发疯。”
证明中心
您如何创建一个问责环境，让团队对自己的行为负责并适当履行其分配的职责？
确保项目管理问责制的第一步是明确确定项目目标并相应地将责任分配给团队成员。 但是，重要的是要注意问责制和责任之间存在差异。
例如，被分配到特定任务的个人可以是负责的团队成员。 责任是可分担的。 负责的团队成员是任务的最终决策者。
Kashyap 相信，赋予人们必要的技能和资源来完成他们的工作将使他们有责任感。
“您的目标应该是为您的员工提供完成工作所需的技能和资源，然后创造一个让他们可以轻松为自己的决定和行动承担责任的环境。”
瓦尔蒂卡·卡夏普
另一方面，Proofhub 强调，清楚了解项目的期望和每个人的责任后果将创造一个问责环境。
“当期望清晰，后果更清晰时，责任就得到了最好的理解。 向他们展示整个游戏设置——目标、飞镖、如何击球，以及当他们错过时会发生什么。”
证明中心
Creately 提出了一个问题，即“当团队成员未能履行职责时会发生什么？” 作为回应，Proofhub 认为第一步是与个人交谈，然后就需要如何改变行动方案提供反馈。
“你的第一步是与有关个人交谈。 然后提供反馈，让个人知道需要改变什么。 你在讨论中学到的东西为你接下来采取的行动提供了背景。”
证明中心
一个不参与的客户可能会导致很多问题。 如何提高利益相关者的参与度并确保每个人都在同一页面上？
项目成功的另一个关键决定因素是利益相关者的参与。 利益相关者参与是寻求项目利益相关者的支持和反馈，以确保实现其目标。
良好的利益相关者管理包括使用利益相关者登记册进行适当的利益相关者分析，以确定他们的要求。 利益相关者的参与度往往在项目开始时较高，而在项目的整个过程中会降低。 为避免这种情况，重要的是通过协作工具、远程通信工具等与利益相关者保持持续的沟通。
“为您的客户提供分时更新、内幕消息、及时报告，并按固定时间表与他们交谈。 引诱他们参与其中，您将永远不需要翻页。 这就是我们的客户最喜欢使用 ProofHub 的地方！”
证明中心
定义不明确的目标和目标可能会导致项目失败。 如何设定明确的目标和成功标准以确保项目成功？
您应该始终设定 SMART 目标。 下一步是制定明确的行动计划，以在项目持续时间内实现这些目标。 拥有这样的行动计划将清楚地了解谁负责什么，以及每项任务的最后期限。
“一个明确的目标是客户、经理和员工都能达成一致的目标。 关键是不要让任何人在目标设定的会议上超越自己。”
证明中心
Sehdev 重申，设定目标会导致定义目标以实现该目标。 这将是您整个项目的指路明灯。
“设定目标倾向于制定提案，然后定义有助于实现目标的目标。 当你知道你的目标时，你可以定义目标——项目规划的方式、原因和需要做什么。”
南迪尼·谢德夫
同时，Kashyap 强调，计划、控制和监控的正确组合可能决定项目如何在其时间表和预算内完成。
“计划、控制和监控的正确组合可以改变项目经理按时、按预算完成项目并获得高质量结果的方式。”
瓦尔蒂卡·卡夏普
获得正确的项目管理软件有多重要？
正确的项目管理软件可以提高跨职能团队的生产力和效率。 它使沟通更快、更容易，并有助于决策过程。
为此，Proofhub 强调，这是进行项目时最重要的决定之一。
“到目前为止，这是最重要的决定之一。 大多数团队都为时已晚，无法意识到使用合适的项目管理工具可以改进多少。 超过 85,000 名用户会同意！”
证明中心
购买项目管理工具时要考虑的主要因素是什么？ 对团队设定的项目要求和目标的分析将帮助您确定最适合您的项目管理软件。
“了解您的挑战，以便您可以更好地概述您的需求，了解工具如何提供帮助并定义评估工具的标准。”
证明中心
如何提高项目团队协作并建立信任？
沟通是改善项目协作和建立信任的关键。 创造一个团队成员可以分享知识并共同努力克服挑战的环境非常重要。
“自由分享知识。 互相学习。 灵活转移工作量以打破意外瓶颈，帮助彼此完成工作并按时完成工作，并共享资源。”
瓦尔蒂卡·卡夏普
Proofhub 也强调，更好的沟通将带来更好的协作，因为每个人都可以分享他们的想法。
“协作就是谈论，鼓励团队中的人表达自己。 管理者需要鼓励新的想法，让每个人都自由地表达自己。 更好的合作将随之而来。”
证明中心
即使您在远程工作，Creately 等工具也可以帮助您更好地实时协作。 此类工具可确保顺畅的跨职能协作。
是否有一些破冰技术可以用来建立信任？
“透明度，为您的团队提供信任，要求沟通和反馈并回应沟通和反馈”
证明中心
为项目分配资源时应考虑哪些因素？
有效的资源分配旨在以最适当和最经济的方式分配稀缺资源。 这项责任通常由项目经理承担，以确保每个资源都得到适当的分配和核算。
Kashyap 进一步强调了资源的稀缺性，他提到项目管理就是以更少的资源实现更多的目标。
“项目管理中的资源分配就是事半功倍。 分析您的项目范围 确定资源 为客户变更制定备份计划 将项目划分为较小的任务”
瓦尔蒂卡·卡夏普
另一方面，Proofhub 强调了拥有项目管理工具以提高项目管理效率的重要性。
“资源可用性 项目技能要求 项目目标 手头的现有任务 项目负载 虽然所有这些都是必要的，但智能项目管理工具可以帮助您减少对这些问题的担忧。”
证明中心
在管理项目时，您一定会面临无法预料的挑战和障碍。 重要的是您具备正确的能力和工具来克服这些挑战并成功完成项目。