规划项目的视觉指南
已发表: 2018-10-12有些项目很容易管理，而另一些则需要付出很多努力。 无论哪种情况，制定适当的项目计划都将帮助您确保完美地完成它。
如果您清楚地了解需要发生的所有事情以及如何在特定时间段内完成它们，那么您可以最大限度地减少（如果不是完全消除）项目失败的机会。
在这篇文章中，我们编制了一份项目规划技术列表，您可以使用这些技术来创建可靠的项目计划并成功执行它。 我们将研究项目规划的不同领域，例如规划流程、资源规划、知识管理、流程映射、决策制定和风险管理。
规划过程
在项目规划的第一阶段，您需要设定目标、创建项目计划大纲并分析您的预算需求。 您可以使用下面的项目计划技术来快速完成这些任务。
SMART目标
SMART 是为项目设定目标和目的的标准。 根据 SMART，您的项目目标应该是具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时限的。
SMART 目标标准
查看我们的简化项目规划流程的 SMART 指南，了解如何在项目规划中正确使用 SMART 标准。
工作分解结构
工作分解结构 (WBS) 是一种项目管理工具，用于可视化项目将以层次结构交付的结果。 它帮助项目经理将复杂的项目活动分解为简单且易于管理的任务。
如何使用它
第 1步：创建 WBS 的第一步是了解项目的范围。 这意味着您需要确定项目目标、可交付成果、任务、截止日期等。
第 2 步：确定关键可交付成果。 这些关键可交付成果对项目的成功至关重要，它们应该出现在您的工作分解结构的第 2 级。
第 3 步：确定 WBS 最低级别的工作包或项目可交付成果。 召集您的项目团队和利益相关者，找出完成关键可交付成果所需的所有工作。
第 4 步：创建一个 WBS 字典，其中包含图表中元素（工作包）的定义和范围。
工作分解结构示例（点击模板在线编辑）
行动优先矩阵
行动优先级矩阵是一种项目规划工具，用于确定优先考虑哪些活动以及避免哪些活动，以便最大限度地利用您的时间和资源。 它有助于做出更好的决定。
如何使用它
在行动优先级矩阵中，应在 x 轴上标记活动的努力程度，在 y 轴上标记活动的影响。 行动优先矩阵创造了 4 种可能性；
- 速赢/紧急——这些活动影响很大，而且完成起来并不费力。 最好尽可能多地关注这类项目。
- 重大项目/不紧急——这些项目/活动影响很大，需要付出很大的努力。 虽然您不应该让这些项目掩盖快速的胜利，但您应该在执行之前为它们做好计划。
- Fill-ins/Delegate——这些是低优先级的项目，影响小，工作量小。 当您有时间在快速获胜和重大项目之间时，您可以处理它们。 或者，您可以将他们委派给另一个团队。
- 困难重重/推迟或忽略——这些任务影响很小，但需要付出很大的努力。 建议避免执行它们，或者如果无法避免，请寻求可以有效完成的专家的帮助
行动优先矩阵（点击模板在线编辑）
成本分解结构
成本分解结构（基于 WBS）是一种项目计划技术，用于将成本分配到项目的不同部分（分配到工作分解结构最低级别的活动）。 它用于将实际成本与预算进行比较。
如何使用它
第 1 步：在您的工作分解结构中，确保所有工作包都代表彼此独立且可定义的任务。 并为每个工作包分配一个开始和结束日期。
第 2 步：为您确定的每个工作包提供特定的预算金额。 确保您还为此分配了负责的预算所有者。
第 3 步：检查成本并确定项目在工作分解结构的每个级别上的成本。
成本分解结构（点击模板在线编辑）
里程碑趋势分析
里程碑趋势分析是一种项目计划技术，用于跟踪项目中的里程碑。 它有助于确定与项目里程碑相关的工作是提前还是落后于计划。
如何使用它
第 1 步：参考您的项目进度表并定义项目的里程碑。 最好不要有很多里程碑，以免在您的里程碑趋势分析图表上看起来令人困惑。
第二步：在MTA图中，y轴代表项目时间尺度，x轴代表报告时间尺度。 您可以使用具有特定颜色或特定标记形状的特定线条来象征图表中的里程碑。 在每个报告期结束时将里程碑添加到图表中。
第 3 步：参考 MTA 图表来确定项目中的里程碑趋势。
请参阅这篇文章以详细了解里程碑趋势分析的工作原理。
里程碑趋势分析（点击模板在线编辑）
资源规划
为了更有效地执行项目，您需要正确分配资源。 在资源计划阶段，您需要注意项目任务所需的资源类型，并确定每个任务的工期。
甘特图
甘特图是一种项目计划工具和技术，用于安排和监控任务。 它们还可用于在项目的不同阶段传达成本和支出。
如何使用它
第 1 步：将项目分解为单个任务，并在甘特图中为它们分配行。
第 2 步：每个任务都有一个时间线，您可以根据需要对它们进行颜色编码。 覆盖时间线是一条进度线，并使用它来标记在任务上完成了多少工作。
请参阅我们的帖子如何像老板一样使用甘特图来计划项目，以了解有关在计划项目中使用甘特图的更多信息。
高层项目计划甘特图（点击模板在线编辑）
更多甘特图模板
组织结构图
组织结构图是项目规划技术，您可以使用它来可视化项目团队——他们的角色和职责。 使用它，您不仅可以突出层次结构和报告结构，还可以在将任务分配给个人时实际使用它。
如何使用它
第 1 步：检查可供您使用的资源，并将它们与任务相关联。
第 2 步：了解项目团队的层次结构/报告结构。
第 3 步：使用如下所示的组织结构图模板，您可以在图表中为每个人分配一个位置。 您可以在组织结构图上添加必要的信息，例如角色和职责、可用性等。 参考它，您可以分配每个单独的相关任务。
项目管理组织结构图（点击模板在线编辑）
更多组织结构图模板
知识管理
在处理项目时，团队需要参考不同的资源，如教程、会议纪要、流程文档等，以完成他们工作的某些领域。 如果只有一个地方——比如数据库——他们可以访问所有信息，这将节省大量时间。
知识地图/思维导图
思维导图是一种用于组织信息的工具。 项目团队在头脑风暴会议期间使用思维导图来捕捉思想的自由流动并以易于理解的方式构建它们。 它们也可以用作存储必要信息的知识图谱。
如何使用它
第 1 步：收集团队需要参考的资源并对其进行分类。 例如：在网站建设项目中，关于网站规划的博客文章、视频、信息图表可以归类为网站规划教程。
第二步：使用 Creately，您可以添加相关链接。 只需单击形状，访问属性并在链接到 URL 或图表下添加您的链接
第 3 步：如果您要将图表嵌入到网页上，请使用 Creately 查看器将其发布为交互式图表。
项目资源思维导图
过程映射
如果您已经明确了如何逐步执行某项任务，那么任何人（无论是否熟悉该过程）都可以轻松地进行，而无需费力。 这就是映射您的流程的地方。
流程图
流程图是一种工具，用于可视化工作活动的步骤和负责人。
要了解什么是流程图、流程图符号、流程图类型以及如何绘制流程图，请参阅我们的流程图简易指南。
项目管理流程图模板（点击模板在线编辑）
PERT 图表
PERT 代表项目评估审查技术。 它有助于从头到尾映射您的流程。
PERT 图帮助团队快速识别项目中的“瓶颈”，然后可以立即解决。 从长远来看，这有助于节省大量时间，而不是等待问题出现。
在这份PERT图表的详细指南中，我们介绍了如何使用这种项目规划技术以及使用它可以获得哪些好处。
项目规划的PERT图表（点击图表在线编辑）
更多 PERT 图表模板
头脑风暴/决策制定
在项目规划过程和整个项目过程中，头脑风暴和决策会议往往需要花费大量时间。 虽然头脑风暴对于提出创意是必要的，但它是决策和解决问题时不可或缺的技术。
亲和图
亲和图用于根据彼此之间的相关性将大量想法/数据/意见分组到特定主题或类别下。 它可用于以合乎逻辑的方式安排头脑风暴会议产生的想法。
如何使用它
第 1 步：召集一个有能力的团队进行头脑风暴会议
第 2 步：记录会议期间分享的每一个想法/意见
第 3 步：根据想法的相似性对想法进行排序
第 4 步：将它们分组在一起，并为每个组命名以进行识别
亲和图模板（点击图表在线编辑）
PICK 图表
PICK 图表是另一种项目计划技术，您可以在头脑风暴会议后使用它来组织想法。 它可以帮助您确定哪些想法易于实施，哪些具有高回报，或者换句话说，哪些想法是最有用的。
如何使用它
根据 PICK 图表，您可以将您的想法标记为
- 可能：这些想法很容易实现，但回报很低
- 实施：图表这一部分中的想法很容易实施并且有很高的回报
- 挑战：这里的想法更难实施，回报也难以确定
- Kill：这些想法更难实施，回报率低
一旦您将头脑风暴的想法放在矩阵上，您应该首先处理哪个想法以及应该避免哪个想法就会变得更加清晰。
项目规划选择图表（点击模板在线编辑）
决策树
当您看到几个行动方案时，您可以使用决策树来分析选择这些选项的不同结果。
如何使用它
第 1 步：识别和定义决策并将其放在图表的开头
第 2 步：在连接到决策树下一级形状的线上写下可能的解决方案。
第 3 步：将这些解决方案的结果放在与线条相连的形状上。 您可以使用椭圆来表示确定的结果。 如果一个结果导致一个新的决定，把它放在一个矩形上。
第 4 步：召集决策者团队并审查分析以做出最终选择
决策树图表模板（点击图表在线编辑）
更多决策树示例
风险管理
风险是项目中不可避免的因素，而将风险对您的目标可能产生的影响降到最低的最佳方法是提前做好准备。 通过事先识别和分析风险，您可以避免可能影响项目结果的负面结果。
在我们的视觉风险管理技术终极清单中，我们涵盖了 11 种有效的风险管理技术，您可以使用它们来识别、评估和控制风险。
展开项目规划技术列表
在这里，我们介绍了可以用作项目规划技术的有用的视觉技术。 它们不仅易于使用，而且在项目规划、决策、解决问题、管理知识等方面非常有效。
你有更多的项目计划技巧要添加到列表中吗？ 在下面的评论部分让我们知道。