如何创建项目状态幻灯片 [+ 模板]
已发表: 2022-11-17项目状态幻灯片是项目演示的重要组成部分。
无论您在项目中已经达到里程碑还是面临障碍，这张幻灯片都有助于清楚地传达利益相关者需要了解的内容。
不幸的是，这就是问题开始的地方。
创建“清晰传达”的幻灯片并不像听起来那么容易。 更糟糕的是，不知道最佳实践会让你在幻灯片中犯错误。
值得庆幸的是，这篇文章将讨论如何设计实现此目标的项目状态幻灯片。
除了讨论您应该避免的错误之外，它还提供了 Visme 模板，您可以使用它来帮助更快地创建更好的项目状态幻灯片。 通过这种方式，您可以让客户跟上您的项目进度，并为您即将开展的工作设定期望。
但在我们开始之前，让我们先了解一下什么是项目状态幻灯片及其好处。
目录
- 什么是项目状态幻灯片？
- 使用项目状态幻灯片的 5 种方法
- 10 个优秀的项目状态幻灯片模板
- 要避免的项目状态幻灯片错误
什么是项目状态幻灯片？
项目状态幻灯片是关于您的项目的报告。 它包含重要的项目信息，并讲述了您的项目故事——它是如何形成的、它的好处、缺点、特点等等。
除了向客户更新有关项目的信息外，这张幻灯片还向利益相关者解释了为什么您的项目时间表迟到了或未能完成任务。
例如，有一些你无法控制的因素导致你无法按时完成项目。 幻灯片应与您的客户分享此信息，以便他们了解情况。
以下是您可能希望包含在状态幻灯片中的内容：
- 项目名称及介绍
- 您的项目的摘要版本
- 项目进展、时间表和开发阶段
- 里程碑和显着成就
- 问题、风险和未来的担忧
以时尚的方式管理您的项目
- 创建专业的品牌文档，从项目时间表到预算
- 通过引人入胜的图表和信息图可视化重要的项目指标
- 允许您的团队评论、协作并立即从草稿转变为最终格式
使用项目状态幻灯片的 5 种方法
将项目状态幻灯片视为项目的可视化表示。
通过正确设计您的演示文稿，您的听众将了解他们需要了解的有关该项目的所有信息，并关心利害攸关的事情。
为了正确地向他们更新项目的进展情况，您可以使用以下方式使用项目状态幻灯片：
1.完善项目规划
基本上，展示如何开发项目。 毕竟，改进的计划会导致性能的提高。
使用这张幻灯片，可以通过多种方式规划您的产品未来。 其中之一是使用关键绩效指标 (KPI) 来衡量您的进度。
选择 KPI 示例时，请确保选择适合您的项目的示例。 例如，假设您需要在一个时间范围内完成一个项目。 您可以使用的 KPI 示例包括项目进度和当前开发阶段以及预计完成时间。
创建切合实际的路线图是改进产品规划的另一种方法。 详细说明确认您的目标的分步过程。 然后，微调您的幻灯片以专注于更大的图景或长期目标。
最后，在幻灯片中展示可能影响项目进度的进展。 例如，如果您要晚于预期日期完成项目，则必须列出证明您建议的完成日期合理的因素。
如果你认为你可以早点完成它，这同样适用。 通过加倍努力提前完成项目，您可以给客户留下深刻印象并与他们建立更好的关系。
2. 促进有效沟通
如果团队不能很好地沟通，项目可能无法完成。 沟通不畅会导致功能失调、生产力低下和更多的不利影响。
项目状态幻灯片通过设置简化的工作流程来保持沟通的持续性和一致性。 它将有助于消除误解、减少冲突并鼓励有效沟通。
对于初学者，接受评论或问题并在项目演示期间创建公开对话。 确保通信是双向的。 如果团队成员想分享想法，请邀请其他成员倾听。
有效沟通的另一个关键是增强数据可访问性。 使用 Visme，您可以集中您的数据，使每个成员都可以使用其协作功能访问它。
此外，使用 Visme 的动态字段有助于告知与您合作的利益相关者项目状态。 这使您可以对参与创建报告的人员表示赞赏。
3.突出项目特色
通过详细说明使您的项目独一无二的元素来吸引观众。 让他们知道您与竞争对手的不同之处。
首先，您必须通过强调项目的优点来关注项目的好处。 这个想法是要说服他们您的项目如何改善他们的生活。
此外，在幻灯片演示中始终使用强大的描述性语言。
使用准确的术语描述您的项目。 一个很好的方法是设身处地为听众着想，并使用他们可以理解的语言。
如果您没有时间详细介绍项目状态，请向观众指出额外的相关资源。 这些可能是关于类似项目的文章和包含行业见解的视频。
在这里，您的听众甚至可以在报告结束后进行额外阅读。
4. 提出预算
财务数据可能以其乏味的方面而闻名。 但是，如果您掌握了数据讲故事的能力，您的演示文稿会变得更加有趣和信息丰富。
以下是有关如何使用项目状态幻灯片来展示预算的提示：
为此，请告诉听众每个财务细节并邀请他们提问。 然后，准备通过信件回答他们抛给你的一切。
在报告预算评估时，不要只让数字说明一切。 相反，通过使用 Visme 的数据可视化工具将它们变成图表、图形、地图和小部件来增加它们的视觉吸引力。
您甚至可以添加图标和库存照片，让您的项目状态幻灯片看起来更专业。
从收集到的数据中，您可以提供旨在控制在预算范围内的可行计划。 为可能的预算赤字做同样的事情。 向他们展示预防措施。 如果预算用完，请分享建议的解决方案。
五、控制风险
大多数项目都伴随着风险。 虽然您可能无法阻止它们危及无缝项目运营，但您可以控制它们。
首先，通过披露所有危害和风险情况来定义风险。 如果听众决定投资您的项目，请帮助他们了解他们的安排。
接下来，提供全面的风险评估。 详细说明风险的威胁程度。 包括风险对项目的不利影响的详细信息。
最后，提出一个假设的无风险场景，您可以在该场景中减轻和消除风险。 这会增加他们对您控制风险能力的信心。
10 个优秀的项目状态幻灯片模板
为了帮助您制作理想的项目状态幻灯片，请随意使用下面的任何 Visme 模板。 只需注册一个帐户并选择最适合您的项目的模板。 在这里，编辑细节并设计幻灯片以匹配您的品牌。
创建它后，请记住查看分析仪表板。 查看谁查看了您的演示文稿、评估状态幻灯片的效果、确定感兴趣的各方等等。
以下是您可以轻松自定义的一系列模板。
1.项目状态报告演示模板
此模板非常适合极简主义者。 您可以使用它来简单地展示已完成的项目任务——或那些仍在进行中的任务。
由于它是完全可定制的，因此您可以随心所欲地使用它。 您可以轻松更改字体和颜色等设计元素以匹配您的品牌。 您还可以添加图像并将数据转换为图表和图形，以帮助客户更快地处理信息。
2. 技术项目状态更新演示咨询模板
呈现技术项目状态更新可能具有挑战性。 您需要将报告分解为易于消化的块。 幸运的是，此模板可以帮助您呈现有关您的技术项目的易于理解且详细的信息。
3. 电子商务商店 UX/UI 设计项目信息图表模板
此信息图模板可让您直观地传达团队在项目不同阶段的进展情况。 百分比小部件还显示每个阶段需要多少工作。 只需替换此模板中的品牌和文本，您就可以在几分钟内将其发送给您的客户！
4. 项目管理工具-培训手册模板
使用这个完全可定制的模板，可以无缝呈现新的培训规则。 您可以一条一条（或一步一步）引入新规则。 如果培训执行得好，您可以在更短的时间内有效地传达您的信息！
5.财务-项目计划模板
此模板可以帮助您以简洁、结构化的方式制定财务计划。 因为它具有简单的颜色选择，所以不会分散观众的注意力。 因此，它可以帮助他们吸收您提案的信息。
6.企业项目状态报告模板
这个 11 页的综合模板涵盖了客户想了解的有关该模板的所有信息。 它讨论了项目目标、范围、KPI 和里程碑，以与利益相关者分享成就。 它还分享潜在的障碍和即将到来的任务，以帮助客户降低他们对前进的期望。
7. 网站项目管理状态报告模板
此模板包含一些页面，您可以在其中列出网站开发项目的状态。 您可以共享当前任务、即将到来的优先事项和团队进度的列表。
八、建设项目管理状况报告模板
如果您从事建筑行业，那么这个干净的模板适合您。 它详细说明了施工 KPI 和进度，以及法律要求、未决决定等。 包含占位符库存照片图像，您可以将其用于演示。 但您可以上传自己的照片，为您的客户制作更个性化的幻灯片。
9. 着陆页项目状态报告
该模板非常适合监控着陆页的性能。 它首先帮助确定其目标，例如更新网络副本、添加社会证明等。 从这里，您可以确定项目的状态、里程碑、KPI 等。 该模板采用极简主义设计，但您可以使用 Visme 的设计功能自定义其外观。
10.每周项目状态报告
该模板具有优雅的色彩组合、易于阅读的字体和带有大量空白的设计布局。 它非常适合想要向更高管理层提交有吸引力的报告的任何人。
要避免的项目状态幻灯片错误
在项目状态幻灯片上犯错误可能会导致可怕的后果。 你可能会失去你的观众和他们对你品牌的尊重。
以下是常见的项目状态幻灯片错误以及纠正这些错误的方法。
错误 #1 - 创建难以浏览的幻灯片
不通过您的演示引导听众会使他们对您的提案失去兴趣。 如果这些人不能轻易理解项目状态幻灯片，他们可能会拒绝您的提议。
解决此错误的一种方法是确定要使用的正确字体大小、类型、颜色和对比度。 选择可读性强的字体样式。
然后，在背景和文本之间建立高对比度。
您可以使用 Visme 的各种设计选项轻松自定义您的演示文稿。
关于使您的项目状态幻灯片更便于导航和理解，将文本分成几个部分。 也可以使用短句、编号列表和项目符号。
此外，为每个部分使用信息性和描述性标题。 除了以关键字为特色外，还应使您的标题脱颖而出，以吸引那些浏览信息的人的注意力。
错误 #2 - 不遵循流程
第一次制作项目幻灯片可能会让人不知所措。 无赖、忽略模板的使用、不创建和遵循流程也很诱人。
解决此问题的一个简单方法是描述项目状态幻灯片以及您将在其中讨论的内容。 这使您可以让您的听众知道会发生什么。
部分描述还应该是为了阐明您的项目目标。 分享您希望项目完成的任务。 此外，分配时间来解决问题和疑虑。
在总结你的报告时，通过只突出最关键的部分来使其简短。 这有助于唤起观众的记忆，让他们专注于真正重要的事情。
错误 #3 - 提供不相关和不正确的信息
浏览每张幻灯片，从观众的角度看问题。 如果信息是可以理解的，那是个好消息。 如果不是，则您的状态报告需要修改。
您可以首先验证幻灯片中的每个细节并确保它包含最新信息。 如果不是，请更换或更新它。
接下来，让您的品牌在您的演示中脱颖而出。 将您的品牌与项目状态幻灯片对齐，以帮助您的观众将您的一流演示与您的高品质品牌联系起来。
使用 Visme 的品牌向导可以让您将徽标、字体类型和配色方案等资产无缝地整合到任何项目中。
同样，使用与您的品牌相关的有效颜色组合有助于为您的演示建立主题。
最后，在你的状态幻灯片上清楚地提到一个项目需要多长时间才能完成。 为此，您必须通过关注每项任务的持续时间以及为什么需要那么多时间来在时间轴中呈现简化的数据。
错误 #4 - 使用颜色不一致
关于前一点，您在幻灯片中使用颜色的方式决定了您向观众传递信息的效率。
不一致的颜色使用会使利益相关者迷惑并阻止利益相关者理解您的演示文稿。
您可以根据相关的感受和情绪使用颜色来开始解决这个错误。 例如，红色是警告和风险的同义词。 因此，给颜色附加不同的含义会使您的听众感到困惑。
您可以使用相同的颜色概念来确定您的项目状态。 例如，“绿色”表示任务处于活动状态并且可以按时完成。 如果任务处于活动状态但需要密切监视，请使用“琥珀色”。 最后，“红色”表示任务处于活动状态但需要进行重大修正。
同时，单靠颜色并不能构成您的报告，即使它们可以作为重要的视觉提示。
了解有些人对颜色的感知有限，尤其是那些有色觉缺陷的人。 如果他们无法感知您推销中的颜色，他们可能无法理解您的报告。
错误 #5 - 显示乏味的数据
注意力跨度正在下降。 没有人喜欢关注半生不熟的推销和那些包含普通数据的推销。
为了使您的报告更具吸引力，请组织幻灯片中的数据。 保持它们干净整洁。 此外，避免让听众负担过多的信息。
此外，结合 3D 动画等互动元素可以让您的演讲更加精彩。 您甚至可以嵌入自己制作的视频，让您的观众更加惊叹。
通过创建问答环节和游戏，进一步提高演示文稿的交互性。 这个想法是让观众参与进来，以帮助您的演讲脱颖而出并令人难忘。
使用 Visme 创建令人印象深刻的项目状态幻灯片
创建项目状态幻灯片需要清楚地了解客户需要看到的内容以及您希望与他们分享的内容。 从这里，您应该能够以清晰的方式传达项目状态。
这使您的企业在客户眼中看起来更好。 同时，客户会非常乐意将控制权交给您，让您完成这个项目。
那么，您准备好无需从头开始就可以制作出色的项目状态幻灯片了吗？
然后，使用 Visme 并参考上面的项目状态幻灯片模板。 您还可以从我们的免费图形设计模板中进行选择，制作专业的项目状态幻灯片并了解有关此主题的更多信息。