小型企业无纸化的 10 多个原因

在当今主要是数字化的世界中，出于各种原因，一些企业正在过渡到无纸化办公室。 同时，无纸化也有一些缺点，您应该在创建交换机之前考虑这些缺点。

权衡消除纸张的利弊，这样您就可以验证它是否是您的业务需要的正确途径。

一个人经营什么样的企业？

一旦决定是否实现无纸化，首先要考虑的问题是您经营的业务类型。 有一些行业（如会计或保险）可以通过减少或消除纸质记录而获得巨大的利润。

例如，医疗保健业务已开始检查广泛实施健康信息管理技术（如电子健康记录）的优势，因为它们允许供应商简单地检查患者的完整健康史，并在必要时与其他医疗保健机构共享。

但是，如果您经营一家关联电子商务企业并希望在您的货件中包含发票，那么无纸化可能并不方便或不现实。

无纸化有助于改善气氛

当然，众多企业转向无纸化运营的最主要原因之一是财产。 这是一种比滥用纸张更环保的可能性，因为纸张占垃圾填埋场中发现的废物的五分之一，并导致大量温室气体的排放。

由于我们倾向于向循环经济的财产变化迈进，这些变化将为大气带来巨大的好处。

纸张并不是印刷造成的唯一环境危害。 墨水本身含有化学物质和重要的金属，如果允许在低地中断并进入土壤，将对大气造成风险。 墨水的生产同时需要使用化石燃料，这会给大气带来压力。

即使使用也不是 100% 干净。 使用需要能量和燃料来加工纸张以供使用。 并非所有的纸张都会被回收，因此有些人无论如何都可以在低地找到自己。

便宜又方便

除了环保之外，无纸化在长期内是合理和方便的。 最初，创建替换并保证每个必要的信息都以数字方式存在将是一种缓慢而令人沮丧的方法，但随着时间的推移它会更加方便。

如果您像即将在国际上寻找或扩展业务的 80 位企业高管一样，这可能是非常正确的。

想象一下管理和组织所有的文书工作！ 或者可以考虑通过不必来回邮寄文件可以节省多少现金。 任何试图在 2018 年降价和提高效力的企业都应该考虑创造这种转变。

无纸化意味着额外的任务将是自动的，信息将被保存，更新将被快速创建。

安全风险、火灾风险

当然，切除纸并不是它的缺点。 网络攻击和知识泄露正在增加，要比黑客领先一步将很麻烦。 大多数顾问都同意不可能阻止所有违规行为，最简单的企业会采取安全措施并进行控制设置，以防发生知识泄露。

如果客户的知识受到损害，他们将很快在业务中失去信仰。 或者更糟糕的是，这些信息很可能会被完全删除，从而中断传统操作。

大多数美国人是针对主要组织的网络攻击、高尔夫射击万事达卡信息甚至社会保险号码处于危险之中的受害者。

尽管物理知识丢失的机会远不及数字知识，但物理文档可能会面临盗窃、火灾或其他损坏的危险。

无纸化的原因

1) 网上银行

建立一个网络支票账户可以减少您的业务，节省时间，并更方便地管理现金。 大多数网上银行都适合移动设备，因此您可以根据自己的时间进行交易。

网上银行为您提供支付账单、转账和考虑账户余额的自由，而不受实际位置的限制。 您可以 24 小时访问您的帐户，并且无需手动填写任何长行或表格。 只需几次简单的点击，您就完成了。

分离商业和私人财务使组织商业交易和报税更容易。 为企业开设一个单独的支票账户，并将该账户仅用于商业交易。

2) 用包装保存书籍。

作为一个小企业主，您可能没有一个团队来管理您的账簿。 但是，这并不意味着管理记录应该成为您肩上的巨大负担。 使用在线会计软件包来勾勒会计流程并缩减纸张。

手动跟踪现金会给您的业务增加超出您可能意识到的额外费用。 慢是有效的。 如果您每周支付数小时记录条目，那么您将被用于产生收入的滞留。

形成和存储纸质会计记录的成本共同给您的钱包带来了压力。 而且，书面记录也容易出错。 错误会给员工带来不准确的财务形象，并可能导致不健康的业务选择。 不正确的纳税申报表会导致您在整个纳税季节容易受到当局的处罚和收费。

使用无纸化会计程序避免额外价格。 这个包速度很快，可以为您计算数字。 信息保存在云中，因此您可以从任何连接到网络的设备访问它。

3) 使用数字协作工具

沟通是强大劳动力的一个非常重要的方面。 一旦员工在整个工作日进行协作，您的企业就会像一台运转良好的机器一样运转。 使用数字协作工具在不浪费纸张的情况下保持对话。

许多在线工具使您能够共享文档、文件夹和来。 您将能够同时使用任务管理和视频聊天应用程序。 让员工在云中协作，而不是交换纸质文件。

4) 扫描数字副本

毫无疑问，您希望为您的业务保留记录。 会计分录、合同、账单——不胜枚举。 减少您存储的繁琐副本的数量是一种控制文档的技术。

为了减少地理点内的纸张滥用，扫描数字副本。 您将能够将文档导入产品或将它们作为文件保存在您的电脑上。 考虑将业务文档存储在云中。 这样，如果您的电脑崩溃，表格就不会丢失。

5）触手可及的一切

“我的发票什么时候到期？” 你的客户问。 如果您希望通过装满皱巴巴文件的鞋盒出现以寻找解决方案，那么是时候使用无纸文件系统了。

使用无纸化业务系统，您不必被迫通过大量工作来寻找文件。 如果您使用基于云的文件系统，您将能够从任何具有在线关联的设备访问知识。 例如，如果您使用在线会计软件包，您将能够随时从您想要的任何位置更新您的书籍。

无纸化系统将更快地构建拉取客户信息，并且更易于访问。 而且，您将能够向客户发送量身定制的电子邮件活动，而不是邮寄促销活动。

当您在线银行时，您不受银行营业时间的限制。 您可以 24/7 全天候访问您的账户，让您可以随时查看账户余额和支付账单。 这也为您节省了时间，因为您不必在每次想要验证资金的情况下都被迫做出决定。

6) 在员工之间传递信息。

在您的员工之间共享信息可能是拥有繁荣业务的关键部分。 然而，一旦所有的东西都写在记事卡上，传递信息就会很麻烦。

使用数字协作工具不仅可以减少工作场所的纸张，而且可以更轻松地共享信息和流入信息。 这可以改善合作，鼓励创新，并防止信息签名。

在线工具让员工共享文件、文件夹，相关的虐待是一个经济的系统。 员工将在云中协作，而不是指望同事手头有纸质文件。

7) 更快地接收客户付款

如果您向客户提供信贷，您的目标是不得不被迫出于某种目的向他们开具发票。 您可以改用电子发票，而不是使用纸质发票，从而节省纸质、信封和邮资上的现金。 除了提供的价格节省之外，您还可以加快付款速度。

当您发送关联电子邮件发票时，您的客户现在可能会收到它，这可能会加快速度，但他们很快就会付款。 如果您使用允许您生成和跟踪发票的软件包，您将能够通过在可接受的情况下发出后续付款请求来更快地处理未付发票。

请记住，在线开票可能不适用于每个客户。 一些客户喜欢接收实物发票。 如果客户愿意，您必须具有允许客户更喜欢电子发票的关联可能性。

8) Contour 企业主的责任

代扣代缴税款可能是任何企业主都无法逃脱的任务。 尽管您的业务结构不同，但您仍需向政府缴税。 如果你有员工，你甚至可能欠额外的税。

要修改您的纳税责任，您将能够在电子联邦纳税系统 (EFTPS) 上注册。 虐待 EFTPS 是免费的，它简化了您的纳税流程。 而且，您将能够简单地访问您的付款历史记录。

寻找替代企业主职责的数字替代方案。 例如，您可以在线申请 Associate EIN（雇主识别号），而不是提交纸质 SS-4。 在您在线提交并获得批准后，当局现在会提供您的 EIN。 但是，在您传真或邮寄类型 SS-4 后，您将在数天或数周内不会收到您的 EIN。

无纸化工作场所对企业的优势

减少地理点内的纸张使用将产生几个积极影响。 以下是一些无纸化工作场所的优势：

节省时间：电子文档的自动特性节省了手写信息的时间。

可访问的信息：由于您将知识存储在云中，您将能够从任何具有在线关联的设备访问它。

改进的客户服务：无纸化工作场所可帮助您更快速地管理客户信息和通信。

简单的存储解决方案：数字记录占用的空间比装满工作的文件柜要少。

安全数据：在线系统在安全服务器上运行，因此只有经过批准的用户才能访问信息。

结论

您的企业不太可能完全无纸化。 但是，减少您使用简化操作的纸张数量。 通过更实用的流程，您将能够开始无纸化旅行、发展您的公司并缩减您的价格。

这是信息图，其中包含有关为什么要无纸化的最佳信息。 阅读下面的信息图了解更多信息

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