5 个帮助我们变得远程和灵活的应用程序

尽管当前的气候对大多数人来说可能会有所不同，但我们发现了一些改善业务的绝佳机会，并且已经实施了我们在这篇文章中谈到的 3 件积极的事情。

作为一家在线企业，我们雇佣了来自世界各地的许多作家和自由职业者，所以我们一直很偏远。 然而，我们的核心支持、财务和运营一直严格设在更传统意义上的办公室。 我们相信它始终是更简化的沟通、更高的生产力和举行会议的基地的答案。

鉴于最近发生的事件，我们看到了改变这些“老派”商业信念并引入一种新的工作方式的机会，这将使我们的客户和员工都受益。

我们现在很偏远（但如果有人需要使用办公室，仍然有办公室），并且还采用了弹性时间，以便员工可以选择工作时间。

这很好，因为：

• 支持团队更愿意早晚工作（以适应他们的生活方式）。
• …这意味着为我们的客户和制作团队提供更多的电话和聊天支持。
• 员工因更大的灵活性而更快乐，这意味着更高的生产力和更快乐的客户。
• 我们可以从世界任何地方聘请核心团队（不受地点限制）。
• 我们可以使用很酷的应用程序，让我们能够远程协作并比以往任何时候都更有效率……

这使我进入了这篇博文的核心。 帮助我们变得远程和灵活的应用程序......

下面没有附属链接，这些只是我们喜欢的工具，我们认为这将帮助其他公司实现远程办公！

呼叫转移和跟踪：Aircall

令人尴尬的是，从 2013 年办公室的第一天起，我们就一直使用传统的办公电话。由于从未真正需要其他解决方案，我们只是坚持使用它。 在决定将我们的公司设置为远程工作后，我们评估了可能的解决方案。 Aircall 名列前茅。

Aircall 是一个一体式套件，本质上是创建呼叫中心。 凭借在几秒钟内为任何国家/地区创建新功能电话号码的能力，我们立即被简单易用的界面所吸引（并受到启发）。 他们的 7 天免费试用版为您提供 40 分钟的通话时间来试一试。

我们为客户群（美国、英国和澳大利亚）中的每个主要国家/地区设置了一个电话号码，并使用非常简单的流程图界面为每个国家/地区分配了支持团队成员。 我们还可以优先考虑某些支持成员，甚至创建一个总机，以便将呼叫转移到正确的人。

上传欢迎信息、接听电话信息和下班后信息就像上传 mp3 到界面一样简单。

通过计算机或手机上的应用程序拨打和接听电话（iOS 和 Android 可用）。 我们最初为此设置购买了 USB 耳机，但最终决定使用移动应用程序，因为它在来电时不会对每个人的工作屏幕造成干扰。

为什么我们喜欢 Aircall

• 轻松免费试用 - 无需咨询或与销售团队交谈，只需注册即可开始使用。
• 轻松添加任何国家/地区的本地或收费号码。
• 通过电脑或手机上的应用程序拨打和接听电话 - 无需额外设备。
• 使用流程图界面在正确的时间轻松转移、转移和直接呼叫正确的人。
• 轻松上传个性化的欢迎信息和等待音乐（有人可以给我们写个叮当吗？）。
• 通话会被记录下来并且可以被标记——这对于解决团队和员工培训之间的问题非常有用。
• 出色的通话分析，可帮助您在未来做出更好的决策。

在这里查看：Aircall.io

电子邮件、实时聊天和支持票证：Help Scout

因此，当我们最初开始时，我们设置了“群组电子邮件”。 Support@、Accounts@、Publishers@ 等。然后我们会将这些电子邮件转发给我们业务中的多个相关人员。 因此，support@ 将单独转发给支持团队到他们的 Gmail 收件箱。

当你想到它时，这很疯狂......

令我惊讶的是，有些公司今天仍然是这样设置的。 如果您是这些公司中的一员，请停止阅读并立即设置 Help Scout！

• 电子邮件被两个不同的支持成员“双重回复”。
• 办公室里进行了大量的口头交流，支持成员澄清谁处理了什么。
• 由于其他支持成员认为其他人已经处理了一些电子邮件，因此他们留下的时间超过了应有的时间。
• 支持成员和客户之间开始了很多“一对一”的沟通，这意味着如果必须，另一个支持团队无法解决问题。

这意味着在我们业务的早期，我们必须找到一个解决方案，而这个解决方案就是 Help Scout。

Help Scout 本质上是“支持票证”软件，其工作方式与电子邮件类似——但具有更多功能，使其（可能）成为我们使用的第三方软件中最重要的部分。

在 Help Scout 中，相关支持成员可以访问同一个邮箱或多个邮箱，并准确了解电子邮件何时被处理或已经被处理（实时）。 可以将电子邮件分配、标记和移动到不同的收件箱以进行解析。 甚至可以设置自动化工作流程，以确保以相同方式处理相同性质的电子邮件，而无需人工干预。

他们还拥有我们在我们的网站上安装的实时聊天，聊天被视为电子邮件 - 并以相同的方式存储以供将来参考。

如果没有 Help Scout，就不可能进行远程操作。 由于这个非常易于使用的界面，我们的支持现在如此有效和负责。

为什么我们喜欢 Help Scout

• 我们可以为我们业务的各个方面设置单独的电子邮件收件箱——客户、财务、作家、博主、自由团队等等。
• 每个支持团队成员都可以看到谁在处理实时电子邮件。
• 电子邮件可以被标记、分配和移动到相关的收件箱。
• 可以触发自动化工作流程，以便将某种性质的电子邮件分配给某个人或以某种方式标记。
• 他们具有与相关收件箱无缝协作的实时聊天功能。
• 他们有一个很棒的分析/报告仪表板，可以帮助我们识别超级明星支持人员并围绕支持做出其他重要决策。

在这里查看：HelpScout.net

时间记录和工资单：Hubstaff

我们使用 Hubstaff 已经很多年了，主要是为我们在菲律宾的团队服务。 Hubstaff 允许团队成员“登录”并开始工作，它会记录他们的时间、从事的项目和活动。 从操作的角度来看，这非常棒，因为我们可以从鸟瞰图上看到大部分时间花在了哪些地方。 我们还可以查看谁在线以及何时在线（使用日程表功能），这揭开了开始弹性工作时间时可能出现的一些不可预测性的神秘面纱。

Hubstaff 还具有工资单功能，可根据工作时间自动向员工支付时薪，并提供多种付款方式。

自从变得远程，我们决定将 Hubstaff 推广到我们所有的核心团队，记录每个项目的工作时间，并给予一点责任。 到目前为止，这一直很好。

为什么我们喜欢 Hubstaff

• 能够记录分配给项目和团队的时间。
• 使工资单变得简单和自动化。
• 使运营能够清楚地了解所从事的项目、由谁以及何时开展。

在这里查看：Hubstaff.com

项目管理：Trello

在运营和开发方面，我们之前对项目管理采取了宽松的方法。 由于开发团队使用他们自己的项目管理软件和操作，主要使用口头交流或白板来管理项目，它在传统的现实世界商业环境中运行良好。

通过远程工作，我们知道我们必须了解所有团队的项目。 我们必须知道正在筹备中的内容、正在处理的内容、进度以及已经完成的内容，以便对其进行测试。 在传统的办公环境中，这就像每周召开一次会议或隔着房间大喊大叫一样简单。 远程，我们需要项目管理软件，在尝试了很多解决方案之后，我们选择了 Trello。

Trello 的界面就像看板一样工作，它可以很好地鸟瞰某个项目、部门甚至整个公司中正在发生的一切。

该界面适用于“板”、“列表”和“卡片”。

• 每个板可以代表一个部门，例如开发。 或者它可以像特定项目或项目的特征一样聚焦激光。
• 板中的每个列表都可以代表该板的一个方面。 例如，它可以是“Pipeline”、“Doing”和“Done”。 或“项目 1”、“项目 2”、“项目 3”等。
• 然后，列表中的每张卡片都将包含特定任务或待办事项的详细信息。

Trello 非常、非常通用，您可以通过多种方式使用它。 因此，我将介绍我们如何将它用于我们的公司。

我们有一个运营委员会。 在这里，我们有一个项目的鸟瞰图，无论是营销、开发、新博客文章创意、视频创意等。它都在那里，每个列表代表不同类型的项目。 每张卡片中包含每个项目或任务，然后卡片中包含该任务的详细信息，以及每个微待办事项的清单。

我们还有一个开发板。 在这里，我们有每个发展，清单代表发展阶段； 流水线，工作，测试和完成。

如您所见，电路板有两种不同的用例，但都各自有效。

Trello 还能够在卡片内进行交流、更新进度、标记其他团队成员、上传屏幕截图、附件等。

为什么我们喜欢 Trello

• 用途极其广泛，可用作重型项目管理工具，甚至是简单的待办事项列表。
• 为多个团队添加多个板的能力。
• 只需单击几下，就可以轻松地以鸟瞰图或高度聚焦于项目的特定方面查看项目。
• 软件内的通信很容易。
• 免费。

在这里查看：Trello.com

内部沟通和文档：G Suite

我们从一开始就使用 G Suite，但最近自从变得远程以来，我们更加依赖它。

我们将 G Suite 用作我们的“中心”——从电子邮件地址、内部聊天、共享日历、公司文档到视频会议，每天都在使用。

当我听说公司仍在使用 Outlook 时，我简直不敢相信，而 G Suite 的每位用户成本很低。

首先，我们都为电子邮件做好了准备——尽管我们所有的支持电子邮件都发给了 Help Scout，但我们仍然依靠内部电子邮件进行交流。

其次，我们使用 Google Hangouts 与团队进行快速聊天，以及视频通话，我们可以在其中举行虚拟会议。

第三，我们将所有公司文件保存在“驱动器”中。 从我们的公司注册证书到保险文件和合同，一切都在我们的云端云端硬盘中安全可靠，可从任何计算机访问。 不在办公室的文件柜内。

最后，我们可以使用每个人都可以访问的共享日历来处理商务活动、年假等。

为什么我们喜欢 G Suite

• 使用简单直观。
• 所有重要的东西都集中在一个地方（电子邮件、聊天、文档、日历）。
• 可从任何设备访问。
• 存储的数据安全可靠。
• 通用——大多数人使用 Gmail 和环聊。

在这里查看：GSuite.Google.com

最后的想法

我希望您喜欢我们关于我们最喜欢的应用程序的帖子，这些应用程序帮助我们变得远程和灵活！ 我们很想知道哪些应用程序和工具正在帮助您的公司。 发送电子邮件至 [email protected] 或在我们的任何社交渠道发表评论，让我们讨论