如何有效地远程管理项目

管理项目本身是一项艰巨的任务。 现在，您必须与一个甚至与您不在同一地点工作的团队合作。

COVID-19 极大地改变了我们的工作方式，在项目管理方面，有一系列全新的障碍需要克服。

在这篇文章中，我们将分享 Creately 在管理项目时遵循的最佳实践。

项目管理流程

基本上项目管理生命周期包括5个阶段； 项目启动、项目规划、项目执行、项目监控和项目收尾。 我们在了解项目管理生命周期阶段的指南中深入介绍了这些阶段。

但为了让您更容易，这里是每个阶段下项目管理的一般步骤。

远程项目管理最佳实践

现在的挑战是在每个人都远程工作时执行这些步骤。

远程或现场管理项目的方法也可能因公司而异。 但是，通过下面提供的最佳实践，您可以调整自己的流程以使事情更有效。

投资正确的远程项目管理工具

远程工作时使用正确的在线工具的重要性怎么强调都不为过。 团队协作的效率取决于您使用什么工具以及如何使用它们。

虽然有许多项目管理工具，但您还需要依赖沟通和协作工具。 下面列出了一些基本工具。

项目/任务管理工具——这些帮助远程项目团队协作将项目分解为更小的任务、设置里程碑、分配责任和在线跟踪进度。

• 特雷罗
• 体式
• 法夫罗

在线白板/画布工具——使用在线白板，您可以依靠视觉效果、图表和草图来描述您在会议或计划会议期间所说的话。

Creately 为远程团队协作提供了一个先进的可视化工作空间。 其应用内视频会议和实时鼠标跟踪和更改预览功能使协作更加无缝。

文档管理工具——将与项目相关的所有文档和资源保存在一个中央在线位置，可从任何设备和任何地方访问。 Google Drive、One Drive 等工具也使管理权限和访问所有公司文件变得更加容易。

通信工具——您必须使用聊天平台和视频会议工具来保持团队在项目期间的联系。 Slack、Zoom、Google Meet、MS Teams 和 Skype 是全球项目团队的一些流行选择。

虽然在项目期间使用这些工具进行在线协作是必要的，但为如何使用它们来消除任何混乱并提高效率制定基本规则。

资源：

5 种用于在家团队工作的强大协作工具

29 种保持生产力的远程工作工具

定期与团队沟通

沟通是成功远程管理项目的关键。

在同一地点工作的优点之一是沟通自然而然。 每当您想澄清某些事情时，您都可以转身询问您的团队。

虽然在远程工作时情况不同，但您可以依靠视频会议来模拟丰富的面对面交流。

• 坚持使用即时消息来满足紧急沟通需求，同时打开视频进行更长时间或更严肃的对话，以更有效地与团队互动。
• 为项目团队维护一个单独的公共渠道。
• 在公共频道中分享与项目相关的问题、资源和文档，鼓励每个人分享他们的反馈。
• 过度沟通以避免混淆和误解。 当无法面对面交谈时，请依靠输入更长的信息来解释您的担忧，以防止对方跳入错误的结论。 此外，使用表情符号来增加人情味。

每天分享任务更新

您可以依靠任务管理平台每天监控项目进度，但并非总是如此。 随着团队变得忙碌，他们经常无法使用该工具更新他们的任务。

有更简单的方法可以了解您的团队目前正在做什么

• 预先安排的简短每日会议，团队分享他们正在做的事情、设法完成的工作以及阻碍他们前进的障碍
• 聊天平台中的消息线程，团队每天共享此信息
• 由一个人或团队定期更新的项目时间表或甘特图，以便提供对所取得进展的高级概述

在线编辑此项目时间表，并通过 Slack 与项目团队的其他成员分享； 所做的所有更改都将实时反映在 Slack 图表预览中。 或者从相关的 Confluence 页面打开它以轻松更新它并让您的团队快速访问。

资源：创建有效项目时间表的简易指南

将所有资源放在一个共享位置

让项目团队在共享位置工作的一件事是找到对未与他们共享的文档和资源的访问权限。

虽然拥有与您的项目相关的所有文档、资产和资源的数字版本是必不可少的，但将它们存储在基于云的平台中，这将允许团队从任何地方和任何设备访问所有内容。

您可以在此处使用文档管理工具或 Confluence 等内部 wiki。

明确角色、职责、期望和工作流程

远程管理项目时不要有任何机会。 由于您作为项目经理无法亲自指导他们，因此请额外努力阐明您对每个团队成员的期望。

• 创建并共享一个组织结构图，突出团队成员之间的角色、职责和报告关系。

• 设定明确的期望。 分配每个团队成员的目标和里程碑。 用流程图解释他们应该如何一步一步地实现它们。

资源：工作流程简易指南

• 定期与团队成员亲自签到。 这将使您了解他们如何取得进展以及他们正在努力解决的问题。

• 设定明确的优先事项。 为避免项目失败和让您的团队感到困惑，请优先考虑团队成员应该处理的各个任务。 如果您使用的是项目管理工具，您可以根据每个人的优先级分解并列出每个人的任务。

• 创建产品路线图，以帮助团队了解他们所做的工作如何为组织的更大目标做出贡献。

有更多远程项目管理技巧？

项目管理是远程团队面临的最常见挑战之一。 但是，如果您结合了正确的技能、工具和实践，就可以轻松有效地克服它。 坚持这些最佳实践，让您作为远程项目经理的工作更有效、更轻松。

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