简化项目规划流程的 SMART 指南

您的项目管理系统方法是将您的整个业务运营整合在一起的物质。 糟糕的计划甚至可能在项目开始之前就意味着它的死亡。

根据项目管理协会 (PMI) 的说法，项目管理涉及“将知识、技能、工具和技术应用于广泛的活动，以满足特定任务的要求”。

由于当今商业世界中存在大量复杂且具有技术挑战性的项目，因此开发强大的管理模板已成为一项越来越重要的技能。

残酷的事实是，许多公司尚未找到与其业务目标一致的有效节奏。 从这个角度来看，仅在美国每投资 10 亿美元，就有 1.22 亿美元因缺乏项目绩效而被浪费。

考虑到这一点，为了确保您的项目成功，在项目规划中使用 SMART 至关重要。

最终，在您的方法中包含此策略应该可以回答 4 W。

1. 需要完成什么？
2. 我们为什么这样做呢？
3. 谁将参与这个过程？
4. 必要的资源从哪里来？

那么，您如何在项目管理中使用 SMART 目标呢？ 让我们潜入水中。

具体的

大纲目标

首先，您需要了解通向大局的主要目标以及实现目标所需的较小目标。 深入了解手头任务的范围，并准确确定您想要完成的任务以及它如何影响您的整体任务。

例如，假设您正在网站上启动新的实时聊天功能。 虽然将有许多较小的目标来确保新系统得到正确实施，但总体目标可能是改善用户支持并明确您是一个将客户成功放在首位的品牌。

您可能会在任何给定项目中考虑的其他一些总体目标可能是：

• 及时完成工作
• 保持在给定的预算范围内
• 改善产品交付

对于这部分过程，从大处着手。 设定巨大的目标为整个项目奠定了基础，并使其更容易保持在正轨上。 从这里，您可以详细了解完成主要目标需要做什么。

对于一些组织帮助，奇妙清单是一个简单而有效的工具，可以系统地概述更大的目标并完成任务。 您可以快速为人们分配他们的待办事项，并在多个移动设备之间管理和同步所有更新。

可测量的

创建可交付成果列表

设定可交付成果的要求是项目的生命和血液。 深入研究，您会发现可交付成果远远超出了结果。 它们作为从 A 到 Z 如何计划、管理和执行任务的参考点。通常，在整个项目管理过程中需要考虑两种类型的可交付成果：项目和过程。

一般来说，在整个项目管理过程中需要考虑两种类型的可交付成果：项目和过程。

项目可交付成果是指基于特定需求的成果。 这些通常是有形的物品。 例如，如果该项目正在设计一个新网站，则可交付成果将包括登录页面或已完成的某些元素等内容。

流程可交付成果都是关于实现结果的细节。 这与项目的执行方式有关。 一个例子是关于项目在分配的时间范围内的执行情况或已完成工作的整体质量。

第一步是确定项目可交付成果。 它们将如何生产？ 哪些项目优先？

接下来是流程可交付成果。 什么将决定项目是否有效完成？ 什么是 KPI？

这些可交付成果是整个过程的蓝图。 确保每个都定义明确，灰色区域最少。

可实现的

确定捐款支付

简单明了，没有熟练的团队，您的项目就没有机会。 然而，在没有适当的系统分配任务的情况下，一流的工作人员被严重组成。 毕竟，项目管理通常是一项集体工作。

根据您的目标和运营规模，很可能需要在整个项目中进行跨部门协作。 一旦确定了任务的优先级，经理将负责在整个项目期间进行委派。

例如，假设总体目标是提高网站的转化率。 该过程可能需要将有关客户支持查询的信息传递给设计部门，以帮助消除瓶颈。

幸运的是，我们生活在一个拥有大量资源的时代，可以帮助简化这些类型的任务并促进开放式沟通。

对于有效的跨部门协作和依赖跟踪，Workzone 是一个基于功能的项目管理工具，介于简单的 Basecamp 和复杂的 JIRA 之间，它让您可以全面了解所有正在进行的项目，包括 ETA、分配的角色和状态一个地方的子任务。

实际的

识别风险因素

无论您在项目中投入了多少事先计划，几乎总会有一些意想不到的事情突然出现并使一切偏离轨道。 那么，一个好的项目经理在这些情况下会做什么呢？ 他们保持冷静并继续前进。 为什么？ 因为他们为意外做好了计划！

例如，如果您正在与一个新团队合作，一个常见的风险是人们并不完全精通程序，并且某些因素可能会从裂缝中溜走。 另一个大问题可能与客户有关。 也许您以前从未与他们合作过，并且不熟悉他们的动态或期望。

首先确定所有未知数。 从那里开始，尽可能多地集思广益。 播放最坏的情况。 然后制定一个协议，说明如果这些问题再次出现应该怎么做。

现在，不可能为可能对您的运营造成严重破坏的每一个潜在危险进行计划。 制定一个可靠的计划来应对打嗝相当于使用安全网来确保问题不会演变成全面的灾难。

定时

设定时间表

设定最后期限不可避免地会在工人中引起紧迫感。 在这里要做的最重要的事情是现实。 满足荒谬时间表的压力可能导致工人不满，或者为了速度而牺牲质量。

对项目及其所需的一切进行彻底的研究。 这个过程越详细，时间表就越准确。

考虑在业务的早期阶段实施甘特图。 这些图表是最流行和最有效的模板之一，用于传达项目的进展和实现的里程碑。 每项工作都由与日期范围相对应的条形表示，因此可以清楚地传达任务的持续时间。

了解项目管理系统和流程，以及所涉及的变量和风险，对于准备准确的甘特图至关重要。 Creately 提供了配备此功能的甘特图，因此您可以轻松设置完成时间框架并将其与里程碑和依赖关系相关联。

只要指标在合理范围内，让您的员工决定时间表也没有什么坏处。 例如，如果您要向公司网站添加成熟的电子商务功能，则很可能需要多个部门的大量活动、集成和输入——只需查看构成电子商务的所有点点滴滴。 首先让设计和开发团队选择暂定日期来收集所需信息。

一旦你确定了时间表，尽你所能地坚持下去。 确保它们是众所周知的并且在每个人的日历上都有标记。 另外，准备好成为一名执法者。 过于宽容只会助长拖延和表现不佳。

您如何看待项目规划中的 SMART？

在项目管理中使用 SMART 是确保成功的最佳方法之一。 但是，无论每项任务的预谋程度如何，您的团队都可能需要进行几次尝试才能完全大踏步前进。 以提供关键反馈为重点。 完成后，坐下来评估哪些方面进展顺利以及将来可以改进的方面永远不会受到伤害。

您有在项目规划中使用 SMART 目标的经验吗？ 您使用任何其他工具来简化您的项目？ 在下面的评论部分让我们知道。

作者简介

Raymond Crain 是 E2M 的数字营销人员，E2M 是一家位于加利福尼亚州圣地亚哥的内容营销机构。 他专门从事内容营销和社交媒体营销服务。