有效商务会议的策略
已发表: 2023-06-16北卡罗来纳州夏洛特大学的管理学和心理学教授史蒂文罗格尔伯格去年年底进行的一项研究发现，多达三分之一的员工参加的会议不需要他们出席。 主要依赖这种运营方式的公司（尤其是在广泛开展远程工作的时代）每年损失高达 1 亿美元。
有效的商务会议——目录：
- 有效的商务会议——有必要吗？
- 一场有效的商务会议——为什么组织一次这么难？
- 有效的商务会议——值得实施的策略
- 有效的商务会议 - 总结
什么可以帮助解决这个问题？ 首先，仔细分析一个话题是否可以通过电子邮件或书面笔记的方式进行不同的讨论。 其次，想方设法确保在需要面对面或在线会面的情况下，尽可能高效地度过时间。 以下是有效商务会议的最佳策略。
有效的商务会议——有必要吗？
这个问题无疑应该得到肯定的回答——即使在目前的发展阶段，公司在各种类型的即时消息的帮助下运作良好。 为什么？ 因为没有电子邮件的交流（通常是深思熟虑的、简短的、没有情感的等等）会提供讨论的那种结果——一个集思广益的会议，不同背景的不同人的观点、想法和想法发生碰撞。
当我们关心为团队或公司做出重要决策、解决严重问题、讨论影响公司长期运营的战略或产生新想法（例如品牌营销活动）时，商务会议变得尤为不可或缺。 因此，任何公司，无论其在哪个行业运营，都无法避免在规模较小或较大的群体中进行现场或在线讨论。
一场有效的商务会议——为什么组织一场如此困难？
人们可以列出业务被叫者花费太长时间、未能交付预期结果以及让参与者觉得他们的时间被浪费了的几个不同原因。 从传统的迟到开始，到缺乏既定的计划（“从一个主题跳到另一个主题”）和目标（我们想要达到的结果，这会导致不必要的审议），再到组织者对讨论的不适当调节。
这种最流行的原因导致需要再次组织机会讨论同一主题，因为第一次证明效果不够好，影响了每个参与者的工作（其他职责的履行率）。
有效的商务会议——值得实施的策略
那么，您可以做些什么来确保没有参与者说“这件事本可以通过电子邮件讨论”？ 如果您致力于只举行有效的商务会议，以下是您应该注意的 5 大事项。
- 定义目标
- 准备议程
- 看时间
- 限制讨论的问题数量
- 确保积极参与
在组织讨论之前，有必要明确定义其目的，因为如果没有这个要素，讨论可能会变得混乱，因此毫无成效。 明确目的，将使所有与会者聚焦相关问题，引导讨论朝着正确的方向发展。 因此，一开始就指出目标是做出具体决定、解决问题还是可能开发新想法。
议程是最重要的——仅次于目标——有效商务会议的要素。 参与者遵守明确的逐点计划，以及负责讨论手头问题的人员，将导致预期的结果（因为每个参与者都知道会发生什么）。 一定要提前几天把议程发给与会者，让大家有时间熟悉，为讨论要点做好充分准备。
超过个别点的设定时间（甚至缺乏明确的时间结构，即可以在特定点上花费的特定时间）可能会导致讨论冗长，导致注意力不集中和参与者之间的兴趣。 无效的时间管理会增加疲劳程度，显着降低效率和参与度，这就是始终遵守时间表如此重要的原因。
还要记住，试图在一次会议中讨论太多主题可能会导致仓促、肤浅的讨论，并且无法深入探讨每个问题。 最好将重点放在几个最相关的点上，并给予足够的关注，但讨论与主题相关但重要性较低的问题，如电子邮件。
为确保商务会议充分有效，鼓励与会者积极参与讨论。 提出问题，听取他们的意见并敦促他们分享想法，同时确保他们专注于手头的问题。 消除不必要的干扰（例如在讨论期间接听电话）将特别有助于您做到这一点。
有效的商务会议——总结
没有员工或合作伙伴愿意因为参加未能就任何重要问题达成一致的会议而觉得自己浪费了工作时间。 然后痛苦开始了，因为在那段时间里，人们本可以专注于其他任务。
出于这个原因，每个讨论的组织者——无论是内部与员工还是与外部合作伙伴——都应该为此做好相应的准备，例如使用上述策略，尤其是在定义目标和制定详细议程方面。 所有这些技巧的组合将确保每个人都感觉他们正在参加一个有效的商务会议。
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作者：安迪尼科尔斯
具有 5 个不同程度和无穷无尽的动力储备的问题解决者。 这使他成为完美的企业主和经理。 在寻找员工和合作伙伴时，开放和对世界的好奇是他最看重的品质。