使用 Zoho Projects 简化任务分配

在从事任何类型的项目时，明确定义和高效的项目管理都非常重要。 无论项目大小，通常都必须管理许多步骤。

如果您在市场上寻找项目管理工具，那么您很有可能听说过 Zoho Projects 提供的好处。 如果您还没有，那么 Zoho Projects 可能是在线项目管理软件形式的最佳工具，可帮助企业跟踪任务、协作并与更新保持同步。

它是一个有用的平台，对资源分配和项目管理过程非常有帮助。 Zoho Projects 与其同行的不同之处在于，它是一个允许在不同应用程序之间进行集成的巨大平台。

在本博客中，我们将深入了解 Zoho Projects 的所有功能和优势。

什么是 Zoho Projects？

Zoho 提供功能强大的项目管理软件，该软件由每个包中的四个基本模块以及免费版本组成。 Zoho Projects 中包含的模块是任务和里程碑、项目、文档、会议和论坛以及日历。 所有这些工具都是这个出色应用程序的现成功能的重要组成部分。

随着公司的需求不断扩大和需要加强，可以添加诸如时间跟踪、wiki、聊天和计费等附加模块，而不会对应用程序造成任何问题，从而可以为小型企业提供经济的解决方案。

在了解了什么是 Zoho Projects之后，我们现在将看到该软件促进无缝任务分配的各种方法。

1. 项目规划与合作

计划项目并与其他团队成员合作可能非常困难，但这对企业来说很重要。 幸运的是，Zoho Projects 允许从不同的应用程序（如 Open Office、Photoshop、PDF、ZIP 文件和 Microsoft Office）导入文档，让每个人都可以轻松地进入同一页面。

如果您希望更进一步，您可以创建内部网页面或 wiki 页面，团队成员可以在其中创建、共享和响应与项目相关的内容，如文档、演示文稿、视频剪辑、电子表格等。Zoho 实施提供拖动并删除工具，让您在几分钟内轻松构建和更新自定义页面。

如果优先考虑您的需求，Zoho Projects 还提供留言板，人们可以在其中创建线程来发布主题、引发对话和鼓励协作。 如果您希望继续进行对话，还可以选择创建一个聊天室，可以邀请公司的团队成员。 通过内置的聊天功能，每个人都可以聚在一起讨论一些重要的事情，分享不同的想法，还可以实时解决问题。 无需安装应用程序，因为 Zoho Projects 包含聊天功能，最令人惊奇的是保存了完整的脚本，以便团队成员稍后可以在必要时返回查看对话。

2. 配置员工门户

在Zoho Projects 登录的帮助下，可以从您自己的组织中添加员工用户，同时也可以将客户添加到项目门户。 这使得全体员工和客户可以更轻松地协调在一个地方发生的任务。

此外，还可以创建多个项目。 事实上，您可以根据自己的意愿和感觉将员工和客户分配给一些专门的项目。 客户不需要将 Zoho 帐户添加到门户。

当您创建一个项目时，该特定项目还会有一个专门的电子邮件。 通过电子邮件发送此地址的任何人都可以自动登录该项目的问题。

3. 设定任务和里程碑

借助任务管理、任务依赖视图和项目里程碑，可以对任何功能进行资源分配和报告。 您可以根据需要设置任务并将其分配给员工。

除此之外，还可以设置任务的截止日期，以便及时交付。 对于每项任务，都有一个计时器，任何被分配任务的人都可以在执行和完成该任务时记录他们的时间。

任务可以有附件和说明，也可以形成依赖关系，其中开始一项任务将依赖于另一项任务的完成。 任务完成后； 可以将依赖项设置为关闭。 此外，还可以配置任务的自定义状态。 里程碑必须单独记录。 它们可以与任务相关联，或者您可以为一组任务设置里程碑。

4. 项目时的日志问题

几乎没有一个项目是完美的，总有一个潜在的问题需要被发现。 很可能存在带有问题或错误名称的单独选项卡，以便客户可以记录可能发生的问题或问题。 如前所述，可以邮寄固定的电子邮件地址以登录问题。

问题也有时间跟踪和其他时间，以便人们可以登录修复某事需要多长时间。 还可以在需要的地方添加附件。 可用的默认状态是打开和关闭，但也可以添加自定义状态。

问题部分实际上是一个集中的平台，客户可以在其中交流他们的问题，组织可以响应他们并相应地解决问题。

5.甘特图

甘特图只是可视化正在进行的任务进度的另一种方式。 它们允许您查看项目的每个细节，包括任务列表、完成百分比、逾期任务、依赖关系和里程碑。 每个类别都分配了不同的颜色，以便于识别和区分任务。

除此之外，使用甘特图也可以简化任务的重新安排和重组。 您可以通过添加任务、将任务从图表的一个区域拖放到另一个区域来更改您的计划，然后根据需要编辑里程碑。

此外，您还可以根据所需的信息类型切换图表上的视图。 如果您想知道哪些项目在即将到来的时间到期，那么您可以切换甘特图的视图以首先显示即将到来的到期日期。 最后，甘特图可以根据您的喜好进行定制，包括缩放图表、过滤信息和根据需要导出任务数据。

6. 时间表

Zoho Projects让所有从事项目的个人将他们的工作和非工作时间记录到 Zoho 平台，从而使会计变得简单。 时间表可以记录任务的开始和结束日期，以跟踪在项目的某些部分上花费的成本和时间。 您可以为任务设置计时器，一旦您停止计时器，所用时间的条目会自动记录在时间表中。

计时器有助于计算项目消耗的实际工作时间。 如果您需要，Zoho Projects 包含在每个项目期间完成的所有任务的详细分类。 此外，还可以选择根据项目类型每天或每周记录时间。

您可以为时间表建立审批流程和计费状态。 确保在记录时间之前为条目选择默认计费状态。 您还可以为条目建立明确定义的批准流程，以便过滤和查看已批准和未批准的条目变得简单。

只需单击一下，您就可以发送您的客户、利益相关者、项目经理和有关特定项目的时间表报告，以便他们了解已完成的工作。 由于系统中记录了如此多的时间表，您还可以选择根据用户、计费甚至某些日期窗口来查看报告。 查看报告后，您可以选择将时间表数据导出为 PDF、xls 或 csv 文件。

7. 自动化任务

自动化是 Zoho 提供的不同工具的另一个核心优势，Zoho Projects 也不例外。 在Zoho Projects的帮助下，您可以创建自动电子邮件通知规则，以便让所有重要方知道何时登录问题以及何时相应地分配问题。

除此之外，当项目问题提供高安全级别时，还可以设置可以完成自动化任务的业务规则。 您还可以使用允许第三方应用程序执行基于 Zoho Projects 任务的操作的 webhook。

Webhook 的一个完美示例是在紧急升级时向用户发送消息。 Zoho 具有自定义功能，可以进行自定义自动化的配置，这在 Zoho Projects 中是开箱即用的。

最后，蓝图可用于改进项目流程。 它有助于配置自定义状态和自定义状态之前、期间和之后的操作。 当您处理问题时，您可以将状态设置为“进行中”。 发生这种情况后，立即通知客户任务正在进行中。 任务完成后，可以将状态设置为“待测试”，以便客户查看。 蓝图对于分段任务自动化非常有用。

8. Zoho报告

作为高级分析和商业智能应用程序，Zoho Reports 有助于提取数据并以可视化方式清晰地映射数据。 Zoho Projects 等项目管理软件与 Zoho Reports 的集成可以提供对团队进度的深入洞察，同时将数据转化为可操作的洞察。

Zoho Reports 通过可定制且富有洞察力的仪表板提供更大的图景。 您可以轻松创建范围广泛的报告，例如项目状态、燃尽图、使用时间、计划和执行实际报告，以帮助团队连接点并将项目见解付诸行动。

9. Zoho 发票集成

在 Zoho Invoice 帮助下的内置集成有助于自动生成带有记录时间表的发票。 如果您希望简化会计流程，请确保您也检查了 Zoho Invoice 应用程序。

Zoho Projects提供时间跟踪功能，可优化项目绩效、计算任务时间，并帮助以所需格式导出时间表数据，同时使用 Zoho Invoice 发送付款发票。 可以通过单击创建发票选项将时间表数据加载到 Zoho Invoice 中。

10. 文件管理

作为存储和共享文件的有效且安全的地方，Zoho Projects 有助于保持文件井井有条，同时允许团队根据需要共享和访问文件。 无论是文档、视频、报告、剪辑还是电子表格，您都可以轻松发送和保存 Zoho Projects 中的所有文件。

Zoho Projects 的一个很好的功能是它可以保存以前版本的文件，同时可以轻松地恢复文件并在需要时返回到以前的版本。 最后，Zoho Projects 包括一个强大的搜索工具，它还有助于在不搜索所有内容的情况下查找文件。 Zoho Projects 有助于在任何位置轻松共享文档。

结论

如上所述，Zoho Projects 有助于使项目管理流程变得简单高效。 但是，该平台还通过自动报告和工作流程简化了许多流程的自动化并节省了时间。

查看您的所有项目、谁正在从事这些项目并共享与项目相关的文档很简单。 您还可以将不同的应用程序集成到 Zoho Projects，让一切变得更易于管理。 总而言之，Zoho Projects 是一个具有许多优势的强大平台。

如果您在为组织设置 Zoho Projects 时需要更多帮助，或者即使您需要对集成任务的支持，请联系Encaptechno寻求专家帮助。 我们知识渊博、经验丰富的专业团队将很高兴为您提供支持。