俄亥俄州文档和电子邮件管理方法

最后更新于 2022 年 1 月 27 日

中断很糟糕。 它们破坏了我们的工作流程和例行程序，并且经常妨碍我们进行富有成效的工作日。 工作中的每一个角落都潜伏着干扰——从与客户的意外电话到讨论重要问题的临时会议。 我们在帮助我们提高生产力方面的最大资产也是我们高效且不间断地完成工作的最大障碍——我们的计算机，特别是我们的电子邮件管理。

我如何发现电子邮件管理的 OHIO 方法

最近，我早上开车上班时正在听播客。 虽然我通常发现这个特定的播客很有洞察力和信息量，但最近的一集确实引起了我的注意。 如果您像我一样，您的工作收件箱中充满了电子邮件，从其他公司推销其服务的套用信函到通知您重要问题的客户，再到不容忽视的部门备忘录。 播客中解释的主题就像七叶树一样震撼人心的是俄亥俄州管理电子邮件的方法。

电子邮件管理的俄亥俄州方法代表ONLY HANDLE IT ONCE 。 本质上，一旦您在收件箱中看到电子邮件，如果必须立即处理，稍后再处理。 作为播客的解说员，Ken Knorr 解释说：“如果您有时间打开电子邮件，您就有时间快速回复或适当归档。” 我之前处理电子邮件的方式（正如我想你们中的许多人所做的那样）是查看它，然后如果需要删除它，那么无关紧要的消息将立即被删除。 否则，我会告诉自己，稍后我会“转回”这封电子邮件，并对邮件做一些更合适的事情——要么回复，要么编目/归档。

为什么电子邮件管理很重要

据 MNC Consulting Group 称，80% 的传入邮件可以立即分配给粉碎或回收。 这意味着我们每天收到的邮件和消息中只有 20% 需要分配到其他地方或保存以供将来使用/操作。[1]

Money Magazine 最近的一篇文章以这种方式解释了电子邮件：

“我认为收件箱是一个花园（在这里坚持我）。 您最重要的电子邮件是来自您的客户、潜在客户、主管等的鲜花。杂草是新闻通讯、垃圾邮件和已读过的电子邮件，塞满了您的花朵……您无法透过杂草看到花朵。”[2]

OHIO 方法强调我们所做的是立即对电子邮件采取适当的行动。 正如播客所解释的那样，随着该方法每天被纳入和使用，它成为一种高效且富有成效的方式，可以将时间分配给原本可能是耗时且浪费的任务。

让我们来看看如何使用电子邮件管理的 OHIO 方法进行组织

• 归档 - 这些是需要保存并归档以备后用的电子邮件和消息。 在某些情况下，需要将这些电子邮件并入组织的信息资源系统。 在其他情况下，它们可以简单地保存在个人的收件箱中，永远不会被删除。 一些组织希望他们的员工永远不要删除任何东西——这使得他们电子邮件中的所有信息都可以搜索并且触手可及。
• 阅读 - 这些是您可以（并且应该！）在您有空闲时间仔细阅读它们的内容时赶上的电子邮件。 这些电子邮件可以在任何地方检查——午休时间、火车上，或者更好——在一天中的指定时间，最好是在工作日快结束时，当你有更少的分心并且有能力处理你可能需要及时处理的事情时.
• 路由——换句话说，转发。 这些是您不需要弄乱收件箱或文件夹但可能对同事有用的电子邮件。 如果消息对其他人有用，请将其提供给他们 - 否则，请摆脱它，不要让它在您的收件箱中积聚灰尘。
• 行动——这些电子邮件包含必须做的事情——你的“待办事项”列表。 在您的邮件程序中有一个单独的文件夹，以便在您查看收件箱时立即将这些电子邮件放入其中。 每天打开此文件夹并确保完成列出的任务和操作。 清空文件夹并在第二天开始使用一个空的操作文件夹来填充和执行。

根据您的工作场所和情况，这四个文件夹可以是放置在您办公桌上的物理文件夹，并在一封邮件落在您的办公桌上时使用。 但是，在大多数情况下，可以通过在桌面电子邮件服务器中创建四个“文件夹”来使用该系统。

加入 OHIO 意味着我们不需要不断地将鼠标悬停在收件箱上，气喘吁吁地等待我们的下一条消息点亮我们的屏幕。 您知道普通人每天检查电子邮件 15 次吗？[3] 俄亥俄州的方法建议我们每天只检查几次电子邮件。 这样一来，就有更多的消息可以在当时和那里采取行动。 当然，这样做的另一个好处是可以节省更多时间做重要的事情，而不是每隔几分钟检查我们的收件箱来查看我们无论如何都不会做任何事情的消息。

我特别喜欢 Mark Murphy 对工作效率的建议：

“……对于初学者来说，从电子邮件中休息 2 小时。 然后在这 2 个小时内，完成 1-2 个最重要的项目。 锁上你的门，离开你的办公室，走到你最喜欢的咖啡店，为了让你一天中最有效率的 2 小时，你必须做任何事情。”[4]

OHIO 方法是一种简单快捷的方法，可以提高生产力并节省宝贵的时间，同时管理工作中繁忙而复杂的任务、项目和沟通。 作为 我的一位经理最近向我指出，当你的脑子里没有什么想法或顾虑时，你的积极性和效率就会降低。 如果我觉得我需要时刻关注我的电子邮件，然后要么立即回复，打乱我的流程，要么最终不与他们做任何有成效的事情，直到我“转回”他们才不会在工作日减慢我的速度，我不能想一个更好的例子。

由于在我早上开车时收听了播客，我可以证明 OHIO 方法对我有用。 我鼓励您尝试并告诉其他人。 看看您和您的同事可以在文档和电子邮件管理上节省多少时间，或者提高工作效率，或者注意我们在工作日中的众多任务。

[1] http://mncconsultinggroup.com/free-resources/white-papers/the-ohio-method/

[2] https://moneyinc.com/ohio-your-email-to-shrink-your-inbox/

[3] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#2e4f1e1237e3

[4] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#6c0597a37e38