如何界定项目范围，避免范围蔓延？ | #36 项目管理入门

已发表: 2023-02-23

在项目生命周期开始之前，项目经理会考虑项目的范围。 他分析客户的需求和期望，将它们与可用资源并置，并让它们面对时间限制。 因此，他可以很好地定义项目的范围。 然而，即使这项任务的出色表现也不能保证项目的范围在实施过程中会过度扩大。 那么如何界定好项目范围，避免范围蔓延呢？

如何界定项目范围，避免范围蔓延？ - 目录：

  1. 介绍
  2. 定义项目范围
  3. 了解需求
  4. 工作分解结构 (WBS)
  5. 风险任务的优先级
  6. 最后责任时刻 (LRM)
  7. 如何避免范围蔓延？
  8. 概括

介绍

根据 PMBOK，项目范围是“交付具有指定特性和功能的产品、服务或结果需要完成的工作。” 为了使项目成果满足利益相关者的期望并使项目本身取得成功，您必须尽可能准确地定义范围。

定义项目范围

项目经理应在一开始就检查计划的项目是否明确定义了以下领域：

  • 利益相关者的业务和技术要求，
  • 分工结构，
  • 风险最高的任务的优先级，即最具创新性或首次发生的任务，
  • 与利益相关者就“最后责任时刻”（LRM，Last Responsible Moment）方法达成一致。

让我们来看看项目经理在定义每个问题时应该回答哪些问题。

了解要求

项目经理应该暂时扮演利益相关者的角色来回答以下问题：

  1. 该项目的财务和非财务收益是什么？ – 财务收益可以指项目中创建的产品或服务的销售。 然而，好处也可以是公司形象的改善、入职的有效性或新软件的实施以促进项目管理，例如 Firmbee。
  2. 谁会受到项目实施的影响？ – 项目实施涉及组织内外的变化。 因此，值得提出更具体的问题：

    3. A。 项目任务的实施是否需要公司内部重组、改变员工职责、雇佣新人或与自由职业者合作？

    b. 该项目的结果是否会在公共场所可见并对当地社区产生影响？

    C。 谁将从其实施中受益？

  3. 项目成果应该满足什么需求？
  4. 项目成果应具备哪些技术指标？

工作分解结构 (WBS)

在项目中创建分工结构涉及回答按层次排列的问题：

  1. 实施该项目的主要目的是什么？
  2. 具体目标是什么？
  3. 具体目标分为哪些任务？
  4. 什么时候应该实现目标？
  5. 哪些专家将被委托给他们中的每一个？

只有主要目标应该保持完全不变。 另一方面，问题 2 到 5 的答案在项目过程中得到详细说明。

风险任务的优先级

关于风险任务的最重要问题与其准确识别和确定风险区域如何影响项目范围有关。

  1. 哪些任务失败的风险最高？
  2. 每项任务的成功取决于哪些因素？ 它可能是材料、专家的可用性，或者在研发项目的情况下，是研究和实验的难以预测的结果，例如在机器学习过程中提高人工智能模型准确性的曲线。
  3. 此任务的失败将对项目的其余部分产生什么影响？
  4. 这项任务的长期执行将如何影响实现项目目标的能力？
  5. 我们可以将项目范围扩大多少来完成这项任务？

最后责任时刻 (LRM)

确定任务的优先级与最后责任时刻 (LRM) 原则密切相关，也称为最不合适时刻原则。

这是一种风险最小化策略，将任务推迟到继续推迟任务比立即完成任务风险更大为止。 当一项任务被证明是不必要的或对项目目标或要求进行了更改时，它可以避免浪费精力。

这一源自精益方法的原则也适用于对项目具有决定性且难以更改的决策，例如：

  • 购买项目实施进一步阶段所需的专用设备，
  • 设计要执行的任务要实现的目标的结构。

根据 LRM 原则运作的经理应该问自己的问题可以表述如下：

  • 是否有必要已经开始处理该任务？
  • 如果我推迟任务会怎样？
  • 太晚做决定会有什么后果？
  • 过早做出决定会带来什么后果？ 例如，后来发现不需要或需求发生变化，解决方案未被使用或业务价值已过时。
scope of a project

如何避免范围蔓延？

即使是计划最完善的项目在实施过程中也往往会增长（范围蔓延），例如，最初应该有两个功能的产品现在突然有六个。 为避免这种情况，项目经理应与利益相关者建立安全的范围蔓延。 最小化项目范围蔓延的基础是——除了定义任务范围和业务期望——与团队和利益相关者的持续沟通。 然而，防止范围蔓延的最重要的防御措施是：

  • 精心准备的日程表，
  • 高效使用任务调度软件和团队沟通，
  • 将项目中的关键变化通知所有相关方。

还值得记住的是，避免范围蔓延是一个持续的过程。 因此，项目范围需要定期监控，项目经理应待在原地，以便在出现可能导致范围蔓延的情况时迅速做出反应并做出决策。

概括

项目范围是精心策划的项目的关键要素，因为它清楚地定义了项目中应该实施的内容和不包括的内容。

因此，项目经理的任务是在工作开始前通过以下方式定义项目范围：

  • 分析客户需求和期望，
  • 将它们与可用资源并置，以及
  • 面对时间限制。

然而，即使是明确定义的项目范围也可能在实施过程中发生变化。 为避免项目范围蔓延（称为范围蔓延），请坚持工作分解结构，仔细确定风险任务的优先级，并使用“最后责任时刻”方法。

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How to define the scope of a project and avoid scope creep? | #36 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡罗琳·贝克尔

作为一名项目经理，Caroline 是寻找新方法来设计最佳工作流程和优化流程的专家。 她的组织能力和在时间压力下工作的能力使她成为将复杂项目变为现实的最佳人选。

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