项目中的时间管理 | #43 项目管理入门

已发表: 2023-03-13

项目中有效的时间管理对其成功至关重要。 然而，根据 2021 年 PMI 调查，仍然只有 55% 的项目按时完成。 大多数情况下，项目经理会因不切实际的时间表、缺乏灵活性或不合适的工具而面临问题。 毕竟，时间管理是关于计划、监控和控制项目时间，而项目经理负责设定目标和确定优先级以确保任务按时完成。

项目中的时间管理——目录：

  1. 介绍
  2. 什么是项目中的时间管理？
  3. 项目中的时间管理问题
  4. 项目时间管理方法
  5. 帕累托法
  6. 作业法
  7. 艾森豪威尔方法
  8. 概括

介绍

项目需要根据既定时间表在特定时间范围内完成，以免造成损失并对组织构成威胁。 移动截止日期会产生额外的成本，影响公司的其他任务，并导致任务的增加和项目复杂性的快速增加。 那么如何在计划阶段的项目中做好时间管理呢？

什么是项目中的时间管理？

项目中的时间管理是关于：

  • 规划，
  • 监控，和
  • 持续监控个人任务和子目标的时间安排。

项目经理应设定目标并确定优先级，以确保项目按计划进行。 为此，项目经理应仔细规划项目的每个阶段，同时考​​虑每项活动所需的时间以及完成这些活动最可能遇到的障碍。

项目中的时间管理问题

项目中最常见的时间管理问题是：

  1. 不切实际的时间表——尤其是在与新团队合作或在高风险领域工作时，制定准确的时间表和设定切合实际的里程碑需要经验，而且非常困难； 因此，在项目规划期间制定不可能在规定时间内执行的时间表是很常见的。
  2. 缺乏灵活性——缺乏灵活性是指时间框架设置得太紧，没有为新团队成员的实施提供时间，或者由于缺乏原材料或预期的市场兴趣而缺乏针对停机的应急计划。
  3. 工具不足——项目经理经常使用不充分的时间管理工具，导致在估计任务持续时间和依赖性时出现错误。

项目时间管理的方法

为了避免这些问题或降低项目失败的相关风险，项目经理应该仔细研究项目的时间管理方法和工具：帕累托方法、ABC 和艾森豪威尔方法。

帕累托法

意大利科学家维尔弗雷多·帕累托 (Vilfredo Pareto) 在他的花园里种豌豆。 在这样做的过程中，他注意到在 20% 的豆荚中发现了多达 80% 的豌豆种子。 由于他主要关注经济学，他很快发现这个原则也适用于生活的其他领域。 例如，在他的时代，意大利 80% 的土地属于 20% 的人口。

很快就清楚帕累托方法的应用非常广泛，尤其是在商业领域。 除其他外，它有助于识别：

  • 项目中要执行的最重要的任务，以及
  • 最常导致延误的任务类型，
  • 无论任务类型如何，最常见的延迟原因。

帕累托方法基于 20% 的活动产生 80% 的效果的假设。 实际上，这意味着为避免延误，项目经理应重点关注：

  • 确定项目中最重要的 20% 的任务并确保它们首先完成，
  • 检测导致延迟的任务并了解其原因，
  • 确定 20% 最常见的延误原因并努力消除它们。

Pareto 方法通常使用 Pareto 图进行可视化。 它结合了条形图和折线图，其中：

  • 例如，在 X 轴上，标记了延迟的原因，从最常见的顺序排列，
  • 在 Y 轴上是它们的出现次数和延迟总数的百分比，
  • 折线图可以轻松识别哪些延迟原因属于最重要的前 20%。
time management

作业法

ABC 方法涉及根据任务的重要性标记任务——A、B 和 C 类。 课堂任务：

  • A – 是最重要的，需要最多的关注，
  • B – 很重要，但不太紧急，
  • C – 无关紧要，可以推迟。

这使项目经理可以专注于最重要的任务，而不会浪费时间专注于次要的任务。

ABC 方法应用简单，易于理解。 在具有大量具有相似重要性的任务的项目中，它特别方便。

艾森豪威尔方法

艾森豪威尔方法，也称为艾森豪威尔矩阵，可能是用于确定任务、目标甚至整个项目优先级的最广泛使用的工具。 该方法包括将任务分为紧急和不紧急、重要和不重要，然后将重点放在既紧急又重要的任务上。

它通常带有两条相交线，将纸张分成四等份。

紧迫的

更新

重要的立即完成即将安排
无效的在时间允许的情况下被委托或执行被拒绝

项目经理应该弄清楚任务是紧急和重要的，只有紧急的才重要，或者根本不紧急也不重要。 这样一来，人们就可以专注于最重要的任务，而不是将时间浪费在那些对项目影响不大的任务上。

为了有效地使用艾森豪威尔矩阵，您需要定期更新放置在其中的任务的状态。 这是因为一项任务经常会在一夜之间跳到最紧急的类别。

概括

项目中的时间管理影响项目的质量和成功，因此项目经理应该了解和使用帕累托法、ABC 法和艾森豪威尔法等工具，并及时更新项目中所有任务的状态。 为此，他应该不断与有关各方沟通，并调整时间表以适应可能发生的变化。

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作者：卡罗琳·贝克尔

作为一名项目经理，Caroline 是寻找新方法来设计最佳工作流程和优化流程的专家。 她的组织能力和在时间压力下工作的能力使她成为将复杂项目变为现实的最佳人选。

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项目管理入门：

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  2. 什么是项目管理？
  3. 如何管理项目？
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  7. 项目的优先次序
  8. 项目活动领域
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  10. 为什么要使用项目管理软件？
  11. 如何选择最好的项目管理软件？
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  13. 项目生命周期
  14. 项目愿景是什么？
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