高效办公的 20 个最佳组织技巧

你在哪里工作会影响你的工作方式。 在杂乱无章、混乱或转移注意力的环境中工作会影响你的工作，而且可能是不利的。

如果您与普通的信息专家相似，那么您将大部分精力投入到 PC 屏幕前。 尽管您的工作围绕 PC 进行，但总而言之，您的办公室应该可以帮助您获得尽可能多的收益。

高效的办公室具有巨大的优势。 无论如何，它给人一种控制和技巧的感觉，从而提高了效率。 其次，它被整理出来的简单事实可以防止转移。 您整理好的办公室可以吸收即将到来的工作，并为您的进步定位。

1. 从清洁开始

没有 The Purge，您就无法打造有利可图的工作空间。

根据您办公室的状态，清洁可能需要几个小时到一整天的任何时间。清洁的最后一个目标是拥有一个完全没有混乱的办公室。

2.创造一个捕捉它的空间。

每个办公室都需要一个地方来发现接近的垃圾。 流入办公室的垃圾分为三种基本类型：

1) 必要的档案，

2）你必须保留的东西（外套，雨伞，旅行杯），

3）浪费。

应该在办公室最干净的区域设置一个捕捉空间。 如果您有入口通道，请将您的捕捉空间放在入口通道的一侧。 如果您在工作区，请在靠近通道的某个地方设置一个接住它的空间。

一个捕捉它的空间应该有：

1) 用于档案的书柜或盘子；

2) 架子、圈套或放置重要物品的箱子； 和

3) 一个垃圾桶。

您的收纳空间可以让您毫不费力地保持办公室清洁。

3. 保持工作区域整洁

办公室中最重要的物理空间是工作区。

很多人发现，在没有杂乱的工作区域工作时，他们最赚钱。 其他人，大部分是富有想象力的人，在错位的环境中蓬勃发展。

如果你对创新有亲和力，对混乱有神秘的爱，那么就做适合你的事情。 我们的工作风格反映在我们的工作环境中； 一个完美的工作空间是一个有益的工作过程。

4. 在您​​的工作区域周围放置两个报告盘

两板框架是处理接近纸张的最简单和最好的。

该框架以这种方式工作：

1）新板块，新报道；

2）旧盘，报告你打开或看过，需要管理。

所有新的、新的或未打开的记录都放在新盘子里。 这个盘子是为了帮助那些蜿蜒进入你办公室的人在你的工作区域周围扔东西。 指向盘子。 新盘子适用于您需要管理的一切。 未开封的信封、组织者、唱片——当您准备好时，一切都紧紧地为您准备好了，完美地堆放着。

旧版用于您已打开但同时需要管理的内容——过滤、文档、转发等。 它类似于一天的计划，但无论如何它不会在你办公室的任何地方消散

这是一种非常基本的方法，但它可以帮助您从工作区域中取出乱七八糟的纸张，让您获得越来越多的利润。

5. 制作两个区域

并非所有的工作都是等效的。 您应该以这种两区的观点来处理办公室关联。

区域 1：计算机工作。 这是您的常规工作区域。 你把大部分精力都投入到这里，把事情搞砸并完成事情。

区域 2：非 PC 工作。 这是你去做非 PC 工作的地方。 它可能是一个类似的工作区域，但本质上是另一个没有屏幕、绳索和充电器的区域。 当您查看记录、使用 iPad、签署文件、检查报告或在信封上盖章时，您可以去这里——无论是什么都不需要手动操作控制台的方式来处理工作。

处理办公室的两区方式既鼓励您安排工作，又鼓励您完成每天管理一次的各种事情的方式。

5. 将实物放入抽屉或分拣盘中。

大多数工作场所都需要一些规定。 的确，即使是 Andrew Hyde，这位将自己的物品只剩下 15 件的非凡温和派，也需要一个地方来放置他的 iPhone、充电器、耳机、相机、墨镜和钱包。

不管你有 15 件还是 500 件，你都需要一个可以说一切的地方——一个任何人都无法看到的地方。

工作区橱柜是一个明智的地方。 与冲动保持战略距离，以将迷人的订书机、优雅的胶带容器和可爱的剪纸架放在工作区域上。 一般来说，这些用品应该放在柜子等整理好的开放的地方。

6. 找一个更大的垃圾桶

更大的垃圾桶听起来有些无意义，但它确实是一个关键黑客。 这就是原因。 进入办公室的大部分纸张都可以处理或数字化，而不是记录下来。 记录文件是最耗时的任务之一，也是最拖延时间的任务。

由于一个巨大的垃圾桶逐渐明确无误，因此您通常会更频繁地考虑它。 当多余的纸张进入您的工作空间时，您一定要把它扔进垃圾桶，而不是把它堆放在一个皱巴巴的纸塔里，上面写着“不知道该怎么办”。

更大的垃圾桶还可以避免垃圾桶泛滥。 最可怕的办公室混乱类型之一是三天前达到其功能的垃圾桶。 获得更大的罐头，您将有能力摄取越来越多的浪费。 强调重复使用！

7. 精简您的空间。

在你做任何其他事情之前，在每天开始之前花几分钟时间来整理和整理你的工作空间。

有一个无杂乱的条件会鼓励你更清楚地思考并提供更好的结果。 通过整理和整理您的空间，您将难以置信地建立您的盈利能力并限制您花在扫描上的时间。

8. 包括遮荫或活植物的苍蝇。

阴影会严重影响您一天中的心态和效率。 蓝色给人以流畅的感觉，让你集中注意力，而红色则特别适合需要精确和细致的工作。

植物同样可以使个人集中注意力：华盛顿州立大学的一项调查发现，在简朴的工作空间中被介绍给植物的专家不太专注，收益越来越高，并且越来越专注。

9. 装饰你的工作空间。

尽管有阴影和植被，但您工作空间中的一些单独的小玩意会让您感觉越来越好和放松，这最终可以支持您的效率。

例如，认可和资助，以及其他让您感到富有成效、被认可和被驱动的令人振奋的事情。

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10. 让你最害怕的任务远离人迹罕至的地方。

每个人的日常议程上都有不少于一项任务不断被推迟，只是因为真正做到这一点的前景似乎如此可怕。

那件差事真的是你应该努力首先完成的事情。 与其坚持到最后一刻完成任务，不如尽早把它从你的盘子里拿出来。

由于相关性，您的不同任务似乎不会那么压倒性，并且您将不再担心一整天的任务，总体而言，您会越来越受益。

11. 组织和代理您的不同事业。

你的中心应该首先去做最重要的事情，所以要考虑你所做的每一件事，以及每一件事究竟是多么重要或多么微不足道。

如果可以的话，把不需要的东西放在一边，考虑安排指定或重新分配它们，这样你就可以将更多的精力投入到增加你的职位和组织价值的事情上，

12. 终止您的电子邮件通知。

与其在每封电子邮件到达您的收件箱时仔细阅读，不如尝试在设定的中间时间消除您的警告和检查消息。

为什么？ 在您的电话或工作区不断出现的电子邮件警告可以真正打破您的核心兴趣。

一个人需要 64 秒才能从电子邮件通知的阻碍中恢复过来。通过减少浏览电子邮件的时间，您可以在 20% 的时间内发送和接收类似的消息，

13. 短暂休息。

无论是在广场上漫步、赶往附近的咖啡馆、阅读杂志还是与同事聊天，与工作无关的短暂休息都会对您的执行产生巨大影响。

你放弃休息的次数越多，你的效率就越低。

14.四处走动。

锻炼不仅对您的身体有用——它还可以帮助积极影响您的工作执行。 麦金泰尔说，体育锻炼似乎会影响情绪健康和中心。

一种令人难以置信的方法来感觉更加磨练和逐渐盈利？ 尝试在一天的第一部分继续跑步，或者以锻炼开始新的一天。 努力在你的休息时间偷偷参加一些活动也没有什么坏处。

15. 收听音乐。

戴耳机并不总是意味着你会退缩。

工作时，收听您最喜爱的音乐可以让您进入该区域并列出您的待办事项清单。它同样会向您的合作者发送一个不显眼的标志，您不希望被激怒。

16.刷新你的设备

哪些办公机器正在支持您或打乱您的办公计划？ 您的 PC 是否需要重新设计内存或硬盘驱动器？

这可能是处理旧打印机、传真机和扫描仪并将资源投入多功能打印机的绝佳机会。

或者另一方面，是时候将粗糙的按键式电话更新为免提电话了。 增加办公室机器的实用性，让更多的工作空间更容易访问。

17. 切换区域。

如果您的老板允许，请在一周中花一些时间在其他情况下工作。

直奔图书馆或附近的车站（气候允许），或发现一个平静且充满特色光线的地方。 Khaitan 说，这可以帮助激发新的想法或为旧问题提供新的思路。

18. 记录你的日常目标。

监控你必须做的所有事情并不总是那么简单，所以每天早上从记录你当天的目标开始。

当你的中心被打破或你最终徘徊时，你可以利用这个破败来让你保持在正轨上。

将你的概要写在便利贴或工作区域中显而易见的东西上，然后当你需要通知你应该删除的内容时再回来。

19. 重新考虑你的文档框架

随着我们完全进入高龄，存储纸质文件的需求已经减少。

你的店里有什么可以小心翼翼的？ 说你在复印文件准确吗？ 您可能有能力放弃您以前使用过的部分记录和组织者。 如果您将文件存放在 PC 上，请确保您正在进行常规备份。

以下是制作流畅录制框架的一些想法：

• 做一个聚会信封——把所有“要谈论的事情”和应该发出的东西、应该发出的报告等等放在一起。 它可以让您为聚会做好准备，即使聚会一起移动，您也不必担心。

• 做一个 WOR 信封——所以我们很多混乱的文件都是搁置的，直到另一个人做出反应或采取行动。 将它们放入 WOR（等待响应）信封中。 每隔几天检查一次您可能需要赶上的特殊活动。

• 容量盒 -使用便宜的容量盒来保存记录的记录并将它们从您当前的记录空间中取出。

• 杂志盒——使用杂志盒或封面来存放您真正需要存放的杂志和清单。 如果您确保您确实需要它们以供参考或研究，通常重复使用它们，或者放弃它们，那将是理想的。

• 细读信封- 为您需要细读但不重要的印刷文章和档案指定一个记录。

• 纪事文件——当一项工作完成时，将大部分材料放在一起并记录下来。 保留您的“工作信封”以完成推进任务。

• 一周又一周地记录——不要让你的记录有机会堆积起来。 将您的论文放入“To File”管理器中，并每周记录一次所有内容。

结尾

确保将您自己的盈利能力框架与您的办公室协会战略相结合。 一些效率策略规定了处理整理办公室的特定方法。

无论你喜欢什么等级战略或盈利框架，都不要坚持让你的办公室井井有条。 你停顿得越多，你浪费的时间就越多。 这是创意信息图，它为您提供了有关如何提高工作效率的组织提示的更多想法。

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