如何通过 5 个简单的步骤设置虚拟办公室
已发表: 2016-05-04
企业越来越多地转向云计算来帮助他们运行日常运营的应用程序和工具。 随着公司急于削减成本和员工放弃传统的通勤方式，这种趋势使远程办公变得越来越实用和可取。 盖洛普最近发现，现在约有 37% 的员工进行远程办公，这表明人们的工作方式发生了巨大变化。
基于云的解决方案和移动设备通过提高远程工作的生产力，让员工不受办公桌和公司办公室的束缚。 技术还通过提供有价值的工具来使业务流程快速高效，从而增强了初创公司、自由职业者和个体经营者的能力。 尽管如此，远程工作人员仍需要一个模仿传统工作场所许多元素的办公环境。 以下五个技巧将向您展示如何建立一个支持您职业生涯的虚拟办公室。
1. 保护基本设备
远程工作者需要基本设备来支持他们的成功。 每个远程工作人员都需要一台笔记本电脑，以便他们可以在任何可以找到 Internet 连接的地方工作。 员工可以轻松地将他们的计算机带到客户和雇主站点，确保他们能够始终如一地访问他们的软件和文件。 购买具有充足内存和存储空间、快速处理器和内置摄像头的笔记本电脑，以确保您可以轻松执行业务的每个部分。
远程工作人员的工作依赖于软件。 随着时间的推移，开发人员会修复错误、提高安全性并为其产品添加功能，这使得最新版本成为想要最大限度提高生产力的人们的必需品。
移动设备也被列为远程工作者的必备设备。 智能手机和平板电脑让人们在笔记本电脑似乎不切实际的环境中保持联系。 工作人员可以将他们的设备与他们的计算机同步，以确保他们始终可以访问他们的数据。 借助基于云的软件，工作人员可以从一台设备无缝过渡到另一台设备，而不必担心导致数据损坏或版本冲突。
作为远程工作者，您可能需要其他设备，具体取决于您的工作要求。 如果您有在家工作的奢侈，您可以轻松调整足够的工作空间以补充您设置的虚拟办公室。 一些在家办公的员工使用外接显示器、全尺寸键盘、鼠标和多功能打印机来提高他们虚拟办公室的效率。
2. 保持联系
现在许多业务应用程序在云中运行，远程工作人员比以往任何时候都更需要可靠的互联网连接。 家庭办公室的快速连接将有助于确保在处理文件和更新记录时有足够的带宽用于语音和视频通话、在线会议和会议。
移动工作人员应始终准备好移动热点设备，以便在旅行时使用，并在家庭连接中断时进行备份。 您可以选择使用智能手机上的热点功能或获取专用的热点设备，例如 Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE Mobile Hotspot、FreedomPop 的 Overdrive Pro 或 Verizon Wireless Jetpack MiFi，仅举几例。
3. 选择正确的沟通和协作工具
远程工作人员必须能够访问可以优化其工作流程的协作和通信工具。 最新的项目管理趋势包括虚拟化、数字化和远程连接，因此请确保您拥有可帮助您跟上工作需求的工具。 基本的通信工具包括电子邮件提供商（例如 Outlook 或 Gmail）、即时消息、与您的 VoIP 提供商一起使用的软件电话或 IP 电话终端，以及 Web 会议（例如 WebEx 或 GoTo Meeting）。
可以帮助您与团队有效合作的协作工具包括 Slack（团队消息传递应用程序）、Yammer（领先的企业社交网络工具）和 Asana（领先的项目跟踪工具）。 WorkflowMax 提供了一个多合一的作业管理工具，可帮助进行时间跟踪、报价、开票和报告。 当您拥有合适的工具时，您会发现自己可以更快、更智能地工作。
通过使用像 Creately 这样的视觉交流工具，您可以更加有效。 如果您想将 Creately 添加到您当前的工作流程中，请查看我们的 Google Drive 和 Slack 集成。
4. 将您的数据存储移至云端
过去，远程工作人员很难跟踪存储在不同计算机、设备和便携式 USB 驱动器上的文件。 现在，基于云的文件存储让员工可以从任何计算机或设备访问他们的数据。
如果使用得当，在线存储有助于保护数据并保护因计算机和硬盘驱动器故障而导致的数据丢失。 OneDrive、Dropbox、Google Drive 和 Box 等服务提供基于 Web 的移动应用程序，可以轻松保存、共享和组织文件。
然而，尽管云服务提供了众多优势，但员工应该熟悉某些云存储风险，以避免损害有价值和敏感业务数据的安全性。
5. 保持井井有条，随时待命
错过最后期限、忘记任务和跳过约会可能会破坏您作为远程工作者的职业生涯。 您必须在完成工作的同时妥善管理时间。 最重要的是，您必须与客户和同事保持联系。 尝试使用应用程序和工具来组织您的任务、笔记和约会，这样您就可以履行所有职责。
MyLife Organized、Organizer Pro 和 MyOrganizer Ultimate 等软件产品为您提供了一个集中的位置来创建待办事项列表、计划、设定目标和存储联系人。 以类似方式工作的应用程序包括 Google 日历、Evernote、Trello 和 Toodledo。 无论您的选择如何，您都可以同步您的信息以在您的所有设备上使用，这样您就可以确保您不会再错过重要的任务或机会。
分享您关于如何建立虚拟办公室的想法
拥有虚拟办公室的远程工作者改变了就业格局。 尽管新的工作方式在工作场所缺乏面对面的沟通和社交关系，但远程办公者可以利用技术来弥补。 当您拥有合适的设备、软件、在线工具和应用程序时，您可以变得比您想象的更有效率和成功。
作者简介： Lisa Michaels 是一位来自波特兰的自由作家、编辑和努力的内容营销顾问。 作为个体经营者，她尽最大努力掌握商业世界的当前趋势。 她在空闲时间尝试新食谱或阅读斯堪的纳维亚犯罪小说。 随时在 Twitter 和 LinkedIn 上与她联系。