项目会议类型 | #33 项目管理入门

已发表: 2023-02-09

启动和结束、对抗和谈判、日常和控制……它们在参与者、持续时间和议程上各不相同。 然而，所有的项目会议都有一个共同点：在会议期间，与项目相关的人员提出问题或结果，并一起讨论任务的执行情况。

项目会议的类型——目录：

  1. 介绍
  2. 规划
  3. 寻找解决方案
  4. 决策
  5. 控制结果
  6. 活动总结
  7. 概括

介绍

PMBOK区分了多达16种对高效项目管理至关重要的会议类型！ 他们每个人都有特定的目的和参加会议所需的参加者名单。 我们不会列出所有类型，相反，我们将重点关注这些基本类型并回答“为什么要开会？”这个问题。

会议通常与浪费时间有关，但从设计上讲，它们是项目的关键部分和必不可少的沟通工具。 不过，要做到这一点，与会者需要知道会议的目的，最好是知道会议的议程。 您还需要一个负责其平稳运行的人。 今天，我们就来看看按服务目的划分的会议类型。

规划

项目的任务规划是启动会议和定期会议的目的，团队在会议中讨论项目的目的和目标。

启动会议在项目、阶段或特定迭代开始时举行。 所有团队成员和主要利益相关者都参加了它，它的主要组成部分是：

  • 了解彼此和团队成员，
  • 设定期望
  • 规划——制定第一个行动计划。

通过精心举办的启动会议，所有参与者都应该带来启动项目的动力并清楚地了解：

  • 项目目标，
  • 对他们寄予厚望，
  • 可用资源以及如何使用它们，
  • 项目中角色和职责的划分，
  • 项目的时间框架和范围，
  • 他们应该开始的任务。

在随后的启动会议和规划会议期间，项目计划将根据其实施情况逐步调整。 团队计划更详细的任务来定义目标和实现目标的方法。 因此，它也致力于寻找解决方案。

project meetings

寻找解决方案

寻找解决项目实施过程中出现的困难的方法是大众头脑风暴和深入问题会议的目标。

头脑风暴的目的是针对问题或挑战产生大量想法和潜在解决方案。 他们通常只涉及项目团队成员，有时还会邀请利益相关者。 尽管他们经常因为喜欢说话快、声音大的人而受到批评，但它们是产生大量想法的好工具，然后可以在更安静的气氛中进行讨论。

问题解决会议是头脑风暴会议的自然延续。 在这里，将更详细地讨论解决方案，以便做出更准确、平衡的决策。

决策

召开决策会议以讨论可用的选项并就具体行动达成协议。 如果它们涉及目标的实现，则只有项目团队参与。 另一方面，如果决策涉及具有重大影响的问题，则主要利益相关者也会关注它们。

关键决定是在指导委员会的“峰会”会议上做出的。 PMBOK 将其定义为“高级利益相关者为项目团队提供方向和支持，并在项目团队权限之外做出决策的会议”。

控制结果

定期举行会议，分享和分析有关项目工作成果的信息。 它们被称为“状态更新会议”或简称为“状态会议”。 它们使快速识别团队运作中的不利变化和应对新出现的风险成为可能。

活动总结

活动的周期性总结发生在称为回顾的聚会期间。 它们在项目的每个重要阶段结束时举行，例如，当达到里程碑时。 他们的目的是与团队一起反思所执行的任务以及团队成员的合作方式。

除了回顾之外，PMBOK 还提到了一种有趣的会议类型，旨在从过去的活动中吸取教训，称为“经验教训”。 它用于总结和分享从整个项目或其选定阶段中吸取的经验教训。 其结果应该是通过提高对所犯错误的认识以及通过始终如一地应用良好实践来提高项目团队的绩效。 您可以安排“经验教训”会议来讨论团队中本可以更好地解决的情况。 然而，它通常致力于团队想要重复的成功，以及产生非常好的结果的解决方案。

概括

项目会议的主要目标是：

  • 促进沟通，
  • 解决问题，
  • 决策，以及
  • 跟踪项目工作的进度。

其有效性的关键是透明度。 每个项目会议都应该有明确的目的、议程和参与者名单，如果可能的话，还应该有一名主持人，他的出席可以帮助确保会议顺利有效地进行。

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作者：卡罗琳·贝克尔

作为一名项目经理，Caroline 是寻找新方法来设计最佳工作流程和优化流程的专家。 她的组织能力和在时间压力下工作的能力使她成为将复杂项目变为现实的最佳人选。

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