如何使用看板更好地管理您的项目

由丰田公司在 1940 年代开发的用于执行即时制造的调度系统，看板现在已成为几乎每个行业都不可或缺的工具，尤其是在软件开发方面。

无论是计划您的下一个假期还是构建您的下一个应用程序，看板都可以帮助您的项目向前推进并有效地实现您的目标。 这是有关如何使用看板更好地管理项目的完整指南。

什么是看板

看板是一种常见的敏捷项目管理方法，旨在提高流程效率。 这是一种过程控制方法，最初由生产行业的公司用来更好地管理他们的库存并实现准时生产。

可视板用于组织整个看板流程并封装项目或工作流程。 虽然板被划分以表示过程的不同阶段或步骤，但卡片用于写下任务。 随着每个项目的完成，这些卡片将通过板上的流程阶段。

看板的工作阶段将从左到右进行，从积压工作开始，到完成的任务结束。 虽然新任务将添加到积压列的底部，但顶部的任务应该首先处理和移动。

看板板通过帮助项目经理确保在进行中列下标记的任务数量受到限制，从而帮助项目经理管理项目的低效​​率。 反过来应用这些限制有助于确保团队以最高效率工作，并且不会以可能削弱他们生产力的方式进行多任务处理。

看板帮助项目团队；

• 确定为实现最终目标必须完成的不同过程
• 查看流程中的瓶颈并尽早找到解决它们的方法
• 保持透明度并使团队与组织目标保持一致
• 跟踪不同部门之间的工作进展情况
• 简化团队会议和与看板的沟通，清楚地显示任务状态、截止日期和所有者

看板的特点

有助于将看板与其他项目管理方法区分开来的主要特征如下：

• 团队中没有预定义的角色； 而是鼓励团队成员在其他团队成员落后于他们的任务时提供帮助。
• 产品是根据需要交付的，并且没有关于何时完成某项功能的固定时间段。 虽然存在截止日期，但它们是由实际需求决定的，而不是设定的截止日期。
• 团队成员只有在完成并交付之前的一项后，才会开始着手开发一项新功能。
• 由于大多数更改都是在看板中进行的，因此可以在项目结束之前进行持续改进。

看板在世界各地的团队中流行的一个原因是它非常直观。 虽然大多数敏捷项目管理方法在其实践中都包含了可视化板，但看板将可视化技术置于组织中一切的核心。 看板为您和您的团队在项目中取得的进展提供了丰富多彩的视觉表示。

如何创建有效的看板

选择您的工具来创建电路板

您可以使用物理板或在数字平台上创建一个。 虽然物理板可能适合在同一地点的团队，但数字板可能对远程团队更有利。

您可以考虑的一些在线工具是，

创造性地

Creately 是一个用于协作的可视化工作区。 它配备了无限的画布和强大的图表功能。 它通过同步编辑、实时鼠标跟踪、同步更改预览、评论讨论线程和应用内视频会议促进实时协作。 它可以用作在线白板，您可以在其中创建和管理看板。 有了它，您可以集中与项目相关的所有文档，以便于访问和协作； 直观的看板，将卡片链接到文件，轻松地将您的看板嵌入到 Confluence 页面中，并实时反映更改等等。

特雷罗

Trello 是一个基于 Web 的看板项目管理应用程序。 它提供了与看板系统完美映射的看板、列表和卡片功能。 您可以将文件附加到卡片，将任务拆分为带有清单的子任务，将任务分配给成员并让他们收到通知，并在您处理项目时与您的团队实时协作。

法夫罗

Favro 是一个敏捷的、基于云的规划和协作平台，团队使用它来围绕做什么和如何做来组织自己。 虽然该工具提供了许多可视化工作流程的方法，但其中之一是看板视图，您可以在其中可视化在板上从左到右流动的卡片的工作。 您可以分配成员、添加清单并轻松跟踪项目进度。

体式

Asana 是另一种流行的项目管理软件，可用于在线创建和管理看板。 有了它，您可以管理工作请求、组织工作流程和规划产品路线图。

其他在线创建看板的工具包括 Basecamp、Jira 和 Airtable。

创建看板

看板垂直划分为代表流程不同阶段的列。 创建板后，指定这些不同的流程阶段；

• 待办事项——包含待处理的待办事项
• 进行中 - 包括当前正在处理的任务
• 完成 - 已完成的任务移至此列

虽然这些是可以添加到看板的最基本状态，但根据项目和您的团队的性质以及它的运作方式，您可以添加其他列，例如“审查中”、“已取消”或“被拒绝'。

待办事项栏中的任务按优先级从上到下排列。 当进行中列中的插槽打开时，可以将最高优先级的待办任务移到上面。 因此，您的看板提供了项目任务及其进度的清晰概览，使您能够轻松识别瓶颈。

为 WIP 设置明确的限制

在制品限制是看板系统的重要组成部分。 该术语是不言自明的； 它是指在任何给定时间看板的进行中列中可以执行的任务数量的限制。 当达到 WIP 限制时，不应添加任何新任务。 这有助于确保团队在不进行多任务处理的情况下充分发挥其潜力。

虽然确切的数字会根据团队成员的数量、他们的效率或项目的规模而有所不同，但在决定合适的 WIP 限制之前，请考虑团队当前的工作能力。 WIP 限制的目标是确保每个人都有足够的工作要做，而不是在审查他们的工作时一心多用或无所事事。 但是，一旦设置了限制，请观察工作流程并根据需要调整 WIP 限制。

添加卡片

设置好棋盘后，接下来就是添加卡片了。 卡片可以包含以下信息：

• 项目的简要说明
• 地位
• 所有者
• 截止日期

根据相关任务或项目的优先级和时间表将卡片放在板上； 最关键的项目位于列的顶部，其余的则根据它们的重要性顺序排列。

一张卡片应该只代表一个项目。 如果卡片的范围似乎太宽泛，请将其分解为多张卡片。

设定期望

指定谁有权添加、重新排列、删除或移动看板卡。 限制可以避免造成混乱的人数。 虽然您可以为单个人分配编辑权限，但如果其他人想要进行更改，他们可以将其提交给他或她。

明确看板的目标和目的也很重要。 为了让你的团队依赖它，他们首先应该认识到它的价值。

收集反馈

随着组织的发展、产品的变化和团队的扩展，流程可能需要适应。

不时反思看板流程。 收集利益相关者的反馈和建议，并对看板进行调整，以更好地满足团队和组织的需求。

使用看板的最佳实践

看板最适用于优先级范围更广、可能随时间频繁变化的项目。 以下是一些可用于使用看板更有效地运行项目的最佳实践。

从你所知道的开始

在您的组织中设置看板流程时，请从您已经知道的内容开始。 虽然看板可以与其他项目管理方法相结合，但可以利用您现有的工作流程并尝试使其适应使用看板的概念。 您还可以继续使用当前的流程和标题。

这将通过为团队提供他们正在处理的内容的清晰可视化表示来帮助进一步改进工作流程本身。

简化事情

避免在看板板上添加太多列，使其过于复杂并最终导致混乱。 因此，将列数保持在最低限度，使其看起来更有吸引力。

同时避免将尚未与团队充分讨论的任务添加到董事会。 不这样做只会在团队成员之间造成更多混乱，并降低他们的注意力和生产力。

然而，过于简单的看板同样会滋生混乱，因为过于简单的看板——缺乏足够的信息——可能会给误解留下空间。

首先处理最重要的事情

在看板项目中，事情是在即时的基础上进行的。 在确保团队有足够的工作的同时，你不应该提前计划太多的工作。 这使利益相关者和产品所有者几乎可以立即做出优先级决定，并为团队留出适应不断变化的需求的空间。

通过优先处理最重要的任务并只执行必要的任务，团队可以有效地消除浪费。 例如，如果用户对团队应该开发的特定产品功能并不真正感到兴奋，您可以优先考虑客户需求更多的不同功能。

让团队参与

在设置看板时定义工作流程和相应活动时，让所有团队/部门的成员参与。 例如，在定义看板列时，除了明显的列之外，可能还有其他部门熟悉的差异化因素或代表部门工作流程中特定流程内部阶段的子列。

这将允许您创建一个对所有利益相关者都有意义的看板。

准备好创建自己的看板了吗？

看板利用可视化项目管理的力量来最大限度地提高效率、减少瓶颈并持续交付高质量的产品。 这是一种易于实施的方法，并且可以与您的组织可能习惯使用的几乎所有其他项目管理方法相结合。 您可以轻松实施它来管理您的流程，而只需对团队现有的运营活动进行最少的更改。

我们希望本指南能够帮助您了解什么是看板并有效地为您的组织创建一个看板。 请在下面的评论中分享您的经验。