什么是SOP？ 您机构的一致性和增长路线图

扩大代理机构的规模并不容易。

如果一切都围着你转，那是不可能的。 您需要兼顾销售、员工入职、可交付成果等等。

这就是为什么您需要 SOP。

SOP 是一种标准化的做事方式。 它提供了有关如何执行任务的分步详细说明。

我们始终使用 SOP 来帮助提供一致、可扩展的服务。

有了 SOP，您就可以更有效地委派、简化工作流程并每次为您的客户提供同样优质的服务。

在本指南中，我们将向您展示如何为您的机构创建 SOP。

我们将介绍：

• 什么是SOP
• 为什么 SOP 对各机构很重要
• 您可以为其创建 SOP 的任务
• 如何编写有效的SOP

什么是SOP？

标准操作程序 (SOP) 是一组有关执行特定任务或流程的书面分步说明。 这是一份详细的清单，可确保执行任务的每个人都以相同的方式完成任务。

SOP 是关于确定和记录做事的最佳方式。

这可以最大限度地减少误解或错误的风险。 它还可以帮助您的机构保持一致的工作质量。

为什么标准操作程序对机构很重要？

拥有 SOP 文件可以改变您的机构的游戏规则。 原因如下：

一致性

概述处理任务的最佳方法有助于团队成员始终如一地达到高标准。 无论您是为客户 A 还是客户 Z 处理项目，执行的精度都是相同的。

如果您外包任何可交付成果，这将非常有帮助。 自由职业者和外部合作伙伴有明确的指导方针可供遵循。

效率

SOP 有助于简化重复流程。 您的团队成员不必浪费时间来解决问题或每次都以不同的方式做事，而是可以直接遵循一组指示。

这使得扩展您的代理机构、发展您的团队以及接待更多客户变得更加容易。

如果有人不在或离开，制定 SOP 可以最大限度地减少干扰。 您的团队可以介入并按照相同的标准执行他们负责的任务。

为您机构中的一切创建 SOP。 当承包商消失时，切勿悬而未决。 永远不要花几周的时间来帮助新人入职。

标准操作程序。

— Pierre de Preux (@Pierre_dePreux) 2022 年 7 月 6 日

培训和入职

让新员工熟悉情况可能具有挑战性。

在 Zippia 对 6 个月或更短时间离职人员的调查中，接受明确的指导和更有效的培训被列为公司为让新员工留下来而可以做的最重要的两件事：

SOP 提供明确的指导方针并协助培训。 新员工无需持续指导即可了解自己的职责以及需要做什么。

机构标准操作程序示例

您的团队定期执行许多任务。 一旦确定了完成任务的最佳方法，您就可以创建 SOP。

一旦您确定了业务中有效的流程，就可以创建一个标准化该流程的 SOP。 随着你的成长，这些将成为关键。

— Craig Zingerline (@craigzingerline) 2022 年 2 月 16 日

以下是一些可标准化流程的 SOP 示例：

客户引导

虽然每个客户都有独特的需求，但您可以通过制定系统程序来简化入职流程。

您可以创建 SOP 来确定工作范围、沟通、合同、保密协议和其他文档。 初始 SEO 评估的基本结构也可以标准化。

这样，每个客户都会得到同样好的开始。

关键词研究

对于任何 SEO 来说，关键词研究是最耗时的活动之一。 您可以使用 SOP 简化流程。

可以详细介绍所需的工具、如何使用它们以及如何判断关键字的价值。

这也是您可以外包的任务。 如果您的团队难以跟上，请考虑使用白标关键字研究服务。

页面搜索引擎优化

在页面搜索引擎优化审核中，您需要涵盖许多不同的元素。

SOP 可以提供一个清单，涵盖从标题标签和元描述到内容可读性和内部链接的所有内容。

站外搜索引擎优化

链接建设很困难。 如果你弄错了，低质量的链接可能会损害网站的搜索排名。

您可以创建标准操作程序来帮助您的团队构建相关的优质反向链接。 这可能包括从识别目标网站、竞争对手分析到博客推广等一切内容。

技术搜索引擎优化审核

技术 SEO 审核可能很复杂。 系统化的方法可以简化审计流程。 它可以帮助团队识别可能影响搜索引擎排名的技术错误。

您可以包括要使用哪些工具、要查找什么以及如何创建技术 SEO 建议。

如何为您的机构创建 SOP

以下是如何为您的机构制定清晰且可操作的 SOP。

确定需求

首先列出您的团队定期执行的任务列表。

您希望优先考虑对客户满意度有重大影响或经常发生错误的流程。 这些是 SOP 最有利的任务。

咨询您的团队是个好主意。 他们是否认为有任何内部流程很棘手或认为应该有一套做事方式的特定领域？

收集相关信息

下一步是收集创建分步指南所需的信息。

您最好的资源是具有该任务第一手经验的团队成员。 他们可以就什么有效、什么应该避免提供实用的观点。

这将确保SOP文件基于实际操作并解决现实问题。

还值得检查是否有任何非正式的现有资源。 您可能会找到临时指南、注释，甚至备忘录，为您的 SOP 提供基础。

在开始充实 SOP 之前，请将您当前的方法与行业最佳实践进行比较。 可能有更有效的方法来执行任务。

SOP 的结构

使用相同的SOP格式简化了创建过程。 它还使团队成员更容易遵循他们选择的任何新 SOP——他们知道会发生什么。

以下是构建 SOP 模板的方法：

标题

清晰的描述性标题可以让团队成员轻松理解 SOP 的涵盖内容。 例如，如果 SOP 详细介绍了整个关键字研究过程，您可以将其命名为“关键字发现和分析程序”。

目的

简要说明为什么需要 SOP。 目标是向团队成员展示为什么他们应该使用它。

解释您希望 SOP 产生的影响以及它将如何帮助您的团队履行职责。

范围

定义何时应使用 SOP。 团队成员何时应该参考该指南？

对于关键词研究，范围可能是“适用于所有新的客户内容策略以及优化现有内容”。

程序

这是SOP的核心。 它应该详细说明如何从开始到结束完成任务的整个过程。

按逻辑顺序概述每个步骤。

对于关键字研究，您可以从定义客户的利基开始，然后创建种子关键字列表，使用 SEO 工具，分析搜索量和竞争等。

角色和责任

明确每个步骤的负责人。 一个人可能会进行一些谈话，而其他人则需要几位团队成员的意见。

例如，初级 SEO 专家可能会处理最初的关键字研究，而高级分析师则确认最终的关键字选择。

工具和资源

指定完成任务所需的任何工具和资源。 这可能包括您的内部机构模板和第三方工具。

编写SOP

下一步是充实结构。

保持措辞可操作且易于理解非常重要。 如果您团队中的每个人都可能不知道某些 SEO 首字母缩略词或术语，请提供一个快速定义。

您可以通过添加视觉效果使说明更加清晰。 例如，如果您的 SOP 涵盖使用 Semrush 或 Ahrefs 等工具，带注释的屏幕截图会很有帮助。

流程图非常适合更复杂的流程，例如技术 SEO 审核。 您可以说明该过程以及每个步骤如何进行下一步。

我们的首席执行官 Joe Davies 拥有一套出色的自动化 SOP 创建流程，这确实减少了生成可靠 SOP 所需的时间，而且您始终可以合并完成步骤的视频，真正帮助让一切变得非常清晰。

60秒SOP

SOP 是一个累赘。 但如果你扩大规模，它们会严重改变游戏规则。

这种方法使 SOP 创建速度超级快，而且有点让人上瘾。

我保证你会用它。 pic.twitter.com/iwxrisvN0r

— 乔·戴维斯 (@fatjoedavies) 2023 年 5 月 24 日

为内部流程创建 SOP 后，您可以将其重新调整为精彩的指南、教程和博客文章。 这种类型的可操作内容非常适合作为铅磁铁。

为您的机构创建 SOP

然后将它们转化为内容：

-详细指南
- 线程
-视频
-列表

您拥有的现有内容比您想象的要多。

— Ryan (@RyanMSchnitzler) 2023 年 1 月 14 日

审查标准操作程序

完成初稿后，与主要利益相关者分享。 他们的反馈可以帮助您确保不会遗漏任何重要的细节。

在推出 SOP 之前，请在不熟悉该任务的人身上进行测试。 看看他们是否遇到任何问题或陷入困境。

这可以揭示任何需要更多解释的步骤或是否缺少任何内容。

本周我终于开始在我的新机构中进行委派。

我学到了什么？

我的流程并不像我想象的那么固定。

改进 SOP 的最佳方法是开始将它们交给其他人。 差距和错误很快就会变得非常明显。

— 肖恩·马丁 (@Shane___Martin) 2023 年 6 月 12 日

定期回顾

SOP 实施不仅仅是起草文件并继续进行。

最佳实践不断发展，您的机构可能开始使用新工具，并且您的团队合作的方式可能会发生变化。

过时的 SOP 会浪费时间和资源。

安排定期审查，以确保您的 SOP 提供正确的指导并帮助您的团队发挥最佳水平。

通过 SOP 扩展您的代理机构

如果没有适当的结构化流程，代理机构的增长很快就会变得混乱。

SOP 可帮助您提供一致的质量。 随着您的业务扩展并获得更广泛的客户，您的团队将拥有成功所需的资源。

如果你从代理机构的苦差事中休假两周，你的收件箱就不会充满“救命！” 当您返回时发送电子邮件。