有效资源管理以实现创新和发展的完整指南

随着技术的飞速发展和消费者行为的频繁变化，当今的组织面临着不断创新的越来越大的压力。 在不断变化的市场中获得竞争优势、在保持相关性的同时实现战略目标、满足客户期望和增加收入的核心是公司的资源。

然而，由于手头资源的使用效率低下，组织往往会在利润上妥协。 为了达到新的成功高度并避免导致更大的损失，任何组织都必须实施有效的资源管理。

这篇文章描述了管理组织资源的实用方法，并提供了有助于更好地促进该过程的技术。

什么是资源管理？

资源管理是指正确利用组织资源。 它需要计划、调度和分配有形和无形资源以提高绩效。 其最终目标是最大限度地提高资源效率，从而提高组织目标、项目或任务的成功机会。

在此过程中，企业所有者或经理确定如何最好地利用可用资源，确定所需的额外资源，并确定正在浪费的资源。

资源管理的重要性

良好的资源管理使组织能够以最有效的方式完成其工作，并保持与竞争对手的竞争力。 这就是为什么资源管理对您的组织至关重要的原因。

• 通过在正确的时间将正确的资源分配给正确的项目，最大限度地降低成本并提高交付项目的效率
• 预见对资源的需求，并提前识别潜在的挑战，例如调度冲突或资源短缺，从而防止项目失败
• 通过在最大限度地提高团队生产力和同时确保他们不会感到过度劳累之间找到适当的平衡，实现资源的最佳利用
• 提高透明度和沟通，并防止工作场所冲突。 通过对资源可用性和计划工作量的概览，您可以避免过度分配。
• 通过提供对公司资源、可用性和时间表的可见性，可以更好地进行战略规划和决策。

组织资源的类型

一个组织依赖多种资源来执行项目，这些资源分为两类； 有形和无形资源。 这些资源通常包括：

资源管理流程

Mavenlink 引入的资源管理生命周期列出了 5 个阶段“反映了从开始到分析的项目交付生命周期：估计、计划、执行、分析和优化。”

估计阶段

有效管理资源始于估计完成项目所需的内部和外部资源需求（类型和数量）。 一旦定义了项目任务，就应该确定成功完成它们所需的资源。

在估算活动资源时需要使用六种输入。 这些是

• 活动清单
• 活动属性
• 组织过程资产
• 企业环境因素
• 项目管理计划
• 资源可用性

有几种技术可用于估算活动资源，

• 专家的判断； 询问已经执行过类似任务的专家并获得他们对所需资源类型的意见
• 替代分析； 这需要考虑可用于分配资源的不同选择。 您可以更改所用资源的数量或类型，探索执行任务的不同方式，并在不同的备选方案之间做出决定。
• 公布的估算数据； 通过参考具有来自其他人和组织的相关数据的研究、文章和研究，了解您需要多少资源。
• 项目管理软件； 这些通常为项目经理提供功能，以轻松估计项目所需的资源并确定任何限制。
• 自下而上的估计； 将复杂的任务分解为更小的任务，并估计每个单独步骤所需的资源。 然后可以将各个任务的成本加在一起以获得总估算。

计划阶段

在资源管理过程的这一阶段，您的目标是确定如何以最有效的方式利用已识别的资源。 这意味着根据技能、角色和可用性为高级项目预订资源。

在此阶段，您需要清楚地了解您的资源池，其中包括资源、他们的技能、角色和经验、可用性、成本费率和账单费率。 在为项目任务分配可用和合适的资源时，您可以参考此资源池。

资源规划允许您防止资源的未充分利用和过度分配，并最大限度地减少任务和资源依赖性。

执行阶段

至此，资源已安排妥当，项目计划已实施。 在这个阶段，

• 随着项目的进展跟踪资源的性能。 重新分配分配不当的资源以提高性能
• 经常检查资源以确保他们表现良好并拥有履行职责所需的工具
• 在项目期间可能出现冲突的情况下创建资源备份列表

分析阶段

此阶段致力于分析资源分配的准确性、它们的性能以及它们对项目成功的贡献。 为了有效地执行此阶段，您需要在整个资源管理生命周期中收集洞察力和数据； 这包括诸如工作时间、任务截止日期和完成日期、技能水平提高等信息。

回顾项目期间资源管理的成败有助于发现更多洞察力，这些洞察力可用于未来的培训或招聘目的和资源规划目的。

优化阶段

根据所做的分析，您可以采取措施进一步优化您的资源管理流程。 确定您需要在哪里实施更改以防止出现问题，以及您需要在流程中的哪些地方进行改进。

资源管理技巧

下面提到的提示旨在帮助您更好地在组织中实施资源管理。

获取可用资源的概览

对您当前正在使用的资源的清晰概述可以更轻松地围绕您的目标规划您的项目。 此外，对您可用的所有资源的了解将有所帮助，

• 快速识别正确的资源以分配给正确的项目任务
• 及早发现潜在的瓶颈并更好地了解即将到来的承诺
• 制定更准确的长期计划，更可靠地预测资源

创建集中式资源池

资源库提供了可分配给项目任务的资源的清晰概览。 它有助于项目经理分配资源和规划多个项目。 集中的资源池使团队中的每个人都能了解“大局”、他们适合的位置、他们必须扮演的角色以及所涉及的限制。 这反过来又有助于激励他们尽最大努力及时完成个人任务。

制定应急计划

可能会发生可能导致冲突的意外事件，并最终导致项目失败。 制定积极的应急计划，为紧急情况下的资源短缺和不利情况做好准备。

持续监控项目进度

跟踪整个项目中每个资源的绩效，以确定过度分配或分配不足的情况。 通过跟踪实际绩效与预计绩效，您可以更好地了解浪费时间的地方，并相应地调整您的分配。

确保透明度

使您的团队保持一致，并确保他们共同努力实现相同的目标，以促进透明度和信任。 这也意味着在项目规划和交付过程中让整个团队参与进来，在讨论项目资源的潜在风险时鼓励公开沟通，并确保团队了解项目的优先事项。

使用可视化工作区进行资源管理

一个单一的共享工作区可围绕您的资源管理计划进行头脑风暴、规划、执行和分析，有助于集中您的资源管理工作流和资产。 这反过来又简化了跨团队的协作和沟通，从而实现了更顺畅的资源管理流程。

像 Creately 这样的无限可视化工作区可让您在与团队一起规划和执行项目时并排拥有工作分解结构、资源分解结构、团队章程和任务管理板。 Creately 为各种资源管理和项目规划任务提供定制模板，团队可以立即使用这些模板来快速跟踪他们的工作。

简化资源管理的可视化技术

以下可视化工具可用于更好地了解您的组织资源利用率和资源需求的状态，更好地分配它们，并有效地跟踪项目进度。

工作分解结构

工作分解结构有助于将大型项目分解为更小且更易于管理的部分，其中包含将要完成的项目可交付成果或成果。 这将有助于快速确定完成每个项目可交付成果所需的资源。

请参阅我们的工作分解结构简易指南，了解如何逐步创建 WBS。

资源分解结构

资源分解结构表示执行某个项目所需的资源列表。 它按类别和类型对需要花钱的资源（即人员、设备和材料）进行分级分解，从而帮助估计项目的成本并为预算提供信息。

在此处了解有关使用资源分解结构的更多信息。

技能清单

技能清单是一种人力资源管理工具，用于记录有关当前员工的技能、教育和经验的信息。 这使您能够快速评估当前人员是否能够满足项目要求并进行适当的分配。

阅读我们的人力资源规划指南，了解有关人力规划流程和工具的更多信息。

看板

看板可以让您在项目的多个阶段（即待办、进行中和已完成）可视化您的工作流程。 在资源管理方面，看板在管理需要明智利用的稀缺或有限资源的项目时很有帮助。

请参阅我们关于如何使用看板更好地管理您的项目的指南，以了解有关创建和使用看板的更多信息。

甘特图

甘特图提供了计划的项目任务、它们的进度以及谁在处理它们的快速概览。 一目了然地吸收整个团队的全部工作量的能力使得更容易发现资源被过度分配或未充分利用的区域。

准备好改进您的资源管理流程了吗？

资源管理实践对所有组织来说都是无价的，因为资源对于实现组织目标、满足客户需求、增加收入和发展业务至关重要。

适当的资源管理有助于提高团队效率，防止团队成员、经理和客户之间的沟通不畅，做出准确的预测，并在项目期间解决瓶颈。 虽然它提供了很多好处，但如果做得不好，它也会让你付出很多。

我们希望本指南能帮助您更好地掌握资源管理流程并改进您的项目。

有更多提示要分享吗？ 请在下面告诉我们您的意见。