什么是采购：定义、如何寻找供应商和采购产品
已发表: 2023-07-12
完善的采购策略可以对您的利润产生巨大的影响。
为了让事情变得更容易，这篇文章将分解与采购相关的一切——从寻找产品到找到购买这些产品的最佳人选，再到从采购供应商到客户所涉及的交付类型。
创建无缝渠道来采购这些产品并将其带给消费者将使您的销售流程保持高效运转。
让我们开始吧！
什么是采购？
在库存管理中，采购是指识别、评估能够提供业务所需商品或原材料的供应商或制造商并与其建立关系。
这包括确定这些物品的最具成本效益和最可靠的来源，谈判条款和价格，以及管理订购和交付流程，以确保一致和高效的库存流，以满足业务需求。
什么是采购，它与采购有什么关系？
采购是指获取企业开展业务所需的货物和服务。
它涉及确定需求、寻找供应商、谈判价格、商定合同以及管理供应商关系等活动，以确保及时交付优质商品和服务。
另一方面，采购是采购流程的一个组成部分，特别侧重于识别能够提供必要商品或服务的合适供应商或供应商，并与这些供应商建立关系。
寻源和采购密切相关，对于有效的供应链管理至关重要。
为什么采购很重要？
没有采购，供应链就不会存在。 你怎么能卖掉你没有的东西呢？
除了这个显而易见的观点之外，以下是采购至关重要的一些原因。
成本管理
战略采购为买家和供应商双方带来好处。 对于大批量采购，买家通常可以协商较低的单位价格。
这降低了商品成本并保持零售价格的竞争力。 供应商受益是因为他们的货物有一致的销售渠道，从而使计划和现金流更加可靠。
稳定
当您为您的产品找到合适的来源时，它就真正成为了一种合作伙伴关系。 两家公司相互依赖以保持供应链的完整性。
发展密切的关系可以带来更高的质量（和效率），因为供应商和客户共同努力识别并最大程度地减少损害买卖双方的缺陷的根本原因。
管理风险
除了识别和解决问题之外，建立在信任之上的牢固关系也有助于降低风险。 当双方都知道他们可以相互依赖时，诚实对话的大门就打开了。
例如，如果一方暂时有现金流问题，可以公开讨论。 这降低了双方的风险。
如何开始采购
如果公司自己处理采购，就没有捷径。 选择供应商需要适当的研究和策略。
选择供应商
选择供应商作为您的货物来源意味着投入时间和精力来了解他们并提出棘手的问题。
毕竟，您将向客户交付这些产品 - 您的企业声誉受到威胁。 公司需要与供应商开展业务，以确保他们的产品提供最佳结果。
选择供应商时要注意什么
以下是选择供应商时需要考虑的一些特征：
- 多年经验
- 订单时间变化的灵活性
- 广泛的可用产品和/或服务
- 价格面议
- 顾客评论
- 交货及时
- 贴心的客户服务
- 金融稳定
重要的是要记住，当您选择供应商时，您就是在选择业务合作伙伴。 这需要是你可以信任的人，也是你现在和将来可以依靠的人。
供应商会对您的业务产生巨大影响，因此请明智选择。
确保供应商安全
如果您可以亲自拜访供应商，那么您获得该供应商的机会就会呈指数级增长。
无论是否有可能，以下是在研究和确保供应商安全时需要考虑的一些关键步骤：
做你的研究
首先在线搜索供应商的声誉。 您可以查看商业改进局、业务所在地区的当地商会以及在线搜索引擎来查找客户投诉。
这些可以提供重要的线索并提供探索的领域。
检查供应商社交媒体帐户可能会有所启发。 顾客并不羞于在网上留下负面评论。
请务必验证注册、营业执照和任何所需的认证。 那里有很多阴暗的经营者，你要确保自己不会被烧伤。
谈判公平交易
供应商谈判不仅仅是讨价还价，还需要平衡您与供应商的需求。
研究您的市场、预算和产品价值，以增强您的谈判地位。
通过提前讨论您的要求、数量、时间表和质量期望来提高透明度。 了解供应商的限制，例如最小订购量或交货时间，并共同寻找解决方案。
良好的谈判构成了供应商关系的基础，从长远来看，这有利于您的业务。
明确交付预期
牢固的供应商与企业关系的重要性也适用于交货时间。 根据您的业务结构和需求，有多种选择。
在谈判协议时，充分讨论您的需求。 您可能会发现供应商无法满足您的需求。
您还可以通过调整您的交货期望以按照供应商喜欢的方式进行协商，从而协商更好的定价或条款。 如果您的供应链或时间表具有灵活性，您也许能够达成更好的交易。
有效管理库存有助于降低持有成本并占用可用于业务其他地方的资本。
无论您选择持续补货、准时库存，还是按需交货，都需要可靠的企业和供应商的合作。
了解供应商交付模式
持续补货模式
在持续补货模型中，供应商根据公司的库存数据和/或实时需求，按照预定的时间表（通常是在短时间内）进行交货。
当公司采用持续补货时，他们会鼓励降低库存水平，因为他们是小批量订购而不是大批量订购，后者成本更高，并降低了供应商的灵活性。
根据供应商的不同，更频繁但一致的交付可能会更好。 对于其他人来说，它们的成本可能更高，并且可能会提高您的价格。
准时交货模式
在准时交货模式下，公司根据需要接收供应品。 这样做可以降低库存水平和成本，因为只及时交付提高效率和减少过多浪费所需的产品。
借助库存管理软件，您可以使用预测工具更好地预测库存需求，以拥有适量的商品。
按需交付模式
在按需交付模式中，供应商在客户需要时交付货物。 这使您可以灵活地等待提货并触发付款，直到您的库存达到重新订购的水平。
在这种模式下，当订单时间快速变化时，尤其要选择产品丰富、灵活性强的供应商。
如果公司有要求，供应商必须做好准备并及时交货。
创建合同
协商完条款后，就可以起草合同了。 不要吝惜聘请律师。 如果您犯了错误或将其留给供应商，一旦出现问题，您的追索权可能会受到限制。
口头协议或发票容易出错。 虽然它们可能具有一定的可执行性，但如果您需要采取法律行动，证明其可能既昂贵又耗时。
撰写一份包含所有相关方的书面合同，确定付款条件，并承诺所有重要细节，例如及时交货。
标准合同应涵盖预期内容以及一方未能履行协议时会发生的情况。
合同中应包含哪些内容
供应商合同应涵盖以下内容：
- 供应商同意提供的工作细节
- 所提供的商品或所提供的服务的质量
- 合同期限的长度
- 付款条件
- 因疏忽造成损失的赔偿
- 发生违规时可以采取哪些行动
只有在客户和供应商双方签署并表明同意遵守其条款和条件后，合同才具有法律效力。 除了法律原因之外，建立基于相互期望的关系也很重要。
通常，客户会在协议中包含一份描述货物质量和数量的声明。 向供应商支付的款项基于此声明的成功履行。
有关采购和供应链管理的常见问题
以下是您开始采购时一些常见问题的解答。
在采购过程中寻找优质供应商的好方法是什么？
有多种方法可以启动采购流程。 有些公司会首先寻找在其特定行业中拥有良好声誉的公司，看看他们如何作为供应商。
他们还征求业内其他人的推荐。 检查行业出版物、行业贸易组织和贸易展览以获取来源。
您通常可以信赖经过考验的行业领先供应商，但您也可能需要为名称付费。 无论您寻找的来源是谁，都要进行尽职调查，以确保他们的真实身份。
并且，请记住这句话：如果它看起来好得令人难以置信，那么它很可能是真的。
什么是战术采购？
战术采购或现货采购是一种侧重于短期交易性采购以满足特定需求的采购策略。
与涉及与供应商的长期关系和合同的战略采购不同，战术采购通常用于一次性采购或出现即时需求时。
它涉及快速识别并与能够满足需求的供应商接洽、谈判条款以及执行采购。
虽然战术采购可以有效地解决即时需求或低支出项目，但它可能无法提供与战略采购相同水平的成本控制、供应商关系管理或整体价值。
然而，需要注意的是，战略采购和战术采购都有各自的优势，应根据企业的具体需求和情况来使用。
什么是采购团队？
采购团队是组织内负责获取或采购实现业务目标所需的商品和服务的一组专业人员。
采购部门是管理和优化采购流程的关键，涉及供应商选择、谈判、合同管理和供应链管理。
采购团队内的具体角色和职责可能会根据业务的规模和性质而有所不同。
例如，较小的企业可能会有一个人或一个小团队来处理采购和其他职责。
在较大的组织中，采购部门可能包括负责流程不同部分的专家，例如战略采购、合同管理、供应商关系管理和风险管理。
我如何知道我是否需要采购团队？
您是否需要采购团队取决于您的企业规模、复杂性和运营要求。 以下是需要考虑的一些事项：
- 规模和复杂性：较大的企业或运营或产品线高度复杂的企业通常受益于拥有专门的采购团队。 他们可以帮助管理广泛的供应商网络、处理复杂的合同并应对物流挑战。
- 成本效率：采购团队可以通过与供应商谈判更好的条款、减少浪费以及确定批量采购或长期合同的机会，为您的企业带来显着的成本节约。
- 风险管理：采购专业人员还可以帮助管理供应链中断、不合规问题和价格波动等风险，这些风险可能会对您的业务产生重大影响。
- 战略采购：专门的团队可以专注于战略采购，确保您的企业与质量、价格和可靠性方面最好的供应商合作。 他们还可以与这些供应商建立牢固的关系，从长远来看这可能是有益的。
订阅并接收可与买家建立信任并取悦买家的提示
我应该要求参考吗？
是的。 您可以从潜在供应商的客户那里了解很多有关他们的信息。
虽然您可以预期他们给您的任何推荐信都可能会说他们的好话，但它可以让您与中立方讨论，看看该来源是否适合您的业务开展方式。
您还应该索取产品样品。 这使您可以直接了解公司如何履行订单、他们提供的产品的质量及其包装方式。
供应链流程的其他部分是什么？
供应链流程是一个复杂的网络，包括许多活动、人员、实体和资源，所有这些都必须协调工作，才能将产品或服务从供应商提供给客户。
在采购（这是第一步）之后，以下组件构成了供应链管理流程的组成部分：
- 采购：采购之后，采购是购买所采购的商品和服务的过程。 它涉及合同谈判、发出采购订单以及确保及时付款。
- 库存管理：这涉及跟踪现有产品并了解它们的周转速度。 有效的库存管理有助于最大限度地降低成本，并确保有足够的产品来满足需求，但又不会过多而占用太多空间或资源。
- 仓储：此阶段涉及安全有序地存储采购的货物，确保在需要时可以轻松访问和检索它们。
- 需求规划和预测：此预测过程可帮助企业预测对其产品的需求并做出相应的计划。 它使用历史数据和市场洞察来估计未来需求。
- 订单履行：此过程包括接收、处理和交付客户订单。 它需要仓库、运输公司和客户服务之间的协调。
- 物流和配送：在此阶段，货物从仓库运输到零售地点或直接运输到消费者手中。 它可能涉及各种运输方式和路线的复杂协调。
- 退货管理：也称为逆向物流，涉及处理退回的产品、确定其处置（例如补货、回收或处置）以及管理退款或换货。
- 客户服务：最后一个组成部分涉及解决客户疑问、处理投诉以及确保售后客户满意度。
该流程中的每个步骤都是相互关联的，并且可以显着影响企业的成功和客户满意度。
是否有不同类型的采购？
根据您想要采购的商品，您可以直接与制造商合作、从分销商处采购或使用批发商。 以下是这些关系如何运作的示例：
- 直接与制造公司合作，省去了中间商，可以让您以最实惠的价格获得产品。 然而，并非每个制造商都会直接与每个供应商合作，或者他们的最小起订量可能超出您的能力。
- 与批发商合作可能会让您从多个供应商处获得产品。 这样，如果特定制造商无法为您提供所需的产品，他们仍然可以通过切换到其他供应商来完成您的订单。 您需要为通过批发商进行的商品支付加价，但您也会获得比通过公开市场更好的定价 - 除非您可以直接购买。
- 一些制造商仅通过经销商进行销售。 如果是这样，请向制造商索取推荐经销商名单，以确保您可以信任供应链。
全球采购的最佳实践有哪些？
全球采购是跨越地缘政治边界采购商品和服务的做法。 这是获得竞争优势的有效方式，例如降低成本、获取全球人才和改进流程。
然而，它也面临着挑战，包括语言障碍、文化差异和后勤问题。 以下是成功进行全球采购的一些最佳实践：
- 了解市场：了解您采购来源的国际市场至关重要。 这包括了解当地商业习俗、货币汇率和经济稳定性。
- 确保监管合规：遵守国际法律和法规对于全球采购至关重要。 每个国家都有自己的一套有关进口、出口和商业运营的规则。 不遵守规定可能会导致巨额罚款、法律诉讼，并损害您的商业声誉。 建议聘请法律帮助或咨询专家，以确保您满足所有监管合规要求。
- 建立清晰的沟通：由于潜在的语言和文化障碍，清晰的沟通至关重要。 确保双方明确定义并理解所有期望，包括产品规格、交付时间表和质量标准。
- 发展牢固的供应商关系：与供应商建立牢固的关系可以带来更好的谈判能力、更高的质量和可靠的交货时间表。
- 风险管理：了解国际采购中涉及的潜在风险并实施缓解策略。 这可能涉及使您的供应商基础多样化或制定备份计划以应对供应链中断。
- 使用技术：采购软件可以帮助简化采购流程、改善沟通并提供有关供应商绩效的宝贵见解。
- 可持续采购：考虑您的采购决策对社会和环境的影响。 选择可持续供应商可以提高品牌声誉和客户忠诚度。
成功的全球采购不仅仅在于找到最低的成本。 它涉及仔细的规划、强有力的关系建设以及严格遵守质量标准和法规遵从性。
我还应该知道什么？
目标是让您的货架上备有正确数量的产品。 如果您的仓库中有太多产品，您的持有成本就会增加，并且可能会面临被滞销产品困住的风险。 货架上的产品太少可能会导致缺货，让顾客感到沮丧。
创建强大的供应链意味着除了库存之外还要管理现有和潜在的供应商。 使用 SkuVault 等采购软件，您可以访问实时信息以准确管理您的库存。
您可以跟踪供应商并在库存水平降至预设限制时自动重新订购。 您可以管理所需维护的安全库存，直到更换产品到达。 您还可以使用补货报告等报告来做出更好的业务决策。
最后的想法
寻找合适的供应商需要预先投资，但这是创建高效供应链的关键。
这样想：你不应该急于建立长期的、忠诚的关系（无论是个人的还是职业的）。 同样的逻辑也适用于供应商关系。
慢慢来，考虑您的采购策略和业务流程，并优先考虑可持续的采购合作伙伴，而不是一次性的关系。
制定战略采购流程对于任何组织的供应链都至关重要。
这只是供应链的开始，因为您锁定了能够以适合您业务的价格提供您所需的商品质量的供应商。
我们都见过供应链崩溃时会发生什么。 它会导致销售损失、客户不满意，并可能损害公司的声誉。
花时间在采购过程中彻底审查供应商。 从长远来看，它会带来回报——也许在短期内也是如此。