为什么要使用项目管理软件？ | #10 项目管理入门

是否每个项目的实施都需要使用软件？ 大概不会。 然而，当时间和结果的准确性很重要时，用手边的计算器在记忆中执行复杂的计算是否值得？ 当与会者想要阅读有趣而简洁的演示文稿时，是否值得带着装满笔记的活页夹来开会？

为什么要使用项目管理软件？ - 目录：

1. 介绍
2. 节约时间
3. 监控项目状态
4. 提供信息
5. 确保项目连续性
6. 概括

为什么要使用项目管理软件？ 介绍

可能不需要说服任何人使用项目管理软件。 特别是当我们谈论的是无法在纸上运行的大型复杂项目时。 但是，有必要弄清楚使用项目管理软件的好处是什么。 首先考虑在我们的 PM 实践中我们是否控制了所有这些领域。 其次，我们可以选择最适合我们项目和团队合作细节的软件。

我们想强调四个改进对项目管理软件用户至关重要的领域。 这些是：

• 节约时间
• 监控项目的状态
• 体现信息的可用性
• 确保项目的连续性

我们将在下面一一查看它们，然后讨论值得注意的软件功能，以及市场上一些最流行的解决方案。

节约时间

该软件节省时间的好处主要在于改进了项目组织。 这是因为它意味着项目框架的简单规划和灵活草图。 如果在我们稍后将用于管理项目的程序中立即完成，准备项目章程或甘特图会更简单、更实用。

事实上，不是使用外部工具，计划可以随着项目的进展而得到补充，详细的任务张贴在看板或项目待办事项列表中。 这将提供对具体项目团队成员在特定任务上花费的时间的完全真实的衡量。

然而，当谈到项目时间管理时，软件本身的选择以及团队是否已经熟悉它是相当重要的。 毕竟，项目管理程序的复杂性差异很大，而且学习曲线可能变得难以驾驭。 Firmbee 是一个透明的环境，包含管理项目所需的所有工具，而 Jira 是一个庞大且非常复杂的工具，可以实现任务的自动化以及与外部程序的集成。

监控项目状态

项目管理软件的第二个重点领域是项目状态的实时监控。 每个程序都包含用于可视化统计数据的分析工具。 它们显示，除其他外：

• 任务执行的当前状态——完成了多少任务，什么时间，谁完成了哪些任务，
• 将实际结果与假设进行比较——例如，使用图表将任务的平均时间与其实际过程进行比较，
• 预算执行情况，以及
• 评估事情是否朝着正确方向发展的预测工具。

提供信息

该软件帮助解决的另一个问题是项目信息对团队和利益相关者的实时可用性。 项目管理软件的主要优点是可以随时登录，以及权限的区分——例如，编辑任务或查看单个团队成员的绩效统计数据。 例如，可以向客户提供查看给定一周内完成的任务的能力，但无权编辑接下来几天要完成的任务列表。

总之，第三个重要方面是促进项目中适当秩序的维护，以及沟通的透明度。 最后但并非最不重要的一点是，使用经过编辑的、动态的、协作的项目文档有助于建立一种团队成员意识和完成分配给项目目标的任务的责任感。

确保项目连续性

使用项目管理软件的一个重要但经常被忽视的优势是，它可以在人员变动时保持连续性。 这些会影响项目经理和其他团队成员。 由于历史项目数据和分析工具的可用性，新人可以相对容易地了解情况并快速介绍新任务。 无需查看完整的项目文档，她还可以了解已经完成的工作、哪些任务给团队带来了困难，以及项目是否按计划和预算实施。

概括

项目管理软件减少了完成项目所需的时间。 从计划到委派任务，再到团队成员检查他们的完成情况，项目经理不必每次都记录下来。 所有这些步骤都可以更有效地执行。 因此，花时间学习正确的程序是值得的。

它还有助于监控当前情况，并确保所有利益相关者都可以随时访问与他们相关的项目相关信息。 我们还必须增加将所有数据收集在一个地方的显着便利，这样很容易处理这些数据。 这些功能还可以更轻松地确保项目的连续性，即使是在发生重大人事变动的情况下。

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作者：卡罗琳·贝克尔

作为一名项目经理，Caroline 是寻找新方法来设计最佳工作流程和优化流程的专家。 她的组织能力和在时间压力下工作的能力使她成为将复杂项目变为现实的最佳人选。

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项目管理入门：

1. 什么是项目？
2. 什么是项目管理？
3. 如何管理项目？
4. 项目管理方法
5. 项目类型
6. 4 项目示例
7. 项目的优先次序
8. 项目活动领域
9. 项目管理成功的定义
10. 为什么要使用项目管理软件？