工作流程自动化：定义、重要性、工具以及如何使用它

每个企业或组织都有员工必须遵循的工作流程。 然而，有时这些任务可能非常耗时并且容易出错。

尽管现在的公司正在使用项目管理工具和Excel来处理多余的任务，但这仍然是不够的。 为了简化这些繁琐的任务，我们引入了工作流程自动化工具。

但工作流程自动化到底是什么？它们如何帮助企业？ 在这篇博客中，我们将了解它的定义、重要性以及您可以使用的顶级工具。 此外，我们还将讨论一些用例。 那么，让我们开始吧。

什么是工作流程自动化？

简单来说，工作流程自动化被定义为自动执行重复任务以使工作流程更加顺畅和更快的技术。 当您设置规则时，自动化软件可以安排任务、发送电子邮件、启动营销活动等等，而无需任何定期监督。

此外，工作流程自动化是一种工作方式，可以提高工作效率、节省时间、减少错误并提高人们的工作效率。 让我们通过示例更好地理解它。

工作流程自动化示例

以下是营销机构工作流程自动化如何运作的示例。

假设您在一家营销机构工作，并向客户发送每日报告。 您可以使用工作流程平台创建一个设置，自动提取必要的详细信息，将其格式化为报告并安排每天的邮件，而不是手动编译来自多个来源的数据。

这不仅可以节省时间并减少错误，还可以确保您的客户每天及时收到报告。 此外，工作流程软件可以帮助您完成以下任务：

• 自动捕获潜在客户以识别潜在客户
• 跨多个平台安排和发布社交媒体帖子
• 自动化内容创建任务
• 自动生成并发送绩效报告
• 发送欢迎电子邮件并安排初次会议。
• 收集客户反馈并发送后续沟通

工作流程自动化的 5 个最佳工具

现在您已经了解了自动化是什么及其重要性，让我们发现一些最好的工作流程自动化软件示例。

• 点击按钮
• 吉拉
• 扎皮尔
• 微软电力自动化
• 吻流

1.点击

ClickUp 是一款基于云的一体化项目管理工具，其中包括各种工作流程自动化功能。 它可以帮助您使用流程模板轻松创建和自动化日常任务。 它可以自动分配工作、提供评论、跟踪状态等等。 ClickUp 还与 Slack、Dropbox、GitHub、Bugsnag 等其他工具集成。

ClickUp的特点

• 无代码定制
• 提供甘特图、看板和工作流程库
• 无缝的团队协作和沟通
• 具有视觉效果的实时报告
• 时间和任务管理功能

Clickup 的定价：-

ClickUp 提供一个免费计划和三个付费计划。

• 免费：永久免费计划，拥有 100mb 存储空间和无限任务
• 无限制：起价 10 美元/月
• 商务：起价 19 美元/月
• 企业：根据要求提供

2.吉拉

Jira 是一个无代码自动化构建器，是非技术团队简化任务的理想解决方案。 它擅长项目和任务管理，使团队能够有效地分配、跟踪和创建任务。 该软件还提供可定制的工作流程，使企业能够根据自己的需求进行修改。

Jira 工作流程自动化软件的功能

• 自动分配和自动同步功能。
• 与您最喜欢的工具集成。
• 数百个自动化模板
• 用于组织任务的 Scrum 板。
• 报告和洞察仪表板。
• 拖放自动化构建器。

Jira 的定价：-

• 免费：免费使用计划，最多可容纳 10 位用户和 2 Gb 存储空间。
• 标准：起价 8.15 美元/月
• 高级版：起价为 16 美元/月
• 企业：根据要求提供

3.扎皮尔

就像 Jira 一样，Zapier 也是一款无代码拖放流程制作软件。 您可以自动化一切 - 从简单的任务到复杂的工作流程。 此外，Zapier 的与众不同之处在于它可以与 5,000 多个不同的应用程序连接。 无论您使用 Gmail、Slack、Trello 还是 Stripe，Zapier 都可以帮助您自动执行所有业务流程的任务。

扎皮尔的特点

• 多步骤 Zap 来自动执行任务
• 根据逻辑创建具有不同操作的路径
• 用于查找某些任务和条件的过滤选项
• 安排您的工作流程
• 将货币、日期、文本等转换为您想要的格式
• 使用 webhook 接收和发送数据

扎皮尔定价

Zapier 提供五种类型的计划：-

• 免费：免费使用计划，每月 100 项任务
• 入门版：起价为 20 美元/月（大约）
• 专业版：起价为 49 美元/月（大约）
• 团队：起价为 70 美元/月（大约）
• 公司：可根据要求提供

4.微软Power自动化

Microsoft Power Automate 是著名的业务流程自动化工具之一，可帮助用户自动执行不同应用和服务之间的任务。 它可以通过人工智能以及数字和机器人流程自动化来自动化桌面应用程序和网站。 您可以使用 Power Automate 同步、收集数据、接收通知以及自动执行电子邮件或批准请求。

Microsoft Power Automate 的功能

• AI处理和生成
• 桌面自动化
• 任务和流程挖掘
• 报告和分析
• 数据驱动的业务自动化

Microsoft 强大的自动化定价功能

Microsoft power Automation 提供 3 种类型的计划：-

• 免费：可免费使用高级功能 30 天
• Power Automate Premium：起价 12 美元/月
• Power Automate 流程：起价 123 美元/月

5.吻流

Kissflow 是最好的工作流程管理软件之一，可让您自动化流程并使用低代码和无代码方法创建应用程序。 它可用于营销自动化、项目管理和工作流程管理。 它为您提供具有易于使用的界面的分析仪表板。 您可以检查包含基本指标的简单报告，以了解自动化系统的运行情况，也可以创建自定义报告。

Kissflow的特点

• 跨职能合作
• 仪表板整洁有序
• 安全和访问控制
• API集成
• 定制和定义工作流程

Kissflow 定价

Kissflow 提供两种计划：

• 基本：起价为 1500 美元/月
• 企业：根据要求提供

工作流程自动化工具比较表

工作流程自动化的重要性以及为什么您应该选择它？

工作流程自动化工具已成为各种规模企业的必备软件。 事实上，Zapier 最近的一项研究表明，超过 66% 的中小企业依靠自动化工具来提高业务效率。

这些工具可帮助企业处理繁琐的任务、减少人为错误、提高生产力等。 以下是工作流程自动化如此重要以及您应该考虑它的一些原因。

提高效率和生产力

如果日常业务运营实现自动化，您的员工就不再需要将时间浪费在重复的活动或任务上。 这将帮助组织简化工作流程、管理时间、提高员工的绩效和生产力。

减少错误并提高准确性

人类很容易出错，在手动工作时很自然地会遇到问题，尤其是处理大量数据时。 通过工作流程自动化，人为接触点将会减少，错误范围也会最小化，这可以帮助企业减少错误并提高准确性。

加强协作与沟通

当您在远程环境中工作时，您可能会处理大量电子邮件和消息，这可能会让人不知所措。 但工作流程自动化可以通过跟踪您的交互并整齐地组织它们来提供帮助。

自动化工具可以根据您公司的工作流程进行定制，使其以目标为导向。 这意味着公司中的每个人都可以共同努力，以实现更好的协作和沟通。

成本节约和资源优化

工作流程自动化可以通过降低人工成本、提高效率来节省成本。 例如，自动化日常任务可以让员工腾出时间专注于更重要的任务，从而减少对额外员工或加班费的需求。

可扩展性和对不断变化的需求的适应性

自动化工作流程自然具有可扩展性和适应性。 随着业务的发展和发展，工作流程自动化可以轻松处理数量或工作复杂性的任何变化。 这种可扩展性确保系统保持有效和高效，以满足组织不断变化的需求。

促进问责制

如果事情是手动完成的，通常没有记录，管理者在跟踪它们时可能会遇到困难。 用于工作流程管理的自动化工具可让您创建任务、将其分配给员工并设置优先级。 这有助于识别每个员工的角色并使一切变得清晰。

如何实现工作流程自动化？

您可以通过识别重复任务、分析工作流程步骤、测试自动化和监控结果来实现工作流程自动化。 以下是有关如何实施工作流程自动化的分步指南：

识别重复性任务和工作流程

实施工作流程自动化的第一步是识别重复的任务和工作流程。 检查哪些任务适合自动化，即那些重复的手动任务。 此外，请考虑更容易出现人为错误的任务。

分析工作流程步骤并确定触发器和操作

一旦您发现了自动化的任务，请将工作流程分解为详细的步骤，以清楚地了解该过程。 然后确定可以启动工作流程中任何特定操作的触发器。 例如，如果您正在自动化招聘流程，一旦有人申请工作或发送简历，工作流程自动化就会触发。

选择适当的工具并设置自动化规则

根据您的业务需求和任务的复杂性选择最佳的工作流程自动化软件。 检查所选工具中的所有自动化规则并相应地映射您的触发器。

测试和完善自动化流程以获得最佳性能

现在对您选择的软件中的自动化工作流程进行彻底的测试。 识别并解决测试阶段的任何问题、错误或低效率。 此外，收集参与工作流程的用户的反馈，以完善和改进自动化。

监控和测量结果

成功测试工作流程后，监视和衡量结果以跟踪进度并确定需要改进的领域。 定期分析结果并确定需要改进的领域。

工作流程自动化的用例

工作流自动化软件主要用于IT行业的软件开发。 以下是工作流程自动化的一些用例：

销售和营销

• 发票交付
• 领先一代
• 社交媒体发布
• 电子邮件营销
• 客户引导和跟进

银行业

• 报告生成
• KYC（了解您的客户）
• 信用卡申请
• 贷款处理
• 开设和关闭账户

人力资源

• 自动化入职流程
• 苯丙胺类兴奋剂
• 薪资处理
• 绩效评估

合法的

• 案件追踪
• 新病例接收量
• 文档
• 报告归档
• 计费

卫生保健

• 患者入院和出院
• 预约安排
• 自动计费
• 患者报告

结论

最后，具有规则和逻辑的自动化是让您的工作变得更轻松的好方法。 它有助于组织和自定义您的任务并减少错误。 工作流程自动化还使事情变得更加可靠，帮助您快速轻松地完成任务，使员工更加负责，节省资金，减少错误等等。

每个组织都有自己的根据需要简化任务的方法。 但工作流程软件是每个组织都应该考虑的。

随着您的组织变得越来越大，您将有更多的事情要做。 自动化可以帮助解决这个问题。 因此，如果您希望通过更高效的团队获得更好的结果，工作流程自动化是您的最佳选择。

常见问题解答