選擇 PDF 軟件時要考慮的 10 個基本功能
已發表: 2023-02-22全世界有超過 3.3 億人每天使用 PDF 文檔。 PDF 已成為現代企業工作運營的支柱，尤其是隨著遠程工作文化的興起。
它們易於使用、存儲和使用。 但是，您需要使用正確的平台來處理它們。 很多PDF軟件使用起來比較死板，基本操作依賴第三方。
選擇一款可以處理 PDF 且不會對您的系統造成壓力的 PDF 軟件。 讓我們來看看選擇 PDF 軟件時要考慮的一些基本功能。
選擇 PDF 軟件時要考慮的 10 個基本功能
顧名思義，便攜式文檔格式 (PDF) 是一種數字文檔格式，其中包含可以輕鬆地以電子方式處理、保護和共享的信息。 它已成為當今數字工作空間中最突出的基石之一。
任何和所有公司運營都需要廣泛使用跨平台創建、編輯和共享的 PDF 。 作為數字時代的企業，您每天都需要使用 PDF。
為此，您需要一款易於使用並提供適合您的業務運營性質和範圍的功能的 PDF 軟件。 我們提出了選擇 PDF 軟件時要考慮的最基本功能。 看一看。
- 多格式轉換
來源
您需要在 PDF 軟件中查看的第一個也是最重要的功能是它是否可以將 PDF 文檔轉換為各種其他格式，例如 Word、Excel、PPT、JPG等。
這是因為PDF 文件以嚴格的編輯和靈活的使用而臭名昭著。 企業通常需要依賴外部工具來提取 PDF 文件的最佳用途。 使用允許隨時隨地轉換的軟件可以簡化工作流程。
您可以使用 Smallpdf 的工具輕鬆地將 PDF 轉換為 Word，並將 word 文檔轉換回 PDF 以適合文檔的使用。 它使在各種平台上共享和處理文檔變得更加容易，因為您可以根據平台上接受的內容進行更改。
- 使用方便
PDF 軟件是簡化辦公室操作工作流程的日常工具。 它們不需要是需要員工學習曲線才能使用的複雜工具。 一個 PDF 軟件應該易於使用，這樣每個人都可以充分利用它。
用戶應該能夠輕鬆地編輯和掃描文檔。 尋找OCR 功能，即光學字符識別，因為它通過識別圖像中的文本將圖像轉換為文本。 這有助於將 PDF 轉換為可隨時隨地處理的可編輯文檔。
除此之外，請參閱軟件解決方案提供的模板，這些模板可用於加快您的工作流程。 當您有可供選擇的模板時，您不必從頭開始創建文檔或在設計和佈局等方面花費時間。
- 價格和許可
PDF 軟件解決方案通常作為 SaaS 產品提供，這意味著您必須按月或按年訂閱購買。 由於這是公司每天都在使用的工具，因此他們也經常選擇終身訂閱。
PDF 軟件的價格和許可在您的購買決定中起著重要作用。 有一些免費的PDF 軟件提供基本功能，有時功能也很強大。 而其他人則以更高的價格提供過多的獨家功能。
您選擇的解決方案取決於您的預算和您需要使用該工具的用途。 列出您的需求和您可以分配的預算以做出最終決定。 如果解決方案提供免費試用，請藉此機會評估該工具是否與您的工作結構兼容。
- 跨平台使用
選擇 PDF 軟件時要考慮的另一個重要特性是它與第三方平台的兼容性。 PDF 軟件必須與其他平台協作以完成各種任務。 例如，允許多個參與者訪問一個文檔。
同樣，PDF 文檔應該能夠從各種平台輕鬆訪問。 軟件應提供靈活性，允許多方同時使用 PDF 文檔。
- 移動友好
來源
全球大約一半的網絡流量來自移動設備。 從您的員工到您的同事，每個人都可能使用移動設備訪問和處理 PDF。 因此，檢查您的軟件解決方案的移動可用性變得很重要。
您的 PDF 需要隨時隨地進行編輯。 這意味著用戶應該像在桌面上一樣在移動設備上使用它們。 這特別關注邊距的可讀性和調整。
智能手機和平板電腦等移動設備的屏幕較小，因此軟件應該能夠在不影響文本可讀性的情況下調整文檔的尺寸。 如果文檔已被壓縮，在較小的屏幕上打開時其質量應該不會受到影響。
- 內置安全性
PDF 成為企業空間首選格式的主要原因之一是它們提供的安全性。 不是每個人都可以訪問或編輯它們。 它們可以輕鬆地在世界範圍內共享，而不會損害其中的內容。
您選擇的 PDF 軟件需要提供一流的安全性，以保護文檔中的機密信息。 尋找密碼保護等功能，幫助您限制誰可以訪問文檔。
有獨特的權限允許您選擇誰可以閱讀或編輯文檔。 高級安全功能允許您在與用戶共享文檔後限製或撤銷訪問權限，以便他們無法進一步訪問該文檔。
- 客戶支持和服務
雖然 PDF 軟件本質上是易於使用的軟件解決方案，但您的提供商仍然需要確保您可以充分利用它。 查看軟件提供商是否為您提供了有關如何使用該解決方案的教程和指南。
需要有常見問題解答來幫助您輕鬆解決簡單的問題。 此外，還需要即時的客戶服務來幫助解決更大的問題。 要了解提供商提供的服務質量，請查看他們的評論和用戶的評價。
它會讓您切實了解您的提供商解決問題的效率。 此外，您始終可以向供應商本身詢問他們的客戶服務，以基本了解他們提供的服務範圍。
- 基於雲端
基於雲的 PDF 軟件解決方案是公司最常選擇的解決方案之一。 這是因為它們是輕量級解決方案，非常易於使用和授予對.
您不希望您的 PDF 系統太重或太慢。 此外，緩慢的系統會因處理緩慢而使您的整個操作流程陷入困境。 基於雲的系統使用起來快速、敏捷、靈活，並且對於大多數用戶而言易於訪問。
- 電子簽名集成
來源
隨著越來越多的企業開展虛擬業務，電子簽名選項已成為當務之急。 您根本無法將實物文件發送給一方，然後等待數天才能收到帶有他們簽名的文件。
您的 PDF 軟件應該有一個 eSignature 工具，允許用戶對文檔進行數字簽名並返回原封不動的質量。 它有助於加快各方之間的交易，並使流程更加高效。
- 自動化
自動化是任何公司流程的需要，尤其是當您的業務規模很大並且您需要每天處理大量文檔時。 在您的 PDF 軟件中尋找自動化功能，以便能夠做出正確的選擇。
拖放工具以及查找和替換工具等自動化功能可幫助您更快、更輕鬆地完成任務，而不會出現錯誤。 註釋和標記將幫助您更快地編輯 PDF。
這將使下一個用戶更容易更快地處理它們，並且他們會立即知道要查找的點。 這樣，他們可以立即處理它們。
選擇功能豐富且敏捷的 PDF 軟件解決方案，讓您的日常操作更加輕鬆
PDF 已成為企業運營的首選文件格式。 選擇正確的軟件解決方案來處理和管理它們將幫助您充分發揮它們的作用，並簡化您的日常業務運營。
在您的 PDF 軟件中尋找移動編輯和跨平台協作等功能。 它應該提供一流的安全性，同時輕巧易用，適合所有類型的用戶。
在評論中讓我們知道您認為 PDf 軟件應該具備的最重要的功能，以幫助您簡化操作。