工作組織：掌握工作組織的 10 個技巧
已發表: 2023-02-16想知道成功人士在工作中的秘訣是什麼？ 自然地，您會立即註意到這完全是個人問題，因為每個員工都擁有一套獨特的硬技能和軟技能、個性或性格特徵。 但是，您可以注意一個要素來提高日常任務的績效並促進預期結果的實現——良好的工作組織。 如何？ 您將在下面找到我們的 10 條組織技巧列表，這些技巧可以幫助您實現這一目標。
工作組織——目錄：
- 計劃你的工作
- 一次專注於一個目標（和任務）
- 記得定時休息
- 設定優先級
- 估計和控制時間
- 建立個人生產力週期
- 擺脫干擾
- 使用看板
- 使用工具簡化您的工作
- 為同事設定界限
- 更好的工作組織——現在您知道該做什麼了
計劃你的工作
您可以使用特殊的在線工具、在線筆記本、傳統上在紙上（無論哪種方式最適合您）來安排您的日程安排——如果您有興趣改進您的組織，請不要忘記計劃您的工作。 寫下特定日期或特定週的所有待辦事項是我們提到的後續步驟的基礎。 但是，請記住在工作中只安排自己 80% 的時間——其餘時間應留出以備不時之需。
一次專注於一個目標（和任務）
您無法立即完成為自己設定的所有任務——就像您無法完成前一天計劃的所有任務一樣。 專注於當下最重要的事情，你會看到積極的結果。
記得定時休息
最好將每天的休息時間安排在大約同一時間（當然，盡可能多） ——這樣您的身體就會進入特定的工作節奏，從而更容易實現您的目標。
設定優先級
哪些任務重要且緊迫，哪些要擱置？ 一旦你計劃好你的工作，你就應該確定你應該執行各種職責的順序（艾森豪威爾矩陣將幫助你做到這一點）。 通過這種方式，您將確切地知道該做什麼以及如何順利地從一項任務轉移到下一項任務，而不會讓自己有片刻的猶豫。
估計和控制時間
為了最好地安排您的工作時間，您還應該依靠估計完成特定任務需要多長時間。 通過這種方式，您將獲得對時間的控制，同時增加完成它的動力。 反過來，不斷檢查你的職責進度將使你能夠預測瓶頸並為未來吸取教訓（例如，某種類型的任務需要延長截止日期這一事實）。 這兩項行動顯著改善了工作組織。
建立個人生產力週期
你什麼時候工作最好？ 發現您是在早上、中午還是下午更有效率（以及這一事實與您的工作膳食有何關聯）是更好地組織日常工作的起點。 畢竟，最好將最具挑戰性的任務留給自己，讓自己在最有效率的時候完成，這樣完成它們至少會更輕鬆一些。 另一方面，在生產力最低的時期，你應該執行不需要太多承諾的自動和重複性任務。 這種方法將幫助您擺脫在工作中浪費時間的感覺。
擺脫干擾
請記住，對於履行日常職責而言，沒有什麼比不斷屈服於各種干擾更糟糕的了——查看社交媒體、拜訪同事或查看電子郵件。 為什麼？ 因為我們需要一段時間才能專注於手頭的任務，而每次分心都會使我們的注意力減弱，我們必須從頭開始。 因此，最好在工作期間屏蔽某些網站或使用番茄工作法（支持循環工作）以避免分心。
在這方面，還請注意，您在辦公室和在家工作時都會遇到分心的情況——找出最常讓您分心的事情，然後嘗試消除這些問題以改善您的工作流程。
使用看板
在看板上可視化您的待辦任務（列劃分是做-做-完成）改進了對工作流的控制。 更重要的是，它允許其他人查看他們當前是否可以使用您的資源，或者您是否正在專注於一項重要任務而找不到幫助的空間。
使用工具簡化您的工作
如果您在團隊中工作並且覺得需要改善各個團隊成員之間的溝通，請考慮使用此類軟件（例如我們的 Firmbee 項目管理軟件）。 允許您將有關正在發生的流程的所有必要信息存儲在一個地方的解決方案可以非常快速有效地改進相關人員的工作組織。 但是，您必須記住根據您團隊的需要適當地選擇它們（通過分析導致問題的區域）。
為同事設定界限
最後一條建議很少有人願意採納，因為人們相信這樣做可能會給您貼上“無益朋友”的標籤。 然而，有時向同事傳達你目前不會幫助他們的信息比強行支持他人並在以後面臨任務延誤更好，這可能會傷害你（與壓力和加班相關的身心健康後果）和組織（由於錯過最後期限）。
更好的工作組織——現在你知道該做什麼了
您可能認為上面列出的提示是“微不足道的”，肯定不足以清理您工作生活中的混亂情況。 然而，嘗試將一些融入到您的日常活動中，您很快就會發現結果將遠遠超出您的預測。 當然，並不是上面列出的所有技巧都適用於您的情況（這完全取決於您到目前為止在組織工作時遇到的問題），但它們無疑是思考一個合適的起點改變、執行，然後——享受結果。
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作者：卡羅琳·貝克爾
作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。