有組織和有效率的人每天都會做的 11 件事
已發表: 2017-11-05最冷靜和壓力最小的人是完成得最多的人，這是有原因的
我們經常將高效工作與每天每一秒盡可能快地工作混為一談。 我們擔心放慢速度來組織起來會扼殺我們的生產力，但事實表明並非如此：
- 普通辦公室員工每天花費一個多小時來尋找東西。
- 美國高管平均每年花費六週時間在凌亂的辦公桌和雜亂無章的文件中尋找放錯位置的信息。
- 23% 的成年人表示他們遲交賬單是因為他們失去了賬單。
就金錢和時間而言，混亂是代價高昂的。 但是，如果您能說服自己放慢腳步並保持井井有條，那麼投資回報率會讓您震驚。
“花在組織上的每一分鐘，就賺了一個小時。” - 本傑明·富蘭克林
儘管本傑明富蘭克林的估計被誇大了，但花時間組織起來仍然是一項有價值的投資。 專家估計，花在計劃和組織上的每一小時可以節省三到四個小時，否則這些時間會被浪費掉。
最冷靜、壓力最小的人是完成工作最多的人，這是有原因的——他們了解組織的重要性，並相應地調整了自己的習慣。
好消息是，只要模仿他們所依賴的習慣，你也可以變得更有條理和更有效率。
他們不會讓辦公桌變得雜亂無章
您可能認為您確切地知道在哪一疊紙中可以找到特定文檔。 但是，如果您認為使用乾淨整潔的辦公桌不會提高工作效率，那您就是在自欺欺人。 只是在你的辦公桌上整理東西的行為可以幫助你在腦海中整理它。 此外，普林斯頓大學進行的研究表明，我們的大腦越是受到凌亂辦公桌上競爭性刺激的轟炸，我們就越無法集中註意力。 這不僅僅是主觀證據； 他們能夠看到受試者大腦活動的核磁共振成像的差異。
他們從不碰東西兩次
有組織和有生產力的人從不把任何東西放在一個持有模式中，因為兩次觸摸東西是一種巨大的時間浪費。 不要保存電子郵件或電話以供以後處理。 一旦某件事引起了你的注意，你就應該採取行動、委派它或刪除它。
他們到達時不回復電子郵件
高效的人不會讓他們的電子郵件一直被打斷。 除了按計劃檢查電子郵件外，他們還利用按發件人確定郵件優先級的功能。 他們為最重要的供應商和最佳客戶設置警報，並將其餘部分保存到工作停止點。 有些人甚至設置了一個自動回复器，讓發件人知道他們什麼時候會再次檢查他們的電子郵件。
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他們從一個待辦事項列表中工作
還記得人們過去常常購買那些昂貴的、皮革裝訂的計劃書並用按優先級顏色編碼的待辦事項清單來填寫它們的日子嗎？ 這些現在可能看起來有點老派，但沒有人可以否認它是有效的。 為什麼這些計劃者有效？ 他們提醒我們保留一份待辦事項清單是多麼重要。 當您將所有內容合併到一個列表中時，您總是知道在哪裡查找，並且您可以停止浪費時間試圖記住哪個列表包含您需要的信息。
他們有高度的自我意識
高效和有組織的人對自己是誰有清晰的認識。 他們知道自己的弱點，並建立了組織結構來克服這些弱點。 如果他們傾向於讓會議時間過長，他們會設置一個計時器。 如果他們在保持會議效率方面遇到困難，他們就會制定議程。 如果他們早上忘記查看語音信箱，他們會設置提醒。 細節無關緊要； 重要的是他們仔細思考並使用特定的輔助工具和例程來解決他們的組織弱點。
他們騰出時間吃午飯
我們都去過那裡——你正忙著低頭，當你抬頭看的時候，已經過了午餐時間。 你最終要么不吃，要么從零食機上拿一個甜甜圈或一袋薯條。 兩者都是非常糟糕的想法。 甜甜圈會給你大約 20 分鐘的能量提升，但在那之後，你的注意力會像石頭一樣掉下來。 至於不進餐，它不僅會影響你的注意力、生產力和解決問題的能力，還會影響你的腰圍——而不是像你想像的那樣。 俄亥俄州立大學的研究表明，通過不吃飯而減掉的體重是肌肉重量，稍後會以脂肪的形式重新獲得。
他們吃青蛙
“吃青蛙”是拖延症最好的解藥； 效率超高的人每天早上都從這種美味的“款待”開始。 換句話說，他們先做他們待辦事項清單上最不開胃、最可怕的項目，然後再做其他任何事情。 在那之後，他們可以騰出時間來處理那些讓他們興奮和鼓舞的事情。
他們在每天結束時整理
解決雜亂的最佳方法是在每天結束時留出大約 10 分鐘來整理你的辦公桌。 雖然我們知道最好只觸摸一次，但我們都會因為電話響或有人停下來聊天而在任務中途停下來。 你真的無法阻止這樣的事情，但你可以通過解決所有你半途而廢的事情來結束這一天。
他們在前一天晚上計劃他們的日子
有條理和高效的人每晚睡覺，都知道他們第二天會完成什麼。 他們在前一天晚上就明確了他們的優先事項，因此一旦一天開始，他們就不太可能被“緊急情況的暴政”分心——那些突然出現並妨礙他們真正優先事項的小火。
他們充分利用技術
有很多關於現代技術如何延長工作日的說法，使我們始終保持時鐘。 雖然這可能是真的，但技術也可以讓我們更有效率。 無論是設置電子郵件過濾器以確保收件箱中沒有垃圾郵件，還是使用 Evernote 之類的應用程序來組織您將再次需要的信息，技術並不總是糟糕的。 使用得當，可以節省很多時間。
他們不會忽視他們的蝸牛郵件
對於這個，我們回到“觸摸一次”的理念。 對於我們大多數人來說，這些天我們真正期待的蝸牛郵件並不多。 但忽略它可能會導致問題，尤其是在涉及賬單和稅務通知等問題時。 直接打開，一到就收拾好； 否則，你最終會在沙發墊下挖掘，尋找逾期賬單。
把它放在一起
你花在尋找放錯地方的每一分鐘或試圖記住你接下來應該做什麼的每一分鐘，都會損害你的工作效率。 反過來，這會侵蝕你的職業潛力。 好消息是，您可以使用許多工具來保持組織性和生產力，因此即使是我們當中最雜亂無章的人也可以建立一個系統來控制我們。
關於作者
Travis Bradberry 博士是排名第一的暢銷書《情商 2.0》的獲獎合著者，也是全球領先的情商測試和培訓提供商 TalentSmart 的聯合創始人，為超過 75% 的財富 500 強公司提供服務。 他的暢銷書已被翻譯成 25 種語言，可在 150 多個國家/地區使用。 Bradberry 博士曾為《新聞周刊》、《商業周刊》、《財富》、《福布斯》、《Fast Company, Inc.》、《今日美國》、《華爾街日報》、《華盛頓郵報》和《哈佛商業評論》撰稿或被其報導。