2分鐘法則提高你的工作效率
已發表: 2022-08-30任務列表通常包含相對簡單的工作要做，但多個任務的組合有時會產生難以克服的障礙。 您知道當起草電子郵件、預約或訂購商品等典型任務超出您的能力時，您會感到不知所措。 如果您對不斷增長的任務列表有疑問，並且您發現拖延成為問題，請嘗試 2 分鐘規則。
2分鐘規則 - 目錄：
- 什麼是 2 分鐘規則？
- 小項目分成小步驟
- 2分鐘規則練習
- 2分鐘溝通規則
- 2分鐘規則的好處
- 2分鐘規則和習慣養成
- 時間塊
- 概括
什麼是 2 分鐘規則？
2 分鐘規則是一種有效利用時間的方法，這在 David Allen 的書名為： Getting Things Done中有所描述。 這是他的方法論的組成部分之一，但足夠簡單，可以在沒有事先準備的情況下付諸實踐。 簡單是這種方法背後的現象。
也許，最初，該方法看起來太簡單了。 事實是，儘管看起來，小任務，而不是大項目，會分散注意力，讓人無法集中註意力。 這條規則的引入可以幫助你立即練習處事。 多虧了這一點，任務不會在列表中累積，並會產生令人難以置信的大小。
立即完成一項簡單的任務不會消耗我們太多的精力，但它可以提高每一項完成和完成的任務所帶來的滿足感。 此外，它將我們的思想從思想中解放出來，讓我們專注於重要的項目。
如果你開始把那些小而簡單的任務放在一邊並推遲它們，你可能會達到有太多事情要做的地步，你甚至可能在嘗試去做之前就開始感到憂慮。 這個問題的解決方案很簡單。 立即完成所有簡單的小任務。
值得記住的是，作者本人強調了這種方法的靈活性。 2分鐘並不一定意味著你必須用手中的計時器來衡量任務。 一項任務所需的 2 分鐘是為了提醒您，許多簡單的任務可能只需要幾分鐘。 如果是 2 分鐘或 5 分鐘，則沒有區別。
小項目分成小步驟
2分鐘規則可以用在很多方面。 有很多關於利用該規則來執行簡短的任務，例如電子郵件起草和電話，但該規則可能適用於更雄心勃勃的項目。 如何？ 每個巨大的任務都可以分成更小的步驟。 多虧了這一點，這個艱鉅而可怕的項目變成了一系列具體的、有形的和簡單的任務。 這樣的修改可以幫助您啟動項目而不會感到不知所措。
實踐中的 2 分鐘規則
無論您是在辦公室還是在家裡度過一天，您的一天都是要完成的任務清單。 下面我們將展示幾個可以應用2 分鐘規則的活動示例。 這些只是示例，但它們可以幫助您識別日常任務。
由於各種原因，一些任務被推遲。 從長遠來看，這些活動是不可避免的。 遲早會有人去做。 最好一次做。 其中一項任務是洗碗。 而且飯後最好馬上洗碗。 這同樣適用於倒垃圾、遛狗或做其他簡單的家務。 2分鐘規則將幫助您節省時間並釋放更重要任務所需的能量。
2分鐘溝通規則
當您在工作期間收到一封電子郵件時，您往往會立即打開並閱讀它。 然後這就是你所做的一切，因為你提醒自己重要的當前任務，然後你決定稍後做出回應。 沒有比現在更好的時機了，因此，如果您知道電子郵件的內容並且已經花時間閱讀它，請立即回复。 不要等待，特別是如果消息很簡單，並且不需要任何更大的努力。
多虧了這一點，您將確保不會忘記它。 類似的情況是要傳遞給同事的電話和消息。 這條規則的引入對於不喜歡通過電話交談的人來說是一個很好的解決方案。 推遲和拖延無濟於事。 最好馬上做事。
2分鐘規則的好處
許多技術都有相同的目標——更好的時間管理。 2 分鐘規則的最大好處是不涉及系統。 您不必自己準備，不必擁有任何系統或應用程序。 規則很簡單——立即行動。
一個 2 分鐘的任務不是問題，但整個小任務列表會產生一種難以抗拒的沉重感。 此外，在白天，隨著所有新的任務、活動和職責，列表變得越來越長。 這會吸收能量並阻止聚焦。
使用 2 分鐘規則不僅可以降低壓力水平，還可以提高滿意度。 即使是最簡單的任務的實現也會給你一種能動性的感覺，並帶來實現另一項任務所需的能量。
2分鐘規則和習慣養成
使用該方法不僅可以幫助您養成立即進行活動的習慣，而且可能是引入新的有效習慣的好方法。 有時候我們想為自己做點什麼：開始一門新的語言課程，介紹一個閱讀習慣，或者開始鍛煉，但似乎我們沒有足夠的時間去做這些。
每天留出2分鐘聽起來不錯，對吧？ 也許這是開始新旅程並養成新習慣的好一步。 事實證明，隨著時間的推移，你會延長新練習的時間，但2 分鐘規則可以幫助你從一開始就繼續前進並克服拖延。
時間塊
只需 2 分鐘的簡短任務通常很容易完成。 如果它們很多，它們可能會佔用您的大部分時間。 如果有一個巨大的、重要的項目必須按時完成，並且需要您特別注意怎麼辦？ 並非所有活動都可以分成小塊或步驟。
有些職責需要高度專注和專注。 如果您處理這樣的項目，請嘗試阻止您的時間。 時間阻塞允許您在指定時間的整個持續時間內專注於一項任務。 在工作完成之前不要停止工作。 過程中的重複休息會降低集中註意力的能力，並使您的工作效率降低。
概括
當您從事需要高度集中註意力的活動時，2 分鐘規則很有用。 該規則鼓勵人們將其分解成更小的塊，而不是試圖一次完成所有事情，這可以幫助他們在更短的時間內完成更多工作。 此規則可以應用於您需要執行的任何任務或活動。
例如，如果您有很多電子郵件要寫，那麼從需要較少時間和精力的電子郵件開始會更好。 這樣，您就不會感到疲倦並最終在以後拖延那些更困難的任務。 2 分鐘規則是一種生產力技巧，可用於確保您不會在不必要的任務上浪費時間。 它是一種自我控制的工具。
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作者：安迪尼科爾斯
具有5個不同程度和無窮動力儲備的問題解決者。 這使他成為一個完美的企業主和經理。 在尋找員工和合作夥伴時，對世界的開放和好奇是他最看重的品質。