設計和進行有效桌面練習的 4 個步驟

桌面演習通常縮寫為 TTX 或 TTE，是應對危機的一種特殊形式。 它從其他風險管理方法中脫穎而出，以其最顯著的特點——無壓力的氛圍。 因此，團隊通過小組討論的形式討論要採取的措施的個人范圍、特定團隊成員的角色以及可能的場景。

這一切都是通過演講、分享和尋找解決方案來實現的，而不是像現場演習那樣通過行動或行動來實現。 在這種形式下，關鍵是要學習並看看理論規定是否能轉化為實際的緊急情況。 從本文中，您將了解桌面練習可以給組織帶來什麼價值、何時值得進行這些練習以及如何正確進行它們。

進行桌面練習的基本規則

桌面演習是旨在設計緊急情況下應遵循的程序和採取的措施的會議。 根據組織的類型，它可能涉及概述應對網絡攻擊、地震等自然災害或突然的恐怖襲擊的方法。 它還可以有一個更隨意的範圍，例如弄清楚如何處理重要團隊成員的流失或市場上突然出現的競爭對手。

無論緊急程度如何，桌面演習都有一個共同點：一個現成的場景，其中包含要採取的具體措施及其進展。 如果沒有場景，進行 TXT 就沒有意義。 這是因為這些練習的主要目的是檢查組織中運行的理論規定是否反映在現實中以及是否需要進行更改。 因此，如果您的組織在緊急情況下沒有明確的行動計劃，那麼第一步應該是編寫這樣的場景。

這些練習在輕鬆的環境中進行，使所有團隊成員能夠自由地定義自己在應對特定情況時的角色，並毫無恐懼或羞恥地討論令人不安的問題。 在這裡，不是競爭和考驗員工能否在壓力下行動，而是團隊學習和工作。

進行桌面演習能帶來什麼價值？

進行桌面演習不像現場演習那麼耗時，但仍然需要投入時間並召集各個團隊成員。 您需要投入一些資源，但您將獲得的回報是許多好處，不僅對組織而且對團隊成員也有好處。

TXT 能為組織帶來的價值

• 在臨時會議期間驗證程序比危機期間的“現場”測試要好得多
• 有機會完善規則、縮小差距並實施糾正措施
• 提高應急響應技術的機會
• 加強團隊成員之間的聯繫
• 驗證員工了解並遵守協議的理論規定

TXT 能為團隊成員帶來的價值

• 有機會以休閒的方式完成您的角色
• 更好地記住處理特定情況的後續步驟
• 有機會提問，擴展你的知識
• 運行場景和測試有助於提出對單個記錄進行更改或改進的建議

如何進行桌面練習？

1. 確定進行桌面演習的目的

規劃桌面練習應首先定義您在執行後想要實現的目標以及計劃如何應用所取得的結果。 對於某些人來說，關鍵問題將涉及教育那些錯過了分析之前計劃中各種條款的機會的團隊成員。 其他人會在其中找到一個評估理論原則是否反映在現實中的機會。 無論您進行此類練習的主要動機是什麼，它們一定會帶來比您計劃的更多的好處。

2. 指定參與人員並定義他們在演習中的角色

雖然桌面練習是靜態的，並且以隨意的小組談話的形式進行，但仍然有一定的規則可循。 您必須指定參與練習的人員並為他們分配特定的角色。 其他人可以觀看並跟隨場景，但為了避免混亂，他們不應該在練習過程中積極參與。 觀察員還可以表達他們的觀點，這在演習的評估和記錄過程中會派上用場，因此值得在 TXT 後立即安排一個提問和提出建議的時間。

整個努力的一個重要組成部分是任命合適的領導者/協調者。 您可以從團隊中選擇某人或聘請專業人員來完成此任務。 無論哪種方式，該人不僅應該非常了解場景、公司規則以及各個團隊成員的任務，而且還具有正確進行練習的特定人際交往能力。

引導者應該了解並仔細決定何時跟隨以及何時領導小組。 一個人還應該擁有的關鍵資產是能夠為創造性討論提供舒適的條件，並主持辯論以保持主題。 一位成熟的桌面演習領導者會感受到團隊的存在，並在寬鬆和嚴格的規則之間保持良好的平衡。

3. 確定具體場景

該場景應該響應對組織來說最真實的潛在威脅。 這在很大程度上取決於業務類型，也取決於總部的位置。 這樣的行動計劃可以解決颶風或其他因素的發生，但也可以指定處理大規模黑客攻擊的後續步驟。



無論您的目標是什麼，場景都應該定義並詳細描述一個相當現實的情況。 它必須包括向個人提出的問題，讓他們保持正確的心態，並檢查他們是否做出了正確的決定。 這是因為每個團隊成員都必須知道在發生危機時該聯繫誰、哪些行動是必要的以及需要優先考慮和保護哪些剩餘資源。 他們需要在預定的會議之前熟悉一下大致場景，以便做好準備。

該場景必須包含特定的腳本，但是，這裡值得考慮一些靈活性。 也許在討論過程中，進一步的觀點會發生變化，團隊成員的做法將為整個情況帶來新的啟示。 在這種情況下，領導者最好不要打斷討論，讓它自然流動，稍微偏離原來的劇本，以打造一個更好的、升級的劇本。

4. 記住最後的分析

這些練習讓團隊成員了解自己的角色，並測試他們是否了解在緊急情況下正確應對的各種規定。 然而，桌面練習的真正價值來自於對本次討論的分析，並且在於提供改進和增強現有解決方案的機會。 這就是為什麼在演習結束後分析整個事件並據此做出報告同樣重要。 這些信息可以改進應急計劃並驗證其中的差距。

桌面總是正確的解決方案嗎？

當然，每種風險管理和應急準備方法都有其優點和缺點。 他們提供的結果是由幾個新出現的變量、環境、情況和人員決定的。 桌面練習也是如此。 不可否認，這個練習可以讓您測試現有的指導方針並評估環境和人員。 它還使您能夠了解其他團隊成員的建議。

這也是一個很好的學習和提問的機會，不需要太多的資源，也不是太勞動密集型的。 此外，此類練習還可以遠程進行，因此對於分佈在世界各地不同地點的組織來說，它們非常有效。

然而，這並不意味著這種方法是一種理想的解決方案，它也有其缺點。 首先，輕鬆的氛圍和理論性的談話永遠無法反映真實的事件，即使是準備充分的員工也可能會失敗，因為增加了壓力和匆忙行動的需要。 在桌面練習中，您可以檢查每個人是否都知道自己的角色，但您並不總能發現計劃中的所有缺陷。 其中一些只會出現在現實生活中，而不是在理論討論中。

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作者：卡羅琳·貝克爾

作為項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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