5個常見的發票錯誤
已發表: 2022-05-02錯誤是不可避免的。 在開具發票時，它們往往會偶爾發生。 哪些發票錯誤最常見？ 如何避免發票錯誤？ 他們會有什麼後果？ 如果您想知道這些問題的答案，請閱讀我們關於 5 種常見發票錯誤的文章。
5 個常見的發票錯誤——目錄
- 錯誤的發票號碼
- 交易對手數據不正確
- 沒有關於付款方式的信息
- 商品或服務描述不正確
- 計費錯誤
- 概括
錯誤的發票號碼
每張發票都必須有一個唯一的編號。 這是顯而易見的，但在某些情況下，很容易犯這些發票錯誤。 如果您使用 Word 或 Excel 等程序或其等效程序來開具發票，則尤其如此。 乍一看，這似乎會使您的發票工作更輕鬆。 在此類程序中，您可以準備現成的發票模板，您只需在簽發後續文件時更改數據。 但是這個解決方案有一個很大的缺點。
覆蓋後續文件可能會導致您迷失編號。 將發票保存為 Word 文檔中的連續頁面或 Excel 中的連續工作表也可能導致不准確。
發票編號中最常見的發票錯誤是什麼？ 有兩種類型：重複發票編號和編號間隙。 當稅務機關檢查時，這兩種發票錯誤都會產生令人不快的後果。 包含空白的編號可能表明並非所有已開具的發票都包含在稅收計算中。 編號上的空白即使是偶然的，也不是為了誤導稅務機關，也會引起嚴重的質疑。
第二種錯誤，即兩張或多張相同編號但內容不同的發票，也可能表明它們是故意以這種方式開具的，以避稅。 在這種情況下，過帳此類發票也可能存在問題，因為會計軟件可能不允許您輸入兩個或多個具有相同編號的單據。
糾正這種疏忽可能並不容易，尤其是如果您已經向您的客戶發送了此類錯誤的發票，但後來才意識到您的編號錯誤。 它們對您的承包商來說並不重要，因為他們不會檢查您的發票的正確編號。 因此，他們可以毫無問題地支付此類發票。 但在稅務審計的情況下，您可能會因此受到處罰。 這就是為什麼最好防止它們的原因，例如，通過使用自動分配編號的發票程序或應用程序。 這樣，您將避免發票錯誤，並確保您沒有開具錯誤編號的發票。
交易對手數據不正確
我們只是人類，失誤時常發生在我們所有人身上。 這可能是您開具發票的公司名稱的拼寫錯誤或客戶名稱的拼寫錯誤。 一個典型的也是承包商的錯誤地址。 在這種情況下，可能會出現各種錯誤：錯誤的樓號、錯誤的郵政編碼、錯誤的街道名稱，甚至是公司總部所在城市的拼寫錯誤。 您也可能在發票上寫錯客戶的稅號。
這些似乎只是小事。 但是當他們的名字或姓氏包含拼寫錯誤時，沒有人喜歡它。 此外，它們可能導致稅收後果。 不正確的承包商數據可能使他無法將此類發票視為其業務成本。 在這種情況下，有必要更正數據。 這將延長您等待此類發票付款的時間，因為您的客戶可能會在收到包含正確數據的文件之前拒絕付款。
另一種類型的缺陷是向完全不同的收件人數據開具發票。 當通過覆蓋文件中的數據手動創建發票時，尤其會發生這種情況。 在這種情況下，銷售的正確數量的商品或服務包含在發票中，但收款人數據仍保留在前一張發票中。
這種失誤可能會導致您將此類發票發送給錯誤的收件人，該收件人沒有從您那裡購買發票上列出的物品。 您也可以將其發送給從您那裡購買的承包商，但該發票上的收件人信息將是錯誤的。 除非您更正它們，否則您當然不能指望收到此類發票的付款。
如何避免它們？ 這是發票程序可以幫助您的地方。 您可以使用它來創建客戶數據庫。 您只需要檢查一次他們的數據，這樣您以後就可以完美地開具發票。 某些程序使您能夠從政府記錄中下載公司數據，因此您可以在開具發票時避免這些錯誤。
沒有關於付款方式的信息
每個人都喜歡將錢存入他們的帳戶。 但缺乏有關如何付款的信息可能會導致無法支付發票。
這是可能發生各種錯誤的地方，從沒有銀行帳號到不正確的帳號到不知道何時以及如何支付發票。 這裡的不准確可能會產生各種後果。 錯過到期日可能會導致客戶在法定期限內向您支付發票。 但是一個錯誤的帳號，甚至沒有一個帳號，都會導致承包商無法向您付款。 只有當您更正或完成此數據時，您才能依靠發票付款。
商品或服務描述不正確
發票必須包含所售商品和服務的準確描述。 雖然在商品錯誤的情況下不太常見，但對服務的良好描述可能會導致許多問題。 您的客戶不得懷疑他們正在為所訂購的商品付款。 這就是發票上的數據必須與訂單上的數據相匹配的原因。
根據您的承包商的程序，有些可能需要對您提供的服務進行更詳細的描述，而有些則可能不需要。 儘管如此，確保准確性是一個好主意，這樣您以後在收到付款時就不會遇到問題。 需要糾正不正確的描述，這可能需要一些時間。 因此，您收到此類發票的付款可能比您預期的要晚。 解決這個問題的方法可能是創建一個已售商品目錄和對單個服務的準確描述。 這樣，您將始終在發票上清楚清晰地描述您的報價。
計費錯誤
發票不得包含任何會計錯誤，但可能會發生這些情況。 有幾個地方最常出現。 其中包括要支付的總金額。 它可能被錯誤地加起來，使發票被低估或高估。 這些選擇都不是有益的。 為什麼？ 因為它對開具發票的人產生了不好的影響。
可能發生客戶沒有仔細檢查您出具的文件是否包含會計錯誤並支付此類發票的情況。 但結果是，您收到的錢可能太少或太多。 在第一種情況下，您將不得不要求客戶支付額外費用，這可能會使您受到不利影響。 在第二種情況下，客戶可能會要求退還多付的款項，這可能會嚴重影響貴公司的聲譽。 在這兩種情況下，此類發票都可能受到稅務審計的質疑，因此最好避免。
發票上出現會計錯誤的另一個地方是計算所售商品的價值。 在這種情況下，商品件數與單件價格相乘可能會出現錯誤。 這種情況最常發生在手動進行計算時。 計算增值稅值時也可能出現錯誤。 使用發票程序將幫助您避免此類發票錯誤，因為計算是在那裡自動進行的。
發票錯誤 - 摘要
發票錯誤發生在每個人身上。 但是，您應該知道它們可能會產生法律後果。 發票錯誤也會導致付款延遲，並對貴公司的信譽產生負面影響。 解決方案之一是使用專用的發票平台，使許多流程自動化，同時讓您避免基本錯誤。
另請閱讀：發票應包括什麼？ – 12 個基本要素
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作者：安迪尼科爾斯
具有5個不同程度和無窮動力儲備的問題解決者。 這使他成為一個完美的企業主和經理。 在尋找員工和合作夥伴時，對世界的開放和好奇是他最看重的品質。