最大化專案價值的 5 個步驟

所有小型企業的共同點是他們對成長的渴望和實現夢想的動力。 但是，成功之路並不總是那麼清晰。 在本文中，我們將探討如何採用基於專案的成長方法來最大化專案價值並快速為您的企業帶來收益。

1. 聚焦

當成長開始時，小企業主通常會陷入日常任務或急於同時啟動太多專案。 但是，這兩種方法都無法促進永續成長。

永續發展業務就像爬樓梯一樣——您必須一次有意識地向前邁出一步。 首先列出可供您使用的不同項目選項。 然後，仔細檢查每個項目的三件事：

• 這個專案對我的業務有多重要？
• 這個專案的可行性如何？
• 如果我不做這個項目，會有什麼後果？

將最可行、最重要且如果不完成則會產生最大後果的項目放在清單的頂部。 這樣，您就有了一條清晰的前進道路。

2. 理解

為了使專案有意義，您必須了解它將如何為您的組織帶來價值。 因此，首先要設定一個與專案相協調的業務目標。 編寫目標有時可能需要多次迭代，因此請嘗試從以下語句開始：

• 我們進行這個專案是為了實現目標x並避免風險y 。
• 我們正在進行這個專案來提供x值，因為這使我們的組織定位在z上。
• 我們正在進行這個項目，因為如果我們不這樣做，就會發生後果。
• 我們進行這個計畫是為了改善我們組織的這一部分，以便我們能夠進行z 。

建立良好的業務目標來指導您的專案將幫助您確定如何衡量成功。 考慮可以衡量哪些結果來確定您是否實現了目標。 當您的團隊了解專案的價值及其成功或失敗的影響時，專案將變得最強大。 這些專案背後更有可能有一個積極進取的團隊，對專案成功有更堅定的承諾。

3. 規劃

人們很容易對一個專案及其目標感到興奮，尤其是當您自己或與一個小團隊一起執行該專案時。 這使得盡快開始變得非常有吸引力。

儘管制定計劃似乎是浪費時間，但忽略這一步是一個關鍵錯誤。 現實情況是，結構良好的計劃可以為以後評估專案績效提供必要的數據。 在專案經驗有限的年輕組織中，這些數據對於幫助您持續改善專案交付至關重要。 而且，當項目與價值掛鉤時，您還可以增強實現價值的能力。

計劃對於評估專案是否步入正軌以及識別可能影響其交付和成功的風險也至關重要。

專案計劃中應包含的關鍵事項

• 預算－了解您的企業可以對專案進行什麼樣的投資，並將其與預期回報進行比較。 考慮收回投資需要多長時間，因為這可能會影響您實現專案的時間表。
• 時間表－確定實現專案所需的關鍵里程碑，並設定實現目標的時間。 分析市場狀況和其他業務需求，這些需求將決定專案何時能夠成功。 檢查里程碑計畫是否符合長期業務需求，並利用這些見解完善時間表。
• 風險分析 –與您的專案團隊討論以下問題，並隨著專案的進展重新審視這些問題：
  • 可能會出什麼問題？
  • 這些問題發生的可能性有多大？
  • 它們的潛在影響是什麼？
  • 我們可以採取哪些措施來減輕這些風險？
  • 是否應該立即實施這些步驟？
• 溝通 –問自己以下問題，確保整個專案中的有效溝通：
  • 誰需要了解這個專案？
  • 哪些資訊對他們來說很重要？
  • 他們多久需要更新一次？
  • 傳遞此訊息的最有效方式是什麼？
  • 我們如何才能最好地支持這些溝通需求？
• 範圍－確定實現業務目標所需的最低任務清單。 範圍可以透過多種方式記錄，通常從範圍說明書開始——一段描述專案預期結果的簡短段落。 其後應列出未包含在範圍內的內容。 範圍也可以使用以下方式定義：
  • 待辦事項清單－完成專案所需的所有任務的優先順序清單。
  • 工作分解結構－依完成順序排列的任務的順序矩陣。

4、執行

考慮專案成功所需的專業知識以及誰可以提供這些專業知識。 然後，目標是創建盡可能多樣化的團隊。 多元化——再加上適當的支持和促進公開辯論和討論的環境——將產生高績效的團隊。

專案資源將專門用於該項目，還是有其他職責？ 如果他們還有其他職責，請確保您的時間表包括意外情況，例如：

• 專案團隊需要多久開會一次？
• 您會使用科技來幫助您管理正在完成的工作嗎？
• 您如何知道工作已完成？
• 誰將對該專案負責？

5. 學習

提供價值的項目也提供寶貴的學習機會。 因此，一定要與不同的團隊成員和利害關係人進行專案回顧或事後分析。 評估哪些進展順利，確定需要改進的領域，認可團隊成就並審查專案指標。

在報告中總結您的發現，並將其保存以供將來參考。 此步驟對於最大化您的組織從專案中獲得的價值至關重要。 透過根據所學到的經驗教訓不斷改進，您可以加快未來專案的投資回報。

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