提高工作效率的 7 個專家任務管理技巧

高效的任務管理對於確保在不犧牲質量或創造力的情況下以有組織的方式完成所有事情至關重要。

有這麼多事情要做，忘記目標需要時間。 但是，您可以通過正確的策略保持領先地位並實現您的目標。

本文將討論七個專業的組織技巧，以幫助您更有效地管理任務並提高工作效率。 因此，無論您的工作生活變得多麼忙碌，您都可以使用這些簡單的策略來完成工作。

7 個任務管理技巧以及如何實施它們

1. 使用艾森豪威爾矩陣
2. 使用任務管理軟件
3. 自動化重複性任務
4. 創建每日清單
5. 將任務委派給合適的人
6. 簡化溝通
7. 休息一下，練習自我保健
   

但首先，必須問一個問題：

為什麼任務管理如此重要？

任務管理非常重要，因為每個職業，無論哪個行業，都需要它。 通過明智地管理你的時間，你可以在更短的時間內完成更多的工作，從而提高生產力和效率。

除了讓你控制你的工作量之外，它還允許你進行計劃，這樣任務就不會重疊。 此外，良好的任務管理鼓勵團隊成員之間更好的協作，因為每個人都知道他們需要做什麼以及何時做。

任務管理需要戰略規劃、組織和溝通技巧——記住這些技巧，您應該能夠像專業人士一樣管理您的任務。 讓我們考慮艾森豪威爾矩陣。

1.使用艾森豪威爾矩陣

“如果不到兩分鐘，現在就做。” -大衛艾倫，生產力顧問和“完成工作：無壓力生產力的藝術”一書的作者

艾森豪威爾矩陣是一種強大的任務管理技術。 該矩陣由美國前總統 Dwight D. Eisenhower 開發，由四個像限組成：

• 重要且緊急
• 重要但不緊急
• 不重要但緊急
• 不重要也不緊急

通過將任務劃分為這些類別，您可以使用矩陣來確定首先處理哪些任務、其次處理哪些任務等。

如何實施

在紙上或在線任務管理軟件上寫下您當前的任務。 按重要性和緊迫性分配每項任務。

完成那些不重要或不緊急的。 然後製定一個計劃，一次完成一項任務。

例如，如果您是一名社交媒體營銷人員，在分析帖子的績效數據後應用艾森豪威爾矩陣，您可能會注意到視覺帖子比基於文本的帖子表現更好。 因此，按照該方法，您可以在純文本帖子上創建視覺內容。

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使用艾森豪威爾矩陣作為管理業務任務的組織戰略的一部分，您可以降低壓力水平，同時提高生產力並取得成功！

在下一節中，我們將了解任務管理軟件如何幫助您將組織的生產力提升到一個新的水平。

2.使用任務管理軟件

“創建一個適合你的系統。不要強迫自己進入一個不起作用的系統。” - Laura Vanderkam，時間管理專家和作家 《 168小時：你的時間比你想像的多》

同時管理多個項目可能具有挑戰性，尤其是在截止日期緊迫且工作量似乎永無止境的情況下。

如果沒有適當的組織和溝通，您的企業可能會錯過最後期限、丟失數據和糟糕的客戶服務。 它可能會損失您的收入並損害您的聲譽。

使用正確的工具可以使團隊和個人輕鬆輕鬆地完成此過程。 任務管理軟件是各種規模的企業創建任務、將任務分配給團隊成員並更有效地跟踪進度的強大工具。

該軟件允許您為單個任務設置截止日期，並在這些截止日期臨近時在中央儀表板中獲得提醒。

團隊成員還可以就項目進行協作和交流，而無需在多個應用程序或平台之間切換，從而減少混亂。

如何實施

例如，內容創作營銷人員可以創建大綱並將寫作部分（研究/文案寫作/SEO 優化）分配給隊友。

使用每個人都可以訪問的共享文檔，可以輕鬆跟踪更新並查看每個成員在完成分配給他們的任務中取得的成就。

Trello、Asana 或 Basecamp 等流行的任務管理軟件通常包含分析功能，可讓您隨時間跟踪團隊的績效並確定改進之處。

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在為您的企業選擇合適的任務管理軟件時，請考慮您的需求和預算。

尋找具有符合您要求的功能的軟件，例如任務分配、截止日期、進度跟踪和文件共享。

在使用一個軟件選項之前測試不同的軟件選項，並確保您的團隊接受過培訓並且能夠自如地使用它。

3.自動化重複性任務

自動執行您經常執行的任務以節省時間並減少錯誤。 使用宏、腳本和自動化軟件等工具來簡化您的工作流程。”- Laura Stack，生產力和時間管理專家兼作者 的“當有太多事情要做時該怎麼做：減少任務，增加結果，每天節省 90 分鐘”

自動化客戶服務、數字營銷或項目管理等領域的重複性任務可以優化您的工作流程。

借助軟件和技術，企業主可以自動執行數據輸入、發票和電子郵件營銷等任務，從而節省時間並最大限度地減少錯誤。

自動化工具提供自動電子郵件、票務系統、呼叫分配和聊天機器人等功能，以幫助網站訪問者或客戶快速找到答案，而無需等待或發送多封電子郵件。

此外，它們還允許您根據緊急程度或重要性確定請求的優先級，以便您的團隊可以首先關注最緊急的項目。

如何實施

例如，假設您負責在成功銷售後發送後續電子郵件——您可以使用電子郵件自動化工具，而不是手動創建每個電子郵件並重複輸入相同的信息。

這將節省時間，同時確保您的客戶及時收到來自您的企業的通信。

圖片來自個人郵箱

自動化重複性任務可以對改進業務任務管理產生重大影響。 通過騰出時間，員工可以專注於需要人類關注的更高層次的任務，例如解決問題和決策制定。

話雖如此，創建每日清單是確保您的團隊保持正軌並實現其目標的一個不可或缺的步驟。

4.創建每日清單

“待辦事項列表應該是動態的、靈活的，並且應該根據不斷變化的優先事項進行調整。” - Julie Morgenstern，組織和時間管理專家兼作家 《由內而外的時間管理》

缺乏結構和清晰的計劃會使您的工作日變得混亂和低效。 結果，您可能會感到壓力和焦慮，從而導致您的工作質量下降。

通過創建每日清單，您可以保證沒有任何任務漏掉，並且所有團隊成員都在同一頁面上了解需要完成的事情。

如何實施

首先列出當天所有最緊迫的任務。 然後將它們分解成更小的、可管理的任務。

接下來，根據任務的重要性和截止日期確定任務的優先級，並附上註釋或詳細信息以幫助您完成任務。 最後，全天跟踪您的進度。 這一步也可以有艾森豪威爾矩陣。

例如，內容營銷人員可以創建一個每日清單，其中包括撰寫博客文章，該文章可以分解為更小的任務，例如集思廣益、概述文章、進行研究、撰寫草稿、編輯和發布。

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留意白天的任何新任務或截止日期。 按時將這些任務添加到列表中可以幫助您保持井井有條並防止它們從裂縫中溜走。

在每天結束時查看您的清單以評估您的進度並根據需要調整您的優先級和時間估計。

每日檢查清單可確保您認真對待所有任務。 因此，更容易將任務委派給合適的人。

5. 將任務委派給合適的人

“確定優先級是關鍵。列出您的任務並專注於對您的目標影響最大的任務。” - Brian Tracy，作家和勵志演說家 以在時間管理和生產力方面的工作而聞名。

在任何涉及團隊合作或協作的職業中，您都希望您的團隊成員處理與其優勢和專長相符的任務。

當您嘗試自己做所有事情時，您可能會不知所措並筋疲力盡。 您可以通過委派並確保任務按照您的標準完成來有效地管理您的工作量。

如何實施

委派任務時，首先要考慮每個團隊成員的技能和專業知識。 通過確定最適合這份工作的人，您將確保每個團隊成員都能發揮自己的優勢並完成他們可以處理的任務。

此外，通過根據技能水平分配工作，您可以降低發生錯誤的風險並最大限度地提高團隊產出的質量。

將社交媒體管理等任務委派給在該領域有經驗的團隊成員，並專注於內容創建和策略。

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為委派任務提供明確的說明對於確保團隊成員了解需要完成的內容以及任何相關的截止日期或期望至關重要。

讓我們探討簡化溝通如何進一步改進您的任務管理流程。

6. 簡化溝通

“清晰是關鍵。在你的溝通中要具體和直接，避免不必要的細節和行話。” - Erica Dhawan，溝通與協作專家兼作家 “數字肢體語言：如何建立信任和聯繫，無論距離多遠”

當溝通可以更好時，任務完成時可能會出現錯誤，也會出現延誤。 另一方面，有效的團隊合作和任務管理取決於良好的溝通。

如何實施

首先，設定對響應時間和溝通渠道的期望，以便每個人都在同一頁面上。 然後，利用電子郵件或即時消息系統發送信息和更新，讓每個人都保持聯繫和了解情況。

其次，每天安排時間進行小組討論，討論一天中取得的進展。 讓每個人都互相討論他們的挑戰可以更容易地更快地解決問題。 除了每日簽到外，還鼓勵團隊成員之間進行公開對話以促進協作。

例如，一個項目管理團隊可以設置一個 Trello 看板來分配和跟踪任務，通過 Zoom 或 Slack 安排定期簽到，並設定響應時間的期望值。

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現在我們已經討論了團隊管理任務，讓我們繼續討論業務任務管理中經常被忽視但至關重要的部分——休息和自我照顧。

6.休息一下，練習自我保健

“累了就休息。讓自己、身體、思想和精神煥然一新。然後重新開始工作。” -拉爾夫馬斯頓，勵志演說家和作家，以其在個人發展和成功方面的工作而聞名。

照顧好您的身心健康對於實現您的目標和發揮最佳表現是必要的。 忽視自我保健會導致倦怠、疲勞和整體幸福感下降。

如何實施

• 進行一些短暫的休息，例如在戶外散步 15 分鐘或進行伸展運動
• 吃健康的飯菜和零食
• 睡前讀一本書，或每天早上冥想 10 分鐘
• 每晚睡眠充足。 睡眠不足與白天的表現下降有關。

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  將這些活動納入一個人的日常生活中，除了身體健康之外，還能帶來深遠的好處。

工作時充滿活力、放鬆和自信的員工能夠更好地應對日常挑戰。

結論

有效的業務任務管理意味著根據它們的重要性級別對它們進行優先級排序，並充分規劃以使一切順利進行。

將這些技巧融入您的日常生活可能需要付出一些努力和努力，但回報是值得的。 您不僅會提高業務的成功率，還會促進您的個人成長和發展。

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作者簡介：

Oliver Stasinszky 是 LiveAgent 的外展團隊負責人，具有電子商務和客戶服務背景。 他熱衷於寫作、閱讀和學習如何演奏任何樂器。