小企業主提高績效的 7 個生產力技巧

已發表: 2019-09-10

經營一家企業很難。您需要完成的任務列表永無止境。不幸的是，一天只有這麼幾個小時。這是一個大問題，因為試圖做任何事情都會讓你不知所措。

你需要最大化你的輸出。

幸運的是，有一些簡單的方法可以提高您企業的生產力輸出。以下是一組有用的生產力技巧，您可以立即嘗試，讓您更好地控制和規劃您和您的團隊的工作相關任務。

讓我們開始吧。

1.一次一項任務

用相互競爭的工作、截止日期和項目來讓你自己和你的員工超負荷，這對任何人都沒有任何好處，並且會導致高度的壓力和混亂。

儘管有些人吹噓他們可以同時處理多項任務，但科學並不能支持他們的說法。克利夫蘭診所進行的一項關於生產力的研究表明，只有2.5% 的人可以有效地同時處理多項任務，這使他們成為了極少數。多任務處理也會阻礙而不是幫助績效，從而降低員工的效率。

與其讓你的團隊同時處理多項任務，不如建議他們編寫待辦事項列表，優先考慮關鍵任務，但要確保每件事都在自己的時間內完成。強調在進行下一項任務之前正確完成一項任務的重要性。

生產力提示應該將工人推向更高效的方向，從而有利於您的小型企業的運營。但是，當然，如果您想提振您的小型企業，生產力提示只是冰山一角。

2. 改善團隊內的協作

正如他們所說，團隊合作使夢想成真！考慮到這一點，為每個人的利益簡化您的小團隊的共享和協作流程總是一個好主意。

採取這種增強的協作水平的一種簡單方法是投資於可以完成大量艱苦工作的軟件。示例包括即時通訊軟件（Microsoft Teams 具有出色的“聊天”功能）和對可實時編輯的文檔的可靠訪問（例如 Google Sheets 和 Google Docs）。您還可以為遠程工作人員或自我隔離的員工推出可靠的視頻會議軟件（MS Teams、Google Meet 和 Zoom 都運行良好）。

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協作不只是提高生產力水平；它還提高了工作人員的滿意度。夏洛特皇后大學的一項研究表明，75% 的雇主認為團隊合作和協作“非常重要”，但只有 18% 的員工在績效評估期間接受了溝通評估。

不要成為後者的統計數據，並為您的團隊投資合適的技術。例如，為遠程工作人員配備系統，同時仍確保協作過程盡可能順利。這些生產力提示將在短期、中期和長期內使您的小型企業受益，並且是設定 SMART 業務目標的總體計劃的一小部分。

3.嘗試自動化

許多人似乎認為自動化意味著用機器人取代整個勞動力。相反，現在有一些優秀的自動化工具可以完成所有繁瑣的工作，而您的員工則可以處理重要的事情，例如潛在客戶生成。

安排社交媒體營銷帖子和整理費用報告是特定軟件可以輕鬆處理的任務示例。 Asana 或 Slack 等勞動力管理系統可以輕鬆安排工作，並讓每個人都在同一頁面上，了解項目的時間表和必要的文件。

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技術可以是一件美妙的事情，如果以正確的方式使用，它可以通過幾個簡單的步驟來改變您的業務生產力。

4. 避免分心

作為人類，我們並不擅長一次專注於幾個小時的任務。反复研究表明，大多數人在很長一段時間內難以集中精力參加會議。

考慮到這一點，很容易讓工作場所的干擾使您的團隊無法完成工作。我們並不是說您需要實施嚴厲的措施，例如將您的員工鎖定在一個房間裡，但這里和那裡的一些生產力技巧會有所作為。

例如，嘗試將電子郵件限制為僅在一天中的特定時間完成，例如第一件事或最後一件事 - 這樣，每個人都可以在工作日中間忘記電子郵件。同樣，限制對社交媒體的訪問可能會有所作為，減少無意義的團隊會議的數量。

與每個人都不相關的會議可能會導致一些員工失去注意力，從而讓他們養成與註意力有關的壞習慣。因此，請嘗試每天同時開一次會——這樣一來，基本的細節就被解決了，剩下的時間就可以完成個人任務了。

根據 Udemy 和 Toluna 進行的一項研究，最煩人的辦公室干擾是健談的同事！通過與團隊中一些吵鬧的成員交談來想辦法解決這個問題。你也可以把它們放在不同的房間裡。

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減少辦公室噪音也是一個關鍵的考慮因素。為什麼不安排在每個人都同意在特定時期安靜工作的“安靜時間”。如果正確地遵守它們，像這樣的焦點會議可能是一天中最有成效的時間。

嘗試一些不同的想法，看看哪些生產力技巧最適合您的特定團隊。

5. 管理好你的時間

無論您參與哪個工作部門，時間管理都是有效完成任務的關鍵。使用 Asana 等工作流軟件將有助於簡化人們需要在您的公司完成的任務。但要充分利用這些工具，您可以在團隊中實施生產力最佳實踐。

例如，您可以在工作場所使用番茄工作法。意大利人 Francesco Cirillo 在 1980 年代首次創建了一個有效的時間管理系統，即番茄技術（以意大利人的番茄命名），只需六個簡單的步驟即可執行。

選擇您需要完成的工作項目。
設置一個 25 到 30 分鐘的計時器，然後開始工作。
計時器響起後，休息兩到三分鐘。
重複步驟二和三。
四節課後，休息更長時間。
最後，以列表格式記錄每個已完成的工作會話。

這種技術最適合特定任務，例如寫作或編碼，以及注意力會迅速減弱的乏味、重複性任務。

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番茄工作法教會你紀律、定期休息的重要性，以及更全面地了解有效管理時間。研究員 Jonathan Schooler 在 2007 年發現，一般人有 15% 到 20% 的時間會走神，因此規定定期休息有助於解決這個問題。

考慮與您的同事一起實施番茄工作法，試用一個月左右，並將結果記錄在生產力水平和時間管理中。您還可以嘗試不同的工作模式。例如，旋轉篩分模式是一種可以提高生產力水平的方法。

6.創造一個有利的工作空間

凌亂和不舒服的工作站使工人不開心。另一方面，您的員工需要高效的工作空間才能有效地開展工作，因此請考慮投資適合每位員工及其特定要求的設備。

對於處理大量數據的員工（例如簿記員），第二台監視器將幫助他們提高電子表格的工作效率。像數字營銷人員這樣的遠程工作人員需要訪問強大的互聯網連接和帶有網絡攝像頭的計算機以進行視頻通話。同時，平面設計師需要專業的繪圖軟件和工具，如手寫筆。

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試著和每位員工坐下來，問他們需要什麼才能讓他們感覺更有效率，預算他們的要求，看看你是否可以把這些步驟付諸實踐。

7. 設定切合實際的目標

將您和您的團隊設定為小型企業的現實目標至關重要。將大工作分解成可實現的日常工作塊，而不是用讓他們不知所措的任務轟炸你的員工。這樣，每個人都在同一個頁面上，感覺他們正在朝著預期的結果穩步努力，而不是感到不知所措。

首先列出一項工作的理想結果，然後向後工作，將結果分解為有助於最終目標的小型、可實現的工作。

這種方法使每個人都知道需要做什麼以及何時需要做，並確保按時完成大工作的順利過程。計劃就是一切，尤其是在可能無法訪問大公司擁有的相同資源的小型企業中。

結束時

性能改進對於任何業務的持續成功和增長都至關重要。然而，僅僅因為你的企業是小企業並不意味著你應該發現它比大公司更難。

研究表明，小企業比大企業更有資源和效率，所以在設定現實目標時，要利用小企業的優勢。

考慮這些生產力技巧，嘗試它們並通過提高績效和員工的整體幸福感來衡量結果。

我們祝您小企業的未來好運！