改進業務流程的 7 個步驟

已發表: 2022-07-14

如何改進業務流程

業務流程是任何一系列以公司向客戶或客戶交付產品或服務為結束的相關任務。低效的流程會導致客戶不滿意、員工不滿，甚至可能錯過交貨期限。

處理低效流程的最佳方法是改進它們。

為什麼高效的業務流程很重要

高效的流程可減少工作量並簡化產品或服務的交付。流程甚至可以包括相對簡單的任務。例如，簡單的財務流程（例如如何為客戶開具發票）就是一個流程。

當一家企業未能改進和簡化其流程時，它就有可能在市場上落後並失去客戶給競爭對手。改進流程可以簡單到擁有完成一項複雜任務的方法，或者將該任務分配給團隊的其他成員。

正如本討論中所解釋的，業務流程改進是一個增量過程。公司發生的變化不會在短期內立即影響任何事情。隨著時間的推移，業務效率的潛在變化是流程改進團隊應該關注的。

任何業務流程改進策略的第一步都是準確定義公司想要改進的流程。通常，致力於流程改進的團隊會使用流程圖或泳道圖等圖表。正如 Lucid Chart 報告的那樣，泳道圖執行典型流程圖的功能，但也將職責分配給特定的個人或部門。

泳道業務流程圖 流程的泳道圖示例

定義流程可能意味著使用每天處理流程的人員的輸入。訪談和討論有助於告知流程改進團隊可能不會立即顯而易見的子步驟。

在流程定義的訪談中，經常使用該流程的人可能會深入了解可能使系統受益的潛在改進。如果進一步提高系統的效率，這些相關的機會可能值得探索。

制定詳細的問題陳述可以讓流程改進團隊了解可以和應該在哪些地方對操作進行更改。此外，團隊可以查明並刪除流程中無關的步驟和子步驟，如果它們似乎沒有達到目的。

在這一步中，流程改進團隊可以查看泳道圖並找出系統中出現瓶頸的位置。正如 Kiss Flow 所指出的，如果沒有適當的分析步驟，團隊可能會浪費時間和資源來即時搜索問題。

通常，可以通過詢問一些相關問題來分解分析步驟，例如：

根本原因分析或因果分析等分析方法可以幫助團隊解決導致問題的根本問題。解決問題本身只解決問題的症狀，稍後會重新出現，需要團隊再次處理。

一旦團隊強調了影響流程的潛在問題，他們就會開始重新設計流程以消除這些問題。最初的頭腦風暴會議將想法擺在桌面上。一旦團隊生成了足夠多的解決方案列表，他們就可以開始縮小那些不具有成本效益或實施起來太耗時的解決方案。

選定的解決方案應進行風險分析和影響分析，以了解團隊提出的解決方案的全部範圍，以及實施該解決方案的潛在後果。

在完成重新設計系統的計劃後，團隊需要找到可用於實施重新設計的資源。這些資源的範圍可以從人力資源到軟件、硬件和基礎設施。

與人力資源部門、IT 和其他利益相關者的溝通有助於團隊了解他們的系統重新設計將如何發生，並告知他們可能影響流程完成的任何內部問題。

雖然業務流程改進可以是漸進式的，但不時會發生巨大的變化，這會動搖業務的核心。改進可能需要更換團隊、基礎設施，甚至硬件和軟件系統。啟用此更改可能需要管理整個項目本身。

流程改進面臨的另一個重要問題是許多人無法接受變革。為了解決這個問題，團隊可以利用理論模型，例如 Kotter 的 8-Step Change Model。正如教育商業文章所提到的，該模型是將團隊合作、透明度和溝通實施到流程改進方法中的一種簡單方法。

正如最初所說，過程改進是一個漸進的過程。即使是新改進的流程也無法按預期工作，因為世界是一個不可預測的地方。為了為流程的下一次迭代提供建議，需要一個不斷審查的系統。

Kaizen 等方法可用於確保在每次迭代中提高流程效率。 Kaizen 由 Kaizen Institute 定義，是一種適用於企業長期競爭戰略的持續改進系統。

在我們快節奏的數字世界中，我們已經開始期望我們所做的一切都能立竿見影。在業務流程改進方面，這是一個不切實際的期望。

相反，致力於改進業務流程的團隊將時間視為一系列循環，每一步都更接近於實現完全效率。組織內部發生的變化，尤其是那些影響公司日常任務的變化，是逐漸發生的。擁有業務流程改進團隊可以讓公司通過不斷簡化其生產或交付流程來保持其競爭優勢。

Samantha Wallace 是一位資深的科技作家和編輯，曾在多家電子商務公司工作過。 五年多來，她一直在網上報導技術。

她是 GreenwingTechnology.com 的內容倡導者。