進入下一階段業務增長的 9 個 ERP 實施步驟
已發表: 2022-12-20如果您不想最終成為採用 ERP 成為一件棘手的苦差事的組織，您應該遵循哪些 ERP 實施步驟？ 新系統實施的適當策略可以幫助您最大限度地降低 ERP 部署的風險並使其成為成功集群。 我們建議的工作流程適用於任何系統，例如，SAP ERP 實施步驟通常與 Odoo、Oracle 等相同。
在本文中，我們的高級業務分析師揭示瞭如何創建最短、最順暢的業務流程可見性和管理路徑同時避免途中出現痛苦錯誤的秘訣。
ERP 實施方法：大爆炸、分階段和並行方法
確定如何逐步實施 ERP 系統是成功採用該系統的支柱。 但是，對於初創公司和已經在多個本地遺留系統上運行了 30 年的組織來說，這個過程是否相同？
令人驚訝的是，是的！ 無論您的組織規模或任務複雜程度如何，有效實施 ERP 的步驟都是相似的。 然而，使 ERP 實施之旅具體化的是您遵循的部署方法。 有多種方法可供選擇，包括大爆炸、分階段推出和並行。
- 大爆炸法。 這是實施 ERP 的最快方法，但也是最困難的方法，因為您需要同時處理員工培訓、上線和處理錯誤。 因此，這種方法適用於在新系統中只尋求 1-2 個模塊的組織。
- 分階段的方法。 當您一個接一個地部署新模塊或業務單元時，這種方法比大爆炸風險更小。 完成 ERP 實施的所有步驟需要更多時間，但您可以更輕鬆地控制流程並在出現問題時進行處理。 如果您有一家中型公司並希望在新 ERP 中使用大量模塊，則這種方法是合適的。
- 平行推出。 這是最不可靠的方法。 所有關鍵功能都受到保護，因為您不會立即放棄舊系統，而是與它們並行運行新的 ERP 以保護必須持續運行的功能。 並行採用是最耗時的方法，因此您會進展緩慢……但肯定會。
我提倡一種方法，在這種方法中，我們首先實現客戶已經從其遺留系統中熟悉的功能。 然後添加他們以前沒有使用但期望擁有的功能和模塊。
— Volha Homza，業務分析師，*instinctools
為平穩高效地採用 ERP，您應該遵循的強制性步驟
只有 27% 的組織在實施 ERP 時利用了數字戰略指導。 然而，戰略規劃是任何以結果為導向的軟件部署的支柱。 作為一家結合了ERP開發和諮詢服務的公司，我們詳細回顧了成功實施ERP的步驟。
1. 建立需求
ERP 實施最重要的步驟之一是確定最初的要求，這決定了您最終的結果。 然而，揭示業務需求和限制可能非常具有挑戰性，如果不是令人沮喪的話。 因此，這項活動最好委託給專業的業務分析師，他們可以最大限度地減少您的期望與項目結果之間的差距。
客戶需求的最常見示例是能夠在一個地方查看所有業務流程。 處理不同的系統——一個用於會計目的，另一個用於銷售監控，第三個用於庫存操作等——阻礙了這種令人垂涎的可見性。
處理大量文檔是另一個常見要求。 您每天需要處理的數據量將決定選擇哪種 ERP。
至於限制，例如，它們可以包括僅使用本地解決方案並遵守當地法規。
— Volha Homza，業務分析師，*instinctools
客戶要求通常還指開箱即用解決方案的配置和定制。 考慮到這一點，規定您對新 ERP 功能、連接性和性能的期望至關重要，因為這也會影響對一個系統的選擇。
2.組建團隊進行ERP實施項目
不要低估建立強大且協調良好的團隊的重要性。 您需要誰在您身邊完成 ERP 實施生命週期中的所有步驟？ 對於任何軟件開發項目，您可能需要某些核心團隊成員，例如項目經理、業務分析師、UX/UI 設計師、開發人員和 QA。
還有更好的專家參與該項目將有助於使其更加安全和穩健。 由於 ERP 是任何企業的關鍵任務系統之一，它的停機時間可以抵消您從其實施中獲得的大部分好處。 因此，您可以通過 DevOps 工程師加強您的核心團隊，他們將負責系統的敏捷性和穩定性。 當定期進行代碼部署時，您可以在 SDLC 中及早發現和修復缺陷，並能夠更快地實施業務變更。
項目團隊的另一個優選成員是監管顧問。 此人保證您的 ERP 系統符合您組織所在國家/地區的法律要求。
ERP 合規性也可以由業務分析師處理。 我們始終不僅會考慮客戶的要求和限制，還會考慮他們開展業務所在國家/地區的法律。
— Volha Homza，業務分析師，*instinctools
除此之外，確保 C 級參與向普通員工傳達採用新系統的重要性，削弱他們對變革的抵制並確保成功推出。
3. 確定適合您的業務需求和約束的 ERP
ERP 軟件實施的下一個步驟是分析可用的解決方案，並確定哪一個可以滿足您的需求，或者可以定制以滿足您的需求。 您應該決定用戶數量、他們在系統中的角色以及您的文檔流，以了解每天的操作量並選擇具有適當性能的 ERP。
到目前為止，您已經考慮了自己的局限性並知道哪個 ERP 不適合您。 例如，如果數據隱私要求決定了對內部部署軟件的需求，那麼關於雲或內部部署 ERP 的問題甚至不會出現。
一個類似的例子是指不同系統允許的定制級別。 如果您的業務流程不符合標準流程，您將需要一個在定制方面具有靈活性的 ERP。 沒有人願意追隨 Lidl 的腳步，Lidl 是一家花費七年時間根據其特定定價定制 SAP 的組織。 儘管如此，該項目最終還是失敗了，公司浪費了 5 億歐元。
除了局限性之外，ERP 的選擇還取決於客戶的需求。 在我們的實踐中，有一個組織擁有多個法人實體。 並且當務之急是找到一種 ERP，使客戶能夠在一個系統中查看他們所有的公司，並在它們之間無縫切換而無需重新登錄。 我們比較了幾個 ERP 並推薦了 Odoo，因為它具有允許實施客戶要求的功能的多公司功能。
— Volha Homza，業務分析師，*instinctools
市場上有一堆 ERP 玩家，從擁有近 50 年曆史的巨頭，如 SAP，到創新的新來者，如 Odoo 或 Salesforce。 我們已經與我們的業務分析師和 ERP 團隊首席開發人員詳細討論了 Odoo 和 SAP ERP 之間的區別。 我們絕對認為它值得一讀！
4. 配置或定制您的 ERP 系統
只有 3.6% 的企業可以對現成的解決方案完全滿意。 其他 96.4% 的人需要定制，或者至少需要係統配置來適應他們的流程。
我們首先配置一個開箱即用的 ERP，以盡可能地適應客戶的需要和要求。 如果這還不夠，並且所需的功能在現成的解決方案中不可用，我們還提供定制服務。
例如，您需要一份關於特定日期庫存餘額的報告。 或者，除了聯繫人和銷售等默認列之外，您還需要具有發票狀態的列。 這些都是需要定制的東西。
— Volha Homza，業務分析師，*instinctools
在 ERP 實施的這個步驟中，您還應該注意與您需要的服務的集成。 這些可能包括支付和交付服務，例如 PayPal 和 DHL，以及商業智能服務，例如 Power BI 和 Tableau。
我們還將 ERP 與您擁有的任何系統集成。 例如，您使用生成稅務報告、借記和貸記等的會計系統。或者您已經運行了一個 CRM，其設置的銷售渠道完全滿足您的需求。 那麼與這些系統集成比用一個應該從頭開始調整的新系統替換它們更有意義。
— Volha Homza，業務分析師，*instinctools
5. 遷移您的數據
甲骨文表示，數據遷移可能佔整個項目成本的 10% 到 25%，是 ERP 實施中最關鍵的一步。
遷移所有歷史數據不是一種選擇。 在大數據時代，組織正淹沒在無組織、無結構和不完整的數據海洋中。 因此，在這個階段，注意數據質量應該是您的首要任務。 在開始遷移之前確定有意義的數據並檢查它是否有重複項和錯誤。
在我們的一個項目中，數據遷移非常廣泛，以至於我們不得不分配一個專門的團隊來處理它。 數據更新後，我們將其映射——將舊系統中的實體匹配到新 ERP 中的相應實體。
例如，在舊系統中，實體被稱為“client”，在代碼中有特定的值。 但在新系統中，它被稱為“聯繫人”，並且在代碼中具有不同的值。 因此，我們的目的是準確描述如何匹配它們。 它始終是任務的手動部分，但數據遷移本身可以自動化。
— Volha Homza，業務分析師，*instinctools
清洗和映射數據後，您需要在發布前測試系統。 例如，你應該檢查它的性能在處理真實數據量時是否會發生變化。
生產中的實際數據量可能比測試台上的測試數據大得多。 因此，輸出數據（例如，報告）或簡單的數據庫查詢在現實環境中可能比在測試服務器上運行得慢。 我們在檢查系統負載時考慮了這一方面。
— Volha Homza，業務分析師，*instinctools
6. 運行測試
性能測試是實施任何軟件的強制性步驟。 除非你想在發布後發現嚴重的缺陷並支付六七倍的費用來處理它們。
您越早發現 SDLC 中的問題，修復這些問題的成本就越低。 因此，這裡是您應該運行的前 3 大性能測試，以確保構建強大的 ERP 系統。
- 回歸測試。 當您在代碼級別工作並對其進行更改時，檢查它們是否以負面方式影響現有功能至關重要。
- 完整性測試。 該類型旨在驗證系統的合理性。 如果從技術上講，系統表明 2+2=5，則繼續進行其他測試毫無意義。
- 煙霧測試。 它用於檢查軟件是否穩定，並有助於檢測主要的嚴重缺陷和問題。
所有類型的測試都可以自動化，以簡化和加速任務。
7. 培訓您的最終用戶
根據麥肯錫的一項調查，70% 的軟件實施項目失敗是因為員工拒絕接受新系統。 通過為員工提供適當的培訓，可以避免這種令人沮喪的情況。 這就是為什麼在您的 ERP 實施路線圖中不能忽視針對不同用戶組的培訓。 它可以以兩種形式舉行，我們建議兩種形式都舉行，以盡量減少員工對變革的抵制。
- 為最終用戶提供用戶指南。 您的 ERP 實施合作夥伴為不同部門的員工準備了詳細的用戶手冊。 業務分析師一步一步地闡明做什麼、如何做、在哪裡做以及何時做。 通過這種方法，最終用戶從新系統推出的第一天起就會感到在新系統中工作自如。
- 進行面對面或在線學習培訓。 對於堅持“一向如此”方法的員工來說，採用新技術總是壓力很大。 在強烈反對改用新系統的情況下，高管的參與是員工思維模式轉變的關鍵。 特別是如果 ERP 實施是您的技術支持的業務轉型階段之一。
培訓的主要目標是提供關於如何使用新系統的 100% 知識，並將員工從反對者轉變為當今軟件的支持者。
為什麼這個 ERP 項目實施步驟應該在新系統上線之前完成？
如果培訓在實施後舉行，很可能會有一波不了解如何在新系統中工作的不滿員工席捲你。 在必須解決緊急發布後問題時培訓員工是一項我不希望任何人處理的任務。
— Volha Homza，業務分析師，*instinctools
8. 策劃並啟動上線活動
在 ERP 實施的這一步，整個團隊都在密切關注系統的性能、解決錯誤和微調。
系統部署的日期始終由客戶批准，因為 ERP 的推出意味著會計部門的新時期。 不可能在 1 月 1 日從頭開始一切。為了可靠性，我們的客戶在頭一兩個月同時運行新舊系統。
— Volha Homza，業務分析師，*instinctools
我們還建議進行上線後跟進，以確保最終用戶完全採用新系統。
9.根據您既定的要求評估成功
是時候回到您在項目開始時設定的目標並檢查您是否實現了這些目標。 如果您想增加銷售額，而新的 ERP 系統應該每天處理更多的銷售額，它真的能做到嗎？
一個真實的例子：我們的一個客戶設定了一個目標，將請求處理時間從 20 分鐘減少到至少 15 分鐘。因此，新系統是否符合這個 KPI 是評估項目成功的標準之一。 我們構建了一個能夠在 5 分鐘內完成報告的系統，這顯然是成功的。 超越預期——這就是我們前進的動力。
— Volha Homza，業務分析師，*instinctools
遵循明智的實施策略讓您的 ERP 物有所值
實施 ERP 是您應該進行的一項投資，可以讓您的數據在一個地方保持整潔和有序，並簡化您的增長。 但是，您如何在不掏空口袋的情況下實現這一目標？ 2022年，41.4%的ERP實施項目超預算。 預算超支的關鍵問題與組織、數據和技術問題有關。 雄心壯志需要仔細的戰略規劃。 組織常常對他們未來 ERP 的敏捷性以及他們將因此獲得的好處如此興奮，以至於他們忽視了正確遵循 ERP 實施中涉及的所有步驟。 作為經驗豐富的企業軟件開發和諮詢合作夥伴，*instinctools 可以在整個 ERP 部署過程中引導您的組織，為您節省大量時間和金錢，並幫助避免不幸的錯誤。
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