您需要了解的有關 Zoho Contracts 的所有信息

這些合同是法律文件，幾乎涵蓋了進入或離開企業的每一分錢。 如果企業配備了正確的合同管理軟件來管理它們，那麼他們可以將合同從靜態文檔轉變為戰略資產。 在隨著技術的發展而迅速變化的商業環境中，監管措施經常出現。

此外，全球供應鏈正變得越來越複雜，營銷和銷售模式也越來越多樣化。 這種狀態導致需要可以輕鬆訪問和修改的數字合同。 對功能強大的 CLM 平台的需求日益增加，該平台允許您管理和充分利用您的合同。

功能強大的合同生命週期管理軟件可讓您自動化和簡化合同流程並釋放其中的真正潛力。 借助 Zoho Contracts 等 CLM，法律團隊可以節省大量時間，這些時間可以投資於高價值任務。

在本博客中，我們將詳細介紹 Zoho Contracts 以及該軟件提供的功能。

什麼是 Zoho 合約？

Zoho Contracts 是解決所有合同挑戰的簡單解決方案。 它有助於通過功能豐富的平台有效地簡化合同生命週期管理流程，同時以降低成本實現大規模合規。

Zoho Contracts 等CLM 平台的實施使您能夠減少合同周期時間、降低業務風險並改善合同治理。 它是一個完整的合同解決方案，無需多個應用程序。

無論走到哪裡，所有企業主都可以掌握他們的商業合同。 Zoho Contracts 應用程序創建了一個個性化的移動儀表板，提供對關鍵合同指標的洞察。 該應用程序還具有當您離開辦公桌時所需的功能。

除了提高法律運營效率外，Zoho Contracts 軟件還有助於實現更好的業務成果。 它解決了法律操作的下述方面。

簡化合同生命週期

Zoho Contracts 負責合約生命週期中的五個階段，如下所述：

• 創作：Zoho Contracts 帶有一個廣泛的預定義合同模板庫，並且能夠在 Zoho Contracts 中創建自定義模板，這使得合同創作變得輕而易舉。 Zoho Contracts 中的合同類型模板和條款庫為合同創作帶來了系統化的方法。 它有助於在創作階段節省大量時間，同時確保所有合同的語言一致性。 文檔編輯器具有高級文檔組裝功能、協作編輯功能、可填寫字段功能、上下文註釋等。
• 批准：所有合同都是具有法律約束力的文件，因此其中包含的內容必須清晰、簡潔和準確。 通過確保利益相關者在合同執行之前了解合同的範圍，合同的批准過程可以提高合規性並降低風險。 管理員可以使用 Zoho Contracts 來設置順序和並行的審批工作流程，並將它們與合同類型相關聯。 審批者可以在文檔中添加上下文註釋，也可以批准或拒絕它們。
• 協商：與您將合同作為電子郵件附件來回發送的傳統方法不同，Zoho Contracts 通過受密碼保護的鏈接幫助您控制對交易對手聯繫人的訪問。 交易對手聯繫人可以實時相互協作、建議對文檔進行的相關更改、進行上下文評論並設置可見性。 當有各種談判回合時，這種談判歷史跟踪和比較更改功能非常有用。
• 執行： Zoho Contracts 是一個CLM 系統，預集成了一個名為 Zoho Sign 的電子簽名軟件，這使得合同生命週期中的這一重要步驟變得非常快速和輕鬆。 電子郵件、打印、簽名和傳真週期的周轉時間可以大大減少或減少。 您可以在幾分鐘內簽署並保護具有法律約束力的電子簽名。 還可以指定在簽名者組、組織簽名者、交易對手簽名者、其他代表等中的所有簽名順序。
• 執行後管理： Zoho Contracts 的使用還支持執行後階段以及修改、擴展、終止和續訂。 該軟件嵌入了一個預定義的字母模板，可針對每個階段進行定制。 傳統模板僅提供文檔的骨架結構，其中所有成員都可以根據上下文編輯內容並使其完整。 另一方面，Zoho Contracts 使用戶能夠通過更改合同來修改合同，因為自動生成的修改信會捕獲當前的更改以及整個合同歷史記錄。 這種對文檔生成的人工干預的極大減少使得執行後合同的生命週期管理變得非常簡單和直接。

創建風險證明合同

Zoho Contracts 是一款出色的合同管理軟件，可幫助您訪問常用合同（如 NDA 和 MSA）的預定義模板。 模板可以充當合同作者的指南。 您可以在編寫合同時盡可能多地更改詳細信息。 您也可以創建自己的模板。

使用 Zoho Contracts 還可以實現即時合同創建，因為您只需將合同和交易對手信息添加到表格中，即可生成包含所有正確詳細信息的合同。 可以基於模板創建合同，這些模板授權所有成員創建合同，同時還確保所有合同的語言一致性。

Zoho Contract 附帶一個內置文檔編輯器，該編輯器具有強大的文字處理器 Zoho Writer 中的所有功能。 雲產品允許您在任何地方編寫合同。 最後，高級條款選擇器使合同作者能夠輕鬆地在合同中搜索和插入條款。 預定義模板中的所有子句（包括您添加的子句）都在子句庫中可用。

合同數據可以轉化為業務洞察力

Dashboard 的功能讓您一目了然地獲得業務的高級概覽，同時快速做出明智的決策。 您可以輕鬆查看有關您的業務健康和增長的 KPI。

除了儀表板功能之外，報告功能還有助於在合同管理系統的各個方面獲得可操作的見解。 您可以檢查里程碑、條款、義務、交易對手、績效和其他一般合同屬性等內容。

加強治理

Zoho Contracts 是一款先進的合同管理軟件，使管理員能夠通過從廣泛的合同數據中獲得可操作的業務洞察力來做出明智的決策。 它帶有 30 多個標準報告，涵蓋合同管理的不同方面。 個性化的儀表板一目了然地提供了業務合同的高級概述。

此外，Zoho Contracts 還允許在三個不同級別上進行活動跟踪，包括合同級別、用戶級別和階段級別（批准、協商、簽名）。 按時間順序跟踪用戶在這些級別上執行的各種活動。 階段級別跟踪向合同所有者提供有關此階段所涉及的人員是否已收到電子郵件通知、查看文檔並執行預期操作以及時間戳的信息。

管理員可以通過配置條款庫、合同信函模板、合同類型模板和合同類型的批准工作流來構建整個合同生命週期流程。 活動、訪問和審計日誌提供了對組織範圍內活動的更好可見性。

降低業務風險

添加適當的條款（例如責任和賠償限制）可以消除單個合同級別的所有風險，只有在設計時考慮到風險緩解的整體合同管理流程才能使企業真正做好風險準備。 Zoho Contracts 的使用附帶同行評審和批准工作流功能，可為幾乎所有相關利益相關者提供更好的合同項目透明度。 您可以使用法律批准的語言和合同類型模板設置條款庫，作為合同作者的指南。 治理設置為管理員提供了更好的合同流程控制，同時也提高了合規性。

企業的一個關鍵風險因素是不履行合同義務。 任何不遵守義務的行為都可能導致不利的監管和財務後果，並使組織的業務關係受損。 諸如 Zoho Contracts 之類的CLM 系統可確保可以從合同義務部分跟踪和管理與合同相關的所有義務。 合同所有者可以將義務分配給各個業務所有者並為他們設置提醒。 管理員還可以藉助基於義務的報告來掌握這些義務。

促進跨職能整合

合同被視為涉及業務所有部分的動態文檔。 合同角色的重要性日益增加，因此需要跨職能的可見性和協作。 Zoho CRM 集成允許銷售專業人員從 CRM 中交易記錄的相關部分啟動合同，並從 CRM 跟踪合同的狀態。

大多數業務發展專業人士報告說，承包過程中的任何低效都會導致收入確認緩慢。 造成這種情況的主要原因是銷售和法律團隊各自為政，而不是一起工作。 簽署銷售協議後，贏得併完成的交易通常會被標記為完成，這意味著組織的合同生命週期管理過程中的任何低效率都會影響收入增長。

銷售和法律團隊之間缺乏透明度或溝通困難會導致合同周期長，有時甚至會導致交易失敗。 借助Zoho CRM 集成，您可以在銷售和合同流程之間建立某種透明度，同時顯著縮短週期時間。

集成可以使 Zoho Contracts 的關鍵功能方面與 Zoho CRM 中的銷售人員相關。 Zoho CRM 提供的銷售週期管理和 Zoho Contracts 提供的合同生命週期管理一起作為銷售團隊的最佳合同流程。

更好的控制和合規性

Zoho Contracts 是一款功能強大的合同生命週期管理軟件，可通過將所有利益相關者添加為批准者來讓所有利益相關者在合同生效之前了解潛在的風險和機會。 您可以設計自己的順序和並行審批工作流程。 審批者還可以通過評論部分進行協作。

有一個中央存儲庫，可以存儲所有合同。 還有搜索和過濾選項，可以實現更好的可見性和可訪問性。 可以在 Zoho Contracts 的 CRM 平台中掌握所有用戶活動。 可以在一個地方輕鬆查看所有進度、更改和建議的歷史記錄。

使用版本控制，可以按時間順序查看合約的所有版本。 還可以同時比較版本並恢復任何舊版本。 日曆視圖的另一個功能是提供所有合同時間表和提醒的月視圖日曆顯示。

借助提醒警報，您永遠不會錯過任何義務或續約機會。 最後，通過用戶角色和權限，您可以為組織中的用戶分配角色。 每個角色都有不同的訪問權限，可以更好地控制合同生命週期管理軟件。

結論

Zoho Contracts 可以讓組織和個人更好地控制合同，因為它具有令人印象深刻的自動化工作流程。 它擁有廣泛的產品組合和無縫集成，使工作流程非常易於管理。

您只需獲得經過認證且經驗豐富的 Zoho 顧問的少量支持，即可快速設置 Zoho Contracts。 專業人員將能夠向您介紹所有功能，同時還可以導入您的關鍵合同。 與 Encaptechno 聯繫，以在合同的整個生命週期中始終掌握合同。