10 種在客戶服務方面取得成功的方法

最後更新於 2022 年 1 月 10 日

公司總是面臨客戶問題。 為了保持客戶忠誠度，公司也在不斷解決這些問題。 一些企業正在聘請白標聲譽管理公司來專注於這件事。 如果您覺得您的客戶代表達不到標準，請繼續閱讀以改進並在客戶服務方面取得成功。

1. 了解你的客戶

客戶在拜訪公司時要求提供優質的服務。 他們期望得到溝通和友好的幫助，無論是電話還是電子郵件。 社交媒體消息傳遞也已成為吸引客戶的流行方式。 但是，如果企業實體不了解其客戶，這些媒介將不起作用。 一些企業正在聘請第三方社交媒體管理公司來專注於這一領域。

了解和定位潛在客戶伴隨著首席營銷官的工作。 它涉及 IT 部門和營銷策略，以識別客戶洞察力以及使他們成功的原因。 如果大多數客戶使用短信，那麼與他們聯繫的適當方式是發送群發消息。

2. 積極傾聽

獲得客戶服務的另一種方法是培訓員工積極傾聽。 告訴您每個客戶服務電話背後都有一個人，這不足為奇。 客戶希望被理解和傾聽。 由於客戶代表是任何企業的代理人，因此兩人之間的任何溝通不暢都會擾亂專業關係。

客戶服務人員必須接近客戶以了解有關他們的問題的更多信息，通過跟進提出明確的問題，並通過評論或總結來完成對話。 最後別忘了說一聲祝福！ 如果他們採用積極的傾聽，你的團隊可以真正成為一個例外。

3. 更多參與的客戶代表人員

一流的客戶代表與提供給他們的信息一樣好。 與其將它們構建為外部交流的門面，不如在後端更多地涉及它們。 這樣，他們將能夠回答超出其範圍的詳細問題，而不是轉接電話或單獨跟踪每個項目。

做到這一點的絕妙方法是將營銷和 IT 部門與客戶代表的界面相結合。 通過這樣做，他們可以回答客戶的查詢，例如他們的訂單何時發貨或何時到達。 它將在兩端節省寶貴的時間，並確保在客戶服務方面表現出色。

4. 同情客戶

獲得客戶服務的另一種方式，如果您想與客戶建立誠實的關係，請通過嘗試在情感層面與他們建立聯繫來了解他們正在經歷的事情。 訣竅叫做同理心。 這是一些人與生俱來的品質，而另一些人則學會了它。 最簡單的體驗方式是穿上顧客的鞋子來了解他們面臨的挑戰或問題。

用他們的眼睛看問題並接受它。 想像一下他們的感受，或者是什麼讓他們如此激動。

5. 使用軟件

您的企業還可以通過為員工提供集成良好且參與其中的客戶服務軟件來在客戶服務方面取得成功。 它使操作保持統一，並防止每個員工陷入他們的模式。 有些人可能會變得比其他人更有效率，這會導致客戶代表服務不一致。

IT 軟件通過其眾多屏幕為客戶代表人員提供幫助。 他們可以通過簡單的點擊運行診斷、轉接呼叫或識別其他問題。 它帶來了重複的業務，並與客戶建立了信任。 集成良好的軟件以前所未有的方式將效率引入業務。

6. 使用積極的語言

員工溝通問題的方式很重要。 它在語言、時態和單詞中。 一旦客戶代表個人變得消極，客戶就會開始恐慌。 因此，積極的肯定有很長的路要走。 用現在時創建一個信任的環境，避免任何涉及負面含義的短語。

您還可以使用將來時來讓客戶保持希望，同時在後端解決問題。 客戶總是欣賞真實的對話，但這並不意味著你給了他們虛假的希望。 用積極的話語保持平靜的語氣，這樣客戶就不會生氣。

獲得客戶服務的一種方法是，您需要了解客戶的情緒，然後相應地調整您的響應。 語氣使一切變得不同。 當有人生氣時，你說什麼都沒關係。 在與憤怒的人交流時，您仍然可以使用積極的語言，這將有助於緩和局勢或讓他們平靜下來。

7. 建立信息門戶

避免因客戶撥打​​的每個電話而加重客戶代表工作人員的負擔。 有時，這可能會在部門中產生敵對信息，尤其是在辦公室人手不足或不斷接聽憤怒客戶的一連串電話的情況下。 通過不同的渠道分發信息。 這是一種減輕負擔的簡單方法，因此面臨嚴重問題的客戶可以快速聯繫到客戶服務。

企業可以創建常見問題頁面或通過文本消息運行機器人系統，這些文本消息遵循一些選項來指導客戶。 它可以幫助客戶實現解決方案，甚至不需要達到客戶服務的人工版本。

8. 加強產品知識

創建客戶代表人員的整個意圖是指導客戶了解整個產品組合。 如果企業社會責任和員工擁有驚人的產品知識，您的公司就可以在客戶服務方面表現出色。 如果員工不了解其產品和服務，就不會提供出色的客戶服務。 不了解產品和服務細節的不知情的員工無法引導新客戶或忠誠客戶。 公司可能會開始失去客戶。

因此，企業可以建議其營銷部門舉辦一些培訓課程，以使員工熟悉可用的產品和服務。 客戶代表任務將很容易確定客戶問題的原因及其解決方案。

9.承認錯誤

明智的客戶代表員工不會害怕承認他們錯在哪裡。 如果您誤解或假設錯誤，只需向客戶道歉並繼續對話。 接納可能是重新獲得信任和和平解決問題的最簡單方法之一。

假設錯誤是個人性質的，而不是代表企業，工作人員仍然可以道歉。 清楚你打算如何糾正你的錯誤。 讓客戶知道問題出在哪裡，這樣你們就可以共同解決問題。

10. 花時間與客戶相處。

避免營造一種環境，讓客戶覺得員工沒有足夠的時間陪伴他們。 您讓客戶等待的次數越多，尋找替代競爭對手選項的可能性就越高。 因此，培訓客戶員工完全傾聽客戶的意見。

使用報告工具使整個過程變得更加容易。 設置參數以評估眾多級別的客戶呼叫。 始終保持更新客戶數據，以便在特定問題仍然存在時創建日誌。 做好準備並在客戶服務方面表現出色將對您大有裨益！

經常問的問題

常見問題解答部分應包含哪些內容？

合作常見問題解答部分從客戶的角度提出問題。 完全回答他們，但解釋要準確。

為什麼常見問題解答很重要？

常見問題解答為客戶提供了更快解決問題的機會，而不是等待。

什麼是客戶服務？

客戶服務意味著在售前和售後協助客戶。 這些範圍可能從產品知識到安裝後問題。

底線

企業不斷發展他們的客戶代表人員，以更多地了解他們的客戶。 這是一種獲得洞察力的獨特方式，無需當面問他們煩人的問題。 稱職的客戶代表人員滿足其客戶的要求。