通過異步通信最大化工作日的 8 種方法

為什麼要圍繞異步通信進行炒作？ RingCentral 的 Patty Yan 解釋了為什麼它更有效，並向您展示如何在您的業務中使用它。

工作模式已經從典型的朝九晚五的辦公室轉變。 相反，它們已被適合員工生活的混合工作和靈活工作時間所取代。

當我們適應這種情況時，我們的員工面臨著某些挑戰。 其中之一是管理有效的溝通。 這可能會導致在低效的在線會議上花費大量時間、難以交接工作以及產生誤解。

異步通信可以解決這些困難。

它減輕了員工隨時待命的壓力，並讓他們可以自由地繼續工作。 這可以使您的業務更有效率。 您減少了相同信息的重複，並賦予員工工作時間自主權。

在混合工作時代，異步通信對於最大化生產力和節省時間也是必不可少的。

什麼是異步通信？

大多數企業已經在業務通信中使用異步方法。 這是員工在不期望即時響應的情況下發送消息的地方，將信息留給接收者在他們自己的時間獲取。

異步通信示例包括電子郵件、留言板、項目管理工具和文檔共享門戶。

這與需要即時響應的同步通信方法不同。 其中包括在線電話、視頻會議和即時消息。 雖然這些在適度時可能是有益的，但當過度使用時，它們會分散員工對工作流程的注意力，並阻礙他們對任務的深入關注。

另一方面，異步通信意味著員工可以在符合他們的日程安排且不中斷的情況下響應消息。

異步通信示例和最佳實踐：最大化生產力的 8 種方法

優先考慮異步通信可以提高生產力。 這包括：

• 提高團隊的靈活性
• 更全面的溝通，一次提供所有信息
• 更容易管理有機地跟踪所採取的步驟的項目。

所有這些都可以幫助您充分利用工作日。 此外，它還限制了計劃和自發會議的數量，因此您和您的團隊可以繼續工作。

這裡有八個異步通信示例，可幫助您最大限度地提高日常輸出。

#1。 團隊管理工具

使用團隊日曆或替代團隊管理工具可幫助員工圍繞彼此的日程安排工作。 鼓勵員工在工作日抽出時間來進行即時響應和同步通信，從而為辦公時間創造一個空檔。

在這些時間之外，您的團隊可以繼續他們的工作，而不必擔心他們會遺漏某些東西或預計會受到干擾。

團隊管理工具可以映射靈活的工作時間表。 通過知道他們何時不再工作，員工將不會覺得需要全天候工作或在工作時間之外進行溝通。

這可以確保團隊的其他成員知道何時可以期待響應，而無需持續可用。 它還可以幫助員工保持良好的工作/生活平衡，從而提高他們的整體生產力。

#2。 谷歌文檔

您可以對 Google 文檔進行註釋，以允許異步進行協作，而不是依賴於文檔的實時反饋。

無論是報告您的庫存系統還是讓項目大綱準備好批准，註釋都允許員工在適合其日程安排的時間完成任務。 他們可以為您或其他團隊成員留下筆記，以便稍後回复。

這對於員工跨不同時區工作的企業特別有用。 安排同步會議可能很棘手，導致員工加班以獲得他們需要的反饋。

註釋有助於項目繼續進行，減少等待交接會議所浪費的時間。 相反，世界各地的團隊可以一起處理文件。 此外，他們可以遵守政策並保持高質量標準，同時按照（而不是圍繞）他們的日程安排工作。

#3。 知識庫

減少企業中同步通信量的一部分是使員工能夠自己找到答案和信息。

創建知識庫或集中信息板意味著所有員工都可以找到與他們正在從事的項目相關的 IVR 含義或文檔。 這可以防止信息變得孤立或僅限於團隊的特定成員。

按主題或項目對這些信息進行分類，幫助員工在一個地方找到他們需要的一切。 這使您的知識庫更容易讓員工瀏覽並且不那麼令人生畏，這意味著他們更有可能定期使用它。

保持信息更新和相關，鏈接到其他相關信息頁面或文檔。 這創造了一種文化，即在打擾其他團隊成員之前先檢查您的業務知識庫。

#4。 聊天線程

圍繞異步通信的擔憂之一是它減少了發送快速消息以進行澄清的機會。 這可能會因為員工等待答案而延遲項目，而這些答案只需要一點時間。

但是，通過讓您的團隊養成使用特定主題的聊天線程的習慣，您可以確保所有信息都清晰地排列，讓他們沒有任何猜測。

通過預測您的團隊成員可能遇到的每一個問題，您可以使溝通更加有效。 這阻止了員工依賴後續消息和澄清。 相反，他們觸手可及所需的所有信息。

按主題對這些聊天線程進行分類可以更輕鬆地導航它們並找到所需的信息。 因此，您可以讓員工在不打擾他人的情況下找到完整的解釋。

#5。 電子郵件

儘管它們是一種很好的商務溝通形式，但您需要警惕電子郵件。 並非每個人都以相同的意圖使用它們。 有些人使用它們來快速確認決定。 其他人希望電子郵件能提供更多信息並有更長的響應時間。

明確電子郵件應該傳達什麼樣的信息以及預期的響應時間可以防止您的團隊感到沮喪和困惑。 這可能會導致重複消息和浪費時間。

其他渠道更適合對時間敏感的回复，而電子郵件更適合傳遞信息或設定期望。 電子郵件應包括發件人希望收件人如何回复（如果有的話），以防止不需要的電子郵件鏈分散所有人的注意力。

#6。 雲文件共享

不同的溝通渠道適合您企業中的各種目的和角色。 如果您可能已經有電子郵件、電話和在線會議平台來與您的混合團隊保持聯繫，請確保您也有可以共享和存儲文件的渠道。

這些應該易於訪問，並且您的員工應該有信心使用它們，從而提高文件的可用性，而無需詢問其他人。

使用雲文件共享意味著您的團隊可以使用某些文檔或常用文件，無論他們的位置或設備如何。 這意味著團隊的不同成員可以異步處理同一個文檔，而無需請求副本。

這也意味著任何人都可以使用關鍵業務文件來查找和獲取信息，從而減少了對同步通信的需求。

#7。 錄音通訊

儘管完全異步通信可能是可取的，但在某些情況下它不符合要求。 團隊合作依賴於一定程度的實時協作，員工管理有時確實需要開會和一對一。

但是，這些會議和電話可以被記錄下來，以便在未來類似的情況下可以再次訪問它們所涵蓋的信息。

這可以在必要的情況下充分利用同步通信，同時添加員工可以訪問的存儲信息。 通過存儲這些錄音，您無需多次重複類似的問題或討論。

這種方法限制了自發電話和會議的數量，並有助於在不得不打斷同事之前組織資源供員工使用。

#8。 教學視頻

與其他團隊成員交流時，請確保他們完全理解您的意思。 避免假設每個人都在同一頁面上並闡明您的意圖。 使用教學視頻是確保這一點的好方法。 您甚至可以展示適當響應或如何完成任務的示例。

因此，請在教學視頻中使用明確的指示。 因此，您可以最大限度地減少對後續解釋的需求，並確保觀眾會做他們應該做的事情。 這為所有相關人員節省了時間，無需進行實時對話。

相反，團隊成員可以在需要時參與教學視頻，而無需團隊中的其他人通過任務與他們交談。

使您的通信異步

通過使您的業務工作流程更加異步，您可以提高員工的工作效率並更好地適應靈活的工作時間表中的團隊合作。

這些方法允許有效的溝通，充分解釋任何信息或期望，並減少所需的澄清和即時消息的衝動。 通過這種方式，您可以減少員工在電子郵件管理等方面花費的時間，讓他們能夠不間斷地工作。

轉向異步通信不會在一夜之間發生。 這是一種工作文化的改變，意味著引入新的渠道和互動方式。 有意減少對即時響應和對話的依賴需要一些練習才能習慣。

但是，從長遠來看，這些異步通信方式將使您的團隊受益。 無論是管理混合勞動力、工作不同的時間表，還是只是想更有效地溝通，這都是一個成功的策略。

作者： Patty Yan 是 RingCentral Office 的 EMEA 產品營銷經理，是云通信解決方案和虛擬 PBX 電話系統的領導者。 Patty 熱衷於創造價值和差異化，確保為客戶和合作夥伴提供更好的體驗。 她在一系列高科技 SaaS 領域獲得了豐富的國際產品營銷、產品管理、GTM 和市場開發經驗。 她對 UC 並不陌生，從 Tandberg 開始，然後是 Cisco，推動視頻協作和服務的推出，以及 Enghouse 負責託管 CCaaS 的全球責任。