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3 個用於公司自動化文檔處理的工具，可改善您的工作流程 | 商業中的人工智能#6

已發表: 2023-08-24

當今的公司需要處理大量文檔，因此也值得考慮將其自動化。 自動文檔處理或智能文檔處理 (IDP) 就是對這些需求的回答。 通過IDP，我們可以掃描、識別文本、分類和搜索文檔中的信息。 但是我們應該選擇什麼工具來使流程盡可能高效呢？ 請仔細閱讀，找出答案！

  1. 什麼是自動文檔處理 (IDP)？
  2. 可以處理哪些文件？
  3. 4 自動化文檔處理技術
  4. 自動文檔處理軟件如何工作？
  5. 來自 Google 的文檔 AI
  6. 羅蘇姆
  7. 文檔蘇莫
  8. 概括

什麼是自動文檔處理 (IDP)？

自動化文檔處理不僅僅是掃描或 OCR。 它是一整套技術，可讓您有效地管理公司中的文檔。 以下是使用 IDP 工具的主要優點：

  • 節省時間：自動化重複性任務（例如從文檔中提取數據）使員工能夠專注於更具戰略性的任務。
  • 提高準確性： IDP 工具有助於減少文檔處理錯誤，從而節省成本並防止合規問題。
  • 加強合規性：可以對 IDP 工具進行編程，使其符合特定的規則和法規，以幫助組織保持合規性。
  • 提高效率： IDP 工具可以幫助簡化文檔處理，從而提高工作效率。
  • 改善客戶服務：更快的文檔處理可以轉化為更好的客戶服務。

可以處理哪些文件？

不僅可以自動處理髮票或合同。 IDP 可以處理多種類型的文檔。 其中包括：

  • 合同——例如僱傭合同或與客戶的合同。
  • 發票 – 傳入和傳出發票。
  • 報告——例如銷售報告或財務報告。
  • 通信——信件、電子郵件和其他形式的書面通信。
  • 表格——調查、申請、提交。
  • 醫療文件——病人圖表、測試結果。
  • 財務文件——銀行對賬單、資產負債表。
  • 法律文件——法律行為、行政決定。

4種自動化文檔處理技術

智能文檔處理 (IDP) 不僅僅是將紙質文檔傳輸到計算機的掃描儀。 有幾種技術使我們能夠有效地處理文檔。 其中，值得一提的是：

  1. OCR（光學字符識別） ——一種從紙質文檔中讀取文本的基本技術。 它通常是公司中文檔處理和流通自動化的起點。 它是一種古老且行之有效的解決方案，用於掃描和識別紙質文檔中包含的文本。 隨著數字化程度的不斷提高，越來越多的公司正在使用電子文檔。 然而，在許多情況下，法律要求使得有必要維護和處理紙質數據庫。 因此，OCR仍然是一種廣泛應用的工具。
  2. 文本識別– 分析文檔中的文本結構。 自動文檔處理的下一步是識別數字化數據。 機器理解掃描內容的一個重要部分是區分相關數據和不相關數據。 也就是說，從發送文檔的公司的品牌、意外的扭曲或污點等中識別出關鍵信息。
  3. 文檔分類– 自動將文檔分配到類別。 然後，識別出的文檔或源自文檔的信息被發送到數字數據庫。 它們根據文檔類型或基於文檔要採取的操作進行分類。 例如，這可以將會議日期放在受邀參加慈善音樂會的人的數字日曆上，或者在投訴流程後向客戶發送個性化電子郵件以鼓勵反饋。
  4. 文檔搜索– 在文檔數據庫中快速查找信息。 借助 IDP，查找特定承包商的發票或以特定金額購買的門票就像在搜索窗口中輸入單詞一樣簡單。

自動文檔處理軟件如何工作？

文檔處理軟件是一種使用 IDP 技術實現公司流程自動化的工具。 它既可以在計算機上運行，​​也可以在雲端運行，並且可以與其他系統集成，例如 ERP（企業資源規劃）或 CRM（客戶關係管理器）。

來自 Google 的文檔 AI

Document AI 是 Google 的一項基於雲的服務，具有自動處理文檔的功能。 它利用機器學習從非結構化文檔中提取結構化數據。

Document AI 提供了許多功能，使其成為文檔處理的強大工具，例如高精度、可擴展性、靈活性和安全性。 借助 Google Cloud AI 技術以及 Workbench 中的一組預訓練模型或自定義模型，Document AI 可以高精度、快速地處理各種文檔類型。 其毫無疑問的優點是：

  • 單一文檔處理平台——使用單一平台可以快速訪問所有模型和工具，包括用於文檔處理的預訓練模型（例如 OCR 和 Form Parser），以及針對特定行業的專用模型。
  • Google 的 AI 技術– Document AI 使用 Google 的圖像識別（包括 OCR）和自然語言處理 (NLP) 技術為高價值、大容量文檔創建預訓練模型。
  • 數據豐富——使用谷歌知識圖譜技術驗證和豐富處理信息的能力，它允許您根據互聯網上可用的信息檢查公司名稱、地址和其他數據。
  • 在流程中添加人工驗證——新的人機循環人工智能功能通過在選定的流程中添加人工接受時刻，實現更高的文檔處理準確性。

Google Document AI 的優勢在於它與其他 Google Cloud 服務的集成，可幫助您創建高級工作流程。 訪問此地址在線嘗試。

羅蘇姆

雖然Google 的Document AI 最適合想要利用先進云技術並將文檔處理與其他雲服務集成的公司，但Rossum 是需要靈活且可擴展的解決方案（可進行定制以滿足特定業務需求）的公司的絕佳選擇。

automated document processing

資料來源：Rossum.ai

換句話說，Rossum 是一種稍微不那麼複雜但更易於使用的工具，它利用人工智能從文檔中提取數據。 它可以消除手動文檔輸入流程並提高數據準確性。 得益於雲，Rossum 快速、準確且易於使用。 它非常適合處理不同類型的文檔，例如發票、合同和表格。

  • 自動數據捕獲：該工具自動對文檔進行分類，消除可能導致費用和處罰的數據輸入錯誤。 它可以處理所有格式和渠道的文檔數據，自動通信以消除手動跟踪，過濾垃圾郵件和重複文檔，並通過靈活的排隊系統路由和處理文檔。
  • 高級功能：Rossum 提供預處理、驗證、後處理和報告等功能。 這使得該工具具有多功能性並可適應各種業務需求。
  • 定制解決方案：Rossum 為各個行業和需求提供定制解決方案，例如會計、入職、供應鏈管理、訂單管理和質量保證。

文檔蘇莫

Docsumo 最適合希望快速高效地處理文檔而無需參與復雜的模型訓練過程的公司。 它是一個可以輕鬆處理大量非結構化文檔中的數據的平台，準確率超過 99%。 它提供許多功能，例如自動文檔分類、數據分類、智能 OCR、實時數據驗證等等。

automated document processing3 tools for automated document processing in your company to improve your workflow | AI in business #6 Rossum 1

資料來源：Docsumo.com

Docsumo 非常適合想要簡化文檔處理的中小型公司。

  • 多功能性 – Docsumo 可以處理各種文檔格式，例如發票、銀行對賬單、合同、提單、能源賬單等。
  • 智能提取——得益於先進的人工智能技術，Docsumo 可以從如此復雜的文檔中準確提取和僅審查您需要的字段。
  • 數據驗證 – 創建類似 Excel 的規則和公式來驗證文檔內、文檔之間或數據庫中提取的數據。
  • 自動分類 – Docsumo 可以在處理不同文檔之前自動區分它們，從而將數據傳輸到適當的數據庫。
  • 與系統集成 – 無論哪個行業 – 保險、金融、物流 – Docsumo 都提供現成的 API，可以輕鬆集成到現有系統中。
  • 安全性 – 該平台符合 GDPR、SOC2 認證和 HIPAA 標準，確保企業數據安全並在您的控制之下。

Docsumo 贏得了世界各地許多公司的好評，其中包括 Arbor Realty Trust 和 National Debt Relief 等公司，由於其全面的自動化，Docsumo 擁有 95% 的無接觸處理率和 99% 的準確率。

automated document processing

概括

自動化文檔處理是許多公司簡化工作的關鍵。 借助 Google、Rossum 和 Docsumo 的 Document AI 等工具，公司可以加快業務流程、提高數據準確性並改善客戶服務。 選擇正確的工具取決於公司的具體需求，但所有這些解決方案都提供先進的功能，幫助公司在當今的數字世界中取得成功。

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作者：羅伯特·惠特尼

JavaScript 專家和 IT 部門的講師。 他的主要目標是通過教其他人如何在編碼時有效合作來提高團隊生產力。

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