提高團隊生產力的 10 個最佳應用程式（及其工作原理）

在最基本的層面上，您可以透過團隊在特定時間內可以在不犧牲品質的情況下完成的分配任務或專案的數量來確定團隊生產力。

在某些部門，例如客戶支援或銷售，團隊生產力取決於在給定時間內成功處理的對話、票證和呼叫的數量。

快速鍵:

• 為什麼團隊生產力如此重要？
• 是什麼降低了團隊生產力？
• 有用的技術：10 個提高團隊生產力的應用程式
• 免費團隊生產力技巧

如果公司內的部門富有成效，那麼小型企業將在很短的時間內實現其目標——這與團隊效率低下的公司不同。

然而，團隊生產力取決於許多因素，包括公司文化、溝通和協作——有些公司缺乏這些。

幸運的是，有一些技術工具可以幫助創造必要的環境和文化來提高團隊生產力。

在本文中，您將了解降低團隊生產力的因素、可用於提高工作場所生產力的工具，以及可採取的一些措施來確保企業的生產力達到最佳狀態。

為什麼團隊生產力如此重要？

最佳的團隊生產力是企業持續發展的關鍵。

當團隊始終如一地按時完成任務並為客戶提供出色的成果時，企業很可能會受益匪淺——無論是客戶數量還是月度（或年度）收入。

這種生產力水平有助於企業建立良好的聲譽和士氣，因此無需採取太多措施即可說服人們購買其產品或使用其服務。

最理想的情況是，團隊生產力可以讓員工在有利和支持性的工作環境中最大限度地發揮潛力，從而提高工作滿意度。

這不僅減少了員工/客戶流失並節省了企業資金，而且還鼓勵高品質的求職者申請企業內的職位。

是什麼降低了團隊生產力？

身為企業主，您自然希望創造一個鼓勵最佳團隊生產力的工作環境。 然而，某些因素會減慢您的團隊的速度並大幅降低生產力。 以下是其中五個：

• 溝通不良：當員工不與同事開誠佈公地溝通時，他們將很難理解自己的角色、責任和目標。
  
  當經理或團隊領導需要向團隊成員提供專案的全面回饋時，這同樣適用。
  
  溝通不良可能會導致衝突、誤解、延誤和錯誤，進而對團隊生產力產生負面影響。

• 孤島：當組織中的不同團隊無法有效溝通、協作和分享資料時，就會形成孤島。
  
  孤島工作意味著員工或整個部門與業務的其他部分完全隔離。
  
  這不利於團隊生產力，因為一個部門的工作經常影響另一個部門的工作。
  
  例如，行銷團隊必須與產品和客戶服務團隊合作，創建行銷資產，突出產品的明星特徵並吸引高品質的潛在客戶。
  
  當存在孤島時，這些團隊無法影響彼此的工作，這可能會導致創建和執行錯誤的行銷活動，從而導致公司損失資金並產生微薄的結果。

• 不必要的會議：雖然會議可以讓團隊成員互相了解情況並討論專案進展，但太多的會議可能會適得其反。
  
  71% 的高階主管認為會議可以提高效率。 這也是有充分理由的。
  
  會議可能會花費很多時間，隨著時間的流逝，與會者的注意力和興趣會逐漸減弱。
  
  3小時的會議結束後，員工需要全心投入自己的任務並拿出成果。
  
  當員工每天（或每週）參加多次會議時，生產力的降低變得非常明顯。

• 管理不善：在經理和團隊領導者態度懶散或對員工進行微觀管理的組織中，團隊生產力通常較低。
  
  糟糕的管理會讓員工感到沮喪，並削弱他們全心投入工作的動機。

• 頻繁的多工處理：雖然同時處理多項任務是更快完成工作的好方法，但它會降低工作場所的生產力。
  
  同時做太多事情會導致員工分散注意力和注意力，因此他們無法盡最大努力完成任務。

• 壓力和倦怠：組織，尤其是快速發展的組織，通常需要更多的工作和時間來完成任務。
  
  它創造了一個壓力很大的工作環境，因為員工必須投入更多的時間和資源來完成工作，同時忽視他們的個人、教育和家庭問題。
  
  當事情達到緊要關頭時，員工會感到倦怠，從而降低注意力、效率、焦點和團隊生產力。

• 時間管理不善：在快速發展的組織中，員工必須充分管理自己的時間以維持生產力。
  
  不幸的是，許多員工很難很好地管理自己的時間、確定任務的優先順序以及平衡工作和個人生活。
  
  它可能會導致錯過最後期限、壓力增加和生產力下降。

有用的技術：10 個提高團隊生產力的應用程式（及其用途）

1. 桑薩瑪
2. 鬆弛
3. 體式
4. 點擊按鈕
5. 印象筆記
6. 概念
7. 札皮爾
8. 文法
9. 卡倫德利
10. 樞紐點

生產力工具是幫助業務團隊更有效地管理專案、簡化工作流程並在更短的時間內完成更多工作的好方法。

這些工具可以以不同的方式幫助團隊——從記下筆記和組織每日待辦事項清單到自動執行重複性任務和優化時間管理。

以下是 10 個最佳生產力應用程序，團隊可以使用它們來提高流程的效率和生產力。

1. 桑薩瑪

Sunsama是一款數位每日規劃工具，可透過逐步例行公事規劃您的一天，幫助您管理時間並實現工作與生活的平衡。

在 Sunsama 直覺的使用者介面中，您可以透過從 Asana 和 Trello 等專案管理工具中提取任務來建立統一的每日視圖。

您也可以從 Gmail 和 Outlook 收集電子郵件並從行事曆組織會議。 您可以決定每項任務要工作多長時間，並在日曆上安排未來的任務。

定價： 14 天免費試用。 付費方案起價為 16 美元/月，按年計費。

2. 鬆弛

Slack是一種溝通和協作工具，可讓團隊成員輕鬆聯繫並有效地工作。

該應用程式有一個集中式系統，可以進行即時訊息、文件共享、語音和視訊通話以及與多個第三方工具的整合。

Slack 具有基於管道的結構，可讓您將團隊的溝通或特定專案/主題分類到不同的管道中。

透過這種方式，人們可以輕鬆找到他們正在做什麼以及他們參與了哪些互動。

員工還可以看到每個團隊正在做什麼，而無需跳過麻煩或閱讀無數電子郵件。

在整合方面，Slack 與企業在流程中使用的無數工具無縫集成，包括 Google Workspace、Zoom、Zapier、Salesforce，甚至 Twitter。

它允許團隊創建自訂工作流程，自動化流程，並集中技術堆疊中其他工具的文件、資料和通知。

定價：提供免費方案。 付費方案起價為 7.25 美元/月。 對於需要比常規計劃提供的更強大功能的公司來說，有客製化的企業網格計劃。

3.體式

Asana是一款專案管理工具，可協助各種規模的團隊組織工作、專注於目標並在不影響品質的情況下按時完成任務。

使用 Asana，您可以建立任務，將其指派給正確的團隊成員，設定截止日期，並規定執行每項任務的步驟。

您還可以新增附件、描述和子任務來為每個任務提供上下文。

身為管理員，Asana 會向您發送有關團隊成員所做的任何評論、任務更新和變更的通知，這可確保您始終了解專案的進度。

為了簡化工作流程，Asana 與 Google Drive、Canva、Dropbox 和 Slack 等工具整合。

定價： 30 天免費試用。 付費套餐起價為每位用戶每月 10.99 美元，按年計費。

4.點擊

ClickUp是一款功能強大的任務管理工具，具有直覺的使用者介面和易於導航的功能。

該工具允許團隊創建一個可視畫布，在一個地方顯示專案的所有方面； 這有助於他們專注於自己的目標。

如果您正在處理多個項目，ClickUp 允許您自訂任務檢視和依賴關係來組織您的工作並確定其優先順序。

該平台支援敏捷方法論，包括看板和 Scrum，並具有敏捷儀表板、燃盡圖和衝刺板等功能。

它還與 Slack、Figma、HubSpot 和 Loom 等第三方 MarTech 工具整合。

定價：提供免費方案。 付費方案起價為每位會員每月 7 美元。 有一個企業計劃可供需要自訂計劃的企業使用。

5. 印象筆記

將便利貼貼在鏡子或電腦螢幕上的時代已經結束。 現在，團隊可以以數位方式記錄和組織筆記，並透過Evernote在所有裝置上同步它們。

該工具允許團隊成員從任何裝置存取、編輯、上傳和共享筆記和文件。

他們還可以建立待辦事項清單、掃描文件、新增圖像、剪輯網頁和文章、同步日曆以及在獲得好主意時錄製語音訊息。

Evernote 的視覺公告板可讓您過濾掉不必要的訊息，以專注於重要的任務。

定價：提供免費方案。 付費套餐起價為 10.83 美元/月，按年計費。

6. 概念

Notion是一款綜合性一體化生產力工具，可讓您記筆記、組織工作、與團隊協作以及管理專案。

它適用於各行業各種規模的個人和團隊，包括內容創建、行銷和軟體開發。

Notion 擁有靈活且可自訂的工作區，您可以在其中建立頁面、看板和資料庫來組織適合您的流程和工作流程的資訊。

您可以建立待辦事項清單、行事曆、任務和註釋，並與其他團隊成員共用。

您還可以與團隊成員同時處理文件和項目，從而促進無縫協作並提高工作效率。

Notion 與其他業務工具集成，包括 Asana、Canva、ClickUp、Figma 和 GitHub。

定價：提供免費方案。 付費方案起價為每位用戶每月 8 美元，按年計費。

7.扎皮爾 

Zapier是一款基於網路的自動化工具，可協助業務專業人員自動執行重複性任務，並充當應用程式之間的橋樑。

該工具與數千個應用程式集成，包括 Airtable、Calendly、Gmail、 Mailchimp 、HubSpot 和 Notion，可供行銷人員、專案經理、銷售人員、開發人員等使用。

Zapier 允許使用者建立「zaps」（由特定事件觸發的自動操作），而無需先前編碼的經驗。

例如，您可以設定一個 zap，每當您在網站上發布新部落格文章時，它都會發送一條推文。

或者，您可以自動將透過登陸頁面和社群媒體平台收集的新潛在客戶新增至您的電子郵件清單。 它可以釋放時間，讓您可以專注於更重要的項目。

Zapier 還允許開發人員根據使用者的需求建立自訂應用程式並將其連接到您的其他軟體。

定價：提供免費方案。 付費套餐起價為 19.99 美元/月，按年計費。 對於希望實現具有強大安全功能和監督功能的自動化的組織，公司有一個計劃。

8. 文法

Grammarly是一款以人工智慧為基礎的寫作助手，可以幫助人們提升拼字、文法和寫作風格。

該工具使用複雜的演算法來分析書面內容並提供即時回饋，包括指出拼字和語法錯誤並建議更好的句子結構。

在其高級計劃中，Grammarly 提供了有關寫作清晰度、語氣和參與度的回饋，這對非英語母語的用戶很有幫助。

該工具與 Google Docs、Gmail 和 Slack 等工具以及各種平台（包括網頁瀏覽器、桌面應用程式和行動裝置）整合。

定價：適用於個人的免費方案。 Grammarly Business 7 天免費試用。 付費方案起價為每位用戶每月 15 美元，按年計費。

9.日曆

Calendly是一種日程安排工具，各種規模的企業都可以使用它來自動安排與客戶、客戶和團隊成員的會議。

該工具與您的日曆同步，讓您可以設定事件並安排您忙碌的時間。

當有人想要與您預約或會面時，他們可以在 Calendly 中選擇一個空閒時間，而無需與您來回或透過電子郵件提交日曆請求。 它可以讓您騰出時間專注於其他任務。

Calendly 的一個重要功能是緩衝功能。

它允許您在會議之間設置緩衝時間，例如 15 分鐘的休息時間以重新組合或伸展身體，或為最後一刻的會議設置障礙。

它可以防止人們在短時間內向您的日程安排添加太多約會。

Calendly 與此列表中的多個第三方生產力工具集成，包括 ClickUp、HubSpot、Notion 和 Slack。

定價：提供免費方案。 付費方案起價為每個席位/月 8 美元。

10.HubSpot

HubSpot是一個一體化客戶關係行銷 (CRM) 平台，包括入站行銷、客戶服務、銷售、 CMS 、營運和商務工具，可協助企業吸引、吸引和滿足客戶。

一個平台中的所有這些工具可幫助企業簡化流程、工作流程、活動和溝通。

HubSpot CRM 在一個儲存庫中組織客戶/客戶資料和交互，所有團隊成員都可以在其中查看正在發生的情況。

它還透過自訂儀表板和指標詳細概述了企業的營運活動，這使得同步不同團隊並防止形成資料孤島變得更加容易。

定價： HubSpot 的定價取決於您想要使用的工具。 每個工具或「Hub」都有一個基本的免費方案可用。 付費方案如下（按年計費）：

行銷中心

• 入門方案起價為 18 美元/月
• 專業方案起價為 800 美元/月
• 企業計劃起價為 3,600 美元/月

銷售中心

• 入門方案起價為 18 美元/月
• 專業方案起價為 450 美元/月
• 企業計劃起價為 1,500 美元/月

客戶服務中心

• 入門方案起價為 18 美元/月
• 專業方案起價為 450 美元/月
• 企業計劃起價為 1,200 美元/月

內容管理中心

• 入門方案起價為 23 美元/月
• 專業方案起價為 360 美元/月
• 企業計劃起價為 1,200 美元/月

營運中心

• 入門方案起價為 18 美元/月
• 專業方案起價為 720 美元/月
• 企業計劃起價為 2,000 美元/月

免費團隊生產力技巧

1. 舉行站立會議
2. 獎勵您的員工
3. 鼓勵適當的溝通
4. 優先考慮員工福祉

除了使用生產力工具之外，您還可以採取其他措施來提高團隊生產力。 以下是其中四個：

1. 召開站立會議

每週召開多次會議會佔用所有員工的時間，不利於團隊生產力的提升。

值得慶幸的是，Loom 和 Slack 等通訊工具使團隊（尤其是遠端團隊）能夠進行非同步通訊。

雖然這些工具消除了不必要的會議，但團隊成員必須每月至少舉行一次會議以相互聯繫並討論他們正在做的事情。 這就是站立會議的用武之地。

在這些簡短的會議中，不同的團隊成員會介紹他們已完成的工作、仍在進行的工作以及尚未開始的工作的最新情況。

這些會議讓人們能夠獲得關於他們工作的不同觀點、意見和回饋。

以下是有關如何正確召開站立會議的一些提示：

• 保持會議簡短。 站立會議15-20分鐘就足夠了。
• 建立議程並提前向與會者發送談話要點，以便他們做好準備並準備好參與。
• 在會議當天的同一時間舉行會議。 如果您需要幫助遵守時間表，請提前告知人們。
• 如果您的團隊位於遠端，請使用 Google Meet 和 Zoom 等視訊會議工具召開會議。

2.獎勵你的員工

全力投入一項任務或專案後，沒有什麼比得到認可更好的感覺了。 一個好的團隊領導者或經理應該花時間認可和獎勵團隊成員所付出的努力和辛勤工作。

這種認可可以在公司的常務會議或年度活動期間進行。

要記住的一件事是，您應該先獎勵質量，而不是數量。

例如，假設客戶代表 A 在一個月內回覆了 100 個請求，但客戶滿意度 (CSAT) 得分為 62%，而客戶代表 B 在一個月內回覆了 45 個請求，CSAT 得分為 96%。

在這種情況下，您應該讚揚/獎勵客戶代表 B 的高品質工作。

這不僅凸顯了品質的重要性，也激勵其他員工在執行任務時牢記顧客滿意度。

3. 鼓勵適當的溝通

為了創造一個有利的工作環境，鼓勵員工互相談論他們的工作。

透過這種方式，他們可以獲得創建和執行高品質活動和專案所需的不同意見、回饋和支援。

也就是說，溝通不僅應該發生在團隊成員之間，也應該發生在部門之間。

跨職能團隊（例如行銷、產品、銷售和客戶成功團隊）的成員需要能夠相互溝通並隨時了解其他部門的情況。

這不僅減少了孤島形成的機會，也提高了團隊生產力。

4. 優先考慮員工福祉

員工的生存不僅是為了增加公司的利潤。 在辦公室之外，他們是有現實生活和責任的人，你應該創造一個優先考慮他們福祉的工作環境。

要了解採取哪種方法，請與您的員工交談並讓他們分享他們的個人健康目標。

這些目標將幫助您確定他們是否喜歡更少的會議、更長的午休時間、冥想/瑜伽課程、帶薪休假或其他完全不同的東西。

當您的員工分享保持健康的最佳方法時，請嘗試定期檢查，以幫助他們優先考慮這些目標並使其步入正軌。

它建立責任感和團隊支持，並鼓勵健康習慣的形成——所有這些都有助於提高團隊生產力。

結論：一次提高團隊生產力一個因素

當試圖提高團隊的生產力時，要慢慢來。 首先，找出阻礙生產力的負面因素，並集思廣益解決這些問題的方法。

小心不要同時執行你的所有想法，否則你將面臨讓員工感到困惑和倦怠的風險。 相反，單獨執行想法並讓所有員工參與過程。

隨著時間的推移，您將能夠創建一個工作環境，讓員工能夠相互溝通、確定重要任務的優先順序、有效管理時間並在不影響品質的情況下按時執行專案。

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