選擇合適的項目管理軟件的綜合指南

作為一名經理，您必須使用 Microsoft Excel 來管理您的項目，但 Excel 的問題在於它缺乏任何自動化和自定義功能，並且不支持協作團隊工作。 項目管理軟件可以幫助您簡化不同的功能來規劃項目、分配資源和管理時間。

您可以將其用於項目路線圖、日程安排、資源分配和質量管理。 讓我們找出所有軟件可以為跨不同類型的業務流程工作的項目經理做些什麼。

項目管理軟件概述

經理和團隊使用項目管理軟件來計劃、跟踪、協調和實現他們的項目目標。 該軟件還用於不同利益相關者之間的溝通和協作。 它可以幫助經理和項目主管按時完成任務並控製成本。 此外，它有助於跟踪團隊的工作流程，通過使用此信息，您可以進行適當的更改或為您的團隊提供任何有用的輸入。

您可以使用項目管理軟件執行哪些功能？

為了成功地管理項目，您需要管理有關不同支持活動的所有信息。 您必須為項目利益相關者實時整理、吸收和解釋信息。 當利益相關者和項目團隊位於不同的區域時，這就變得更加困難。

因此，項目管理工具已成為任何業務的重要方面，它允許團隊管理從初始階段到收尾階段的所有流程。 讓我們看一下項目管理工具的一些關鍵功能。

• 團隊成員之間的協作

該軟件允許各個團隊和部門之間進行協作。 他們可以輕鬆地相互更新和共享信息。 此外，訪問共享功能允許所有利益相關者對項目有統一的看法。

• 項目調度

為不同的人安排任務是項目最關鍵的方面之一。 項目管理工具帶有計劃功能，允許經理為所有任務添加流程，將它們分配給特定人員，為項目指定開始和結束日期，並創建詳細的項目計劃。

• 管理項目相關文檔

在處理項目時，您的團隊會創建範圍廣泛的項目文檔，例如範圍文檔、需求文檔、風險文檔、估算文檔等。 項目管理解決方案使您能夠完美地管理所有這些文件並根據需要修改它們。

• 資源管理

項目管理軟件的下一個關鍵功能是可用資源的管理。 它有助於分配資源、跟踪它們並將它們利用到最佳水平。 此外，該軟件還維護每項資產的詳細報告。

• 成本管理

它允許您在任務級別分配成本要素。 您還可以在大多數軟件系統中進行成本分析和價值分析。

• 項目計劃

使用 PMS 軟件的主要原因是弄清楚需要做什麼。 它通常以日曆或甘特圖的形式決定，此功能使您能夠將項目的各個部分連接在一起並使工作保持在正確的軌道上。 該工具允許您將任務分配給個人，為不同的項目設定目標、目的和截止日期。

• 任務管理

那些你過去常常在手邊放一個手寫板來記下誰負責什麼的日子已經一去不復返了。 該軟件允許您跟踪團隊的進度並為成功完成提供任何額外的輸入。 它還促進團隊協調並提高團隊成員之間的透明度。

• 時間跟踪

與項目規劃和任務管理一樣，時間跟踪功能對於高效的項目管理也至關重要。 特別是當您的團隊預算緊張時。 時間跟踪功能使您可以仔細計劃您的任務，確保您以最少的努力在短時間內交付一流的工作。

• 溝通與協作

它是促進團隊與其他部門之間無縫溝通的基本功能。 它可以幫助他們討論項目的關鍵點，並在需要時從同事那裡獲得任何幫助或建議。 此功能使他們能夠清楚地了解他們的項目在當前場景中所處的位置，並根據要求調整截止日期。

項目管理軟件的用例

管理多個項目和任務並不像看起來那麼容易。 處理業務的各個方面都需要大量的計劃、辛勤工作和奉獻精神。 但是聰明的管理者只需要正確的項目管理工具就可以沉著地管理他們的項目。

借助全面的軟件，您可以輕鬆找到並解決關鍵問題並確定重要任務的優先級。 它允許您獲得有關正在進行的項目的實時更新，並與團隊共享重要更新。 此外，深入的項目摘要可幫助您分析進度並根據要求進行更改。

• PMS 對小型企業的重要性以及示例

當您經營小型企業時，項目管理是一個可怕的詞。 您必須兼顧多個項目、人員和任務。 然而，項目管理軟件可以幫助您提前計劃一切並以有利可圖的方式運行每個項目。 這將節省大量時間，並確保您在短時間內完成項目，而不會承受過度的壓力。

在接下來的幾段中，我們將列出五種關鍵方式，並舉例說明項目管理軟件如何讓您的生活更輕鬆，並將您的業務提升到一個新的水平。

1. 保持進度和預算

您知道，在小型企業中，沒有犯錯的餘地，因此實現您的目標並保持在預計預算內是很重要的。 通過使用項目管理工具，您可以創建路線圖並對其進行完善管理，直至完成。

示例：在項目規劃階段，Rahul 意識到租賃設備的成本將在未來幾個月內增加 30%。 他正在進行一個新項目，預測讓他可以在其他方面省錢。 此外，他還避免了預算的意外增加。

2. 完全控制您的項目

失控的項目會對您的組織結構產生負面影響，並且還會對其他關鍵任務產生影響。 如果您的員工人數最少，您可以要求他們四處分散解決問題。 然而，這在不斷中斷的情況下會很困難。 因此，要解決持續存在的問題，您必須在您的企業中實施項目管理軟件。

示例： Jacob 正在處理多個項目並努力趕在最後期限前完成。 儘管付出了所有努力，他還是了解到他的團隊在當前項目中超出了預算。 雪上加霜的是，他甚至沒有 B 計劃來解決這個問題。 然而，他設法設法處理了這個情況，卻遭到了上級領導的訓斥。

為了避免將來出現此類問題，他決定使用項目管理軟件，該軟件可以清楚地指示即將出現的任何問題，為每個項目制定計劃，並製定細緻的路線圖。 在接下來的幾個月裡，他看到了效率、最終結果、成本和整個流程方面的鼓舞人心的改進。

3. 增加成功的機會

項目成功與失敗的關鍵區別在於項目經理的管理過程。 如果他們不花時間起草詳細的項目進度表，如果他們不密切關注執行階段以確保按時實現所有目標，那麼他們很可能無法實現預期目標。

示例：這是 Esha 在新辦公室擔任銷售經理的第 18 天，因此她決定對她的團隊進行績效分析。 她發現她的銷售團隊在一周內沒有完成預期的銷售量。

在仔細分析了各個方面之後，她發現她的團隊手頭沒有清晰的路線圖和預定目標。 然後，她使用 PMS 工具來簡化工作、定義目標並提高工作效率和整體質量。 幾週後，她注意到銷售數字和她的團隊績效有了顯著改善。

4. 定義明確的角色

即使您經營的是一家小型企業，如果角色定義不明確，您也會經常面臨問責制問題。 它會延遲您的項目，您將無法按時完成重要任務。 但是當您使用項目管理工具時，您將能夠將您的任務分配給合適的人，並且您可以讓他們負責在指定的時間內完成工作。

示例：在項目管理工具的幫助下，David 將多項任務分配給不同的個人，並明確定義了他對最終目標的期望。 每個人都知道手頭的工作，所有工作都在給定的時間內完成。

5. 獲得可行的見解

良好的項目管理包括有效的項目規劃、資源分配、數據積累和溝通。 完成項目後，您可以回顧您的項目，評估績效並嘗試找出哪些效果最好，哪些效果不好。 如果你沒有這樣的能力，你一定會重蹈覆轍，也可能無法在下一個項目中發揮最大的作用。

示例： Sanchit 使用項目管理軟件檢查他的項目的狀態報告。 他注意到有四個任務待處理，而且團隊的支出也超過了分配的預算。

有四個即將進行的項目和四個待完成的任務，他要求團隊中的每個人都全力以赴，盡最大努力按時完成工作。 項目管理軟件使他能夠為未完成的工作分配更多資源，並為新項目做好準備。

• PMS對大型企業的重要性舉例

無論組織規模大小，管理項目對每個人來說始終是一項棘手的任務。 通過項目管理工具，您可以減輕自始至終管理項目的壓力，並保持對業務目標的控制。 在接下來的幾行中，您將了解您的企業需要項目管理軟件的三個主要原因。

1. 大型企業在全球設有多個部門和辦事處。 借助項目管理工具，您可以確保所有團隊之間的信息流一致，避免錯過任何截止日期。

示例： Rakshay 是一家跨國公司的項目負責人，他立即想與他的陸上和海上團隊分享有關項目的重要信息。 他不確定是否每個員工都會檢查他們的收件箱，因此他通過項目管理軟件分享了這些信息。 幾秒鐘之內，每個人都在他們的軟件儀表板上收到了一個彈出通知，他們都非常關注共享信息。

2. 當項目出現延誤時，大型組織通常會花費比計劃更多的錢。 它會對其他項目造成影響，他們的資金可能會耗盡。 大公司可以使用項目管理軟件進行成本規劃並控制預算。

示例： Rohan 決定使用項目管理解決方案來揭示正在進行的項目的財務狀況。 他很高興得知該軟件的財務規劃功能幫助他的團隊避免了預算超支。 此外，他還能夠為下一個項目設定財務目標。

3. 提高團隊對特定任務的責任感，同時也促進團隊協作。 您團隊一致的工作流程確保項目的及時完成並降低損失風險。

示例： Daniel 使用 Microsoft Excel 和手動方法將工作分配給他的團隊成員，但他們過去經常錯過最後期限。 一段時間後，他決定嘗試一段時間的項目管理解決方案。 令他驚訝的是，事實證明該工具對他的團隊非常有益，因為他可以設置項目截止日期、跟踪進度並在任務逾期時發送通知。

這有助於向他的團隊灌輸一種責任感，並提高他們的工作效率。 而且，他能夠記錄一切並與所有人分享，這樣他們就可以知道他們現在的處境以及對他們的期望。

項目管理軟件的類型

共有三種不同類型的項目管理軟件：

• 個人軟件：該軟件非常適合需要簡單輕量級應用程序來管理項目的人。 它具有較少的功能，並且僅向其用戶提供基本功能。
• 集成軟件：集成軟件主要由同時處理多個項目的公司使用。 這個 PMS 有一個集中的信息數據庫，所有團隊成員都可以輕鬆訪問。
• 協作軟件：協作軟件是大型團隊的理想選擇，因為它允許所有團隊成員查看、訪問和協作處理項目並解決特定的業務問題。

免費開源項目工具示例

以下列出了管理您的業務的五個最佳開源軟件解決方案。

1. 理性計劃

RationPlan 是一個功能強大的項目管理解決方案，旨在幫助項目經理根據要求組織任務、分配資源、跟踪進度和管理工作量。

2. 橙色Scrum

OrangeScrum 是一個基於雲的平台，它採用 Scrum 板和看板工作流來實現有效的任務執行、團隊協作和報告生成。

3. 打開項目

這是一個開源項目管理解決方案，具有用於項目規劃、問題跟踪、成本報告和時間管理的自定義功能。 它帶有敏捷和 Scrum 管理平台，以確保無縫的工作流程。

4. 針葉林

Taiga 是一個開源和免費的項目規劃，為其客戶提供 Scrum 和敏捷管理平台。 它提供 300 MB 的存儲空間，最多 3 個用戶可以在一個私人項目上工作。

5. 奧多

Odoo 軟件以其友好的用戶界面和一些有用的管理功能（如數據透視表、看板、文件管理等）而聞名。 此外，它還為庫存管理、人力資源、會計、銷售和製造提供了廣泛的工具。

使用項目管理軟件的行業/誰可以使用項目管理工具

項目管理軟件包含可以幫助所有行業的各種特性和功能。 它可以幫助他們的領導者輕鬆地領導項目，並使團隊能夠應對困難的項目和緊迫的期限。 以下是使用 PM 軟件發揮優勢的行業列表。

• 軟件開發項目管理軟件

項目管理系統用於軟件開發，以促進對目標和要求的清晰理解。 它使團隊保持一致並井井有條。

• 建設項目管理軟件

在建築行業，該軟件提供了所有功能，使流程更快、更易於處理、無縫且更高效。 因此，導致更多的盈利能力和更少的時間消耗。

• 製造項目管理軟件

製造業必須應對與成本、原材料和產品質量相關的多項挑戰。 項目管理軟件有助於最大限度地減少其中一些挑戰，並使製造商能夠以最低的成本生產出質量最好的產品。

• IT 項目管理軟件

在 IT 部門，目標是通過讓團隊中的每個人都保持一致來提高效率。 看板、甘特圖和詳細報告提供了成功完成 IT 項目所需的關鍵功能。

• 教育項目管理軟件

大學、研究所、學院和大學使用它來管理日常活動並組織每個過程。 此外，學生和教師都使用它來提高他們的工作效率。

• 製藥項目管理軟件

製藥行業對其消費者負有公平的責任，他們必須管理對醫藥產品的需求並保持整個運營的組織性。 製藥項目管理軟件旨在有效地管理項目、跟踪資源、提供準確的報告、處理賬單並加快整個過程。

• 房地產項目管理軟件

在房地產領域，有助於自動執行日常任務、跟踪列表和潛在客戶以及分析不同地區和物業的績效。

• 創意機構項目管理軟件

在跟踪團隊績效的同時保持工作流程正常運行。 它鼓勵團隊成員之間的協作，報告功能有助於識別任何障礙。

• 政府項目管理軟件

在項目的所有階段支持政府機構，從初始化到規劃和實施。 項目管理中的甘特圖提供有關工作流和特定項目花費的資金的深入報告。

選擇項目管理軟件的幾個標準是什麼？

項目管理工具已成為所有企業的關鍵。 該軟件專門設計用於使團隊處理和任務執行更簡單、更高效。 事實證明，它對項目經理來說是一個福音，並使項目規劃、資源分配、調度等基本操作自動化。用戶友好的界面改善了團隊間的協作，並實時監控工作流程。

現在，在專注於任何項目管理軟件之前，您應該分析一些基準。 以下是在選擇過程中要牢記的六個重要標準。

• 它應該是用戶友好的：軟件應該易於每個人使用，並且必須簡單易懂，這樣您的團隊就不會浪費時間了解其特性和功能。
• 文件共享設施：項目管理軟件必須有廣泛的選項來共享文件，包括基於雲的存儲、共享硬盤驅動器、共享點網站和媒體存儲設備。
• 應該是可定制的：為了確保軟件以您想要的完全相同的方式運行，軟件應該允許定制設施和可定制的工作流程。
• 無縫集成：您的項目管理工具應支持當前的軟件解決方案和各種其他平台，以提高可訪問性。
• 監控和報告：該軟件必須為您提供監控實時更新的工具，並且您應該能夠與外部用戶和利益相關者共享信息。
• 存儲數據的安全性：最後但同樣重要的是，軟件系統應提供充分的加密和身份驗證措施，以確保數據的最大安全性。

結論

項目管理軟件不是一種選擇，而是您業務的必要工具。 它有助於提高您正在進行的操作的效率，並最大限度地減少和減輕所涉及的風險。 不在其業務流程中實施此工具的公司將始終難以管理其工作、預算、勞動力和產品質量。

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