如何在 Zoho CRM 上設置藍圖？
已發表: 2021-10-01
每個企業都有明確的做事方式。 有一些工作流可以作為完成不同任務和項目的途徑。 工作流發生的方式是決定軟件需求的一個重要因素，因為軟件必須強大，才能提供處理獨特業務流程的大量功能。
現在，Zoho 深入了解了這些不同的需求，並儘一切可能正確實施它們。 事實上， Zoho CRM 藍圖是一種可以將銷售流程分解為各個階段的方法。 當我們在每個階段之間進行轉換時，可以提示用戶和員工輸入相關信息，以免被忽視。
下面，我們將首先詳細了解什麼是藍圖，以便清楚了解我們如何在 Zoho CRM 上設置它以及它可以做什麼。
Zoho CRM 藍圖
從潛在客戶在 CRM 系統中被捕獲到被跟踪及以後，組織在職能中執行了許多銷售流程。 例如，有一家名為 Explore Electronics Pvt 的公司。 向客戶提供技術小工具的有限公司。
現在，除了這家公司可能獲得的在線訂單外，他們還可以擁有一個專門的銷售團隊，負責跟進通過演示、線下資源和活動產生的潛在客戶。 Zoho CRM Blueprint的銷售代表可以首先調用一組潛在客戶並與這些潛在客戶安排產品演示。
在此演示結束時，當潛在客戶對購買項目感興趣時，會生成報價，一旦獲得批准，可以進一步轉換為訂單。 然後可以將產品運送並交付給客戶。
探索電子列兵中的銷售問題。 有限公司
現在，當您閱讀它時，我們剛才談到的這個過程對您來說可能聽起來很簡單。 然而，當真正涉及到這一過程的執行時，由於某些障礙和漏洞，人們可能會面臨許多問題。 讓我們詳細了解它們。
- 通常，銷售經理可以將大部分時間用於培訓新的銷售代表，這意味著他們沒有足夠的時間專注於他們的工作。
- 所有銷售代表的頭腦中並不總是清楚該產品及其所能提供的一切。 很多時候，銷售代表可能不知道潛在客戶在電話中要求的重要產品詳細信息，這也可能使潛在客戶失望並導致銷售損失。
- 在其他時候，重要的客戶信息可能會丟失。 只有在下單的過程中，派送團隊才可能意識到客戶信息或地址有誤，這顯然會延遲訂單派送。
- 它們可能是不遵守折扣政策的時候。 探索娛樂可能有折扣不能超過 20% 的政策，但在某些情況下，可能會處理具有較高折扣的報價，這可能會引起銷售經理的注意。
上面提到的實例是當您有一個大型團隊執行流程時可能遇到問題的一些最經典的方式，但是缺少一個定義良好的系統來有效地執行它。 在這種情況下，主要問題始終圍繞缺乏明確的 CRM 指導和驗證。
Zoho CRM Blueprint 提供的解決方案
Zoho CRM 藍圖可以使組織能夠以有組織的方式設計和執行流程，同時完全沒有漏洞。 使用Zoho Blueprint 設置，幾乎每個細節都可以從 CRM 中的離線流程中捕獲，因此簡化流程變得非常容易。
可以在一個流程中定義每個階段並將人員與每個階段聯繫起來。 您可以指導您的團隊執行流程，根據上下文驗證重要信息，還可以自動執行日常操作。
領導資格
為確保滿足潛在客戶資格目標， Zoho CRM 藍圖有助於使呼叫代理的腳本非常線性。 該軟件在安排產品演示的每個步驟中指導銷售代表。 藍圖充當呼叫代理腳本，並在銷售代表與潛在客戶通電話時幫助他們提供產品描述。 這可以解決傳達給銷售代表的信息不一致的問題。
跟進
使用Zoho Blueprint 設置，幾乎每個步驟都可以在後續流程中進行調整，包括發送和查看報價。 在這種情況下，CRM 可以驗證提供給客戶的折扣，同時確保銷售團隊遵守公司的政策。 每當有人接受報價時，銷售經理都會自動收到電子郵件通知，這樣就不會漏掉他們的注意力。
訂單管理
為了在訂單管理流程的每個步驟中指導銷售代表，Zoho CRM 藍圖發揮著重要作用。 它負責庫存檢查、運輸甚至交付。 在這裡，銷售代表也被提示輸入客戶地址等CRM信息。 這樣可以確保產品交付沒有延遲。
Zoho CRM 藍圖的基本塊
Zoho CRM 中的藍圖基本上旨在以系統且定義明確的方式執行業務流程。 使用此藍圖，可以定義流程中的每個階段，並將合適的人員與每個階段聯繫起來。 它還可以幫助指導團隊完成整個流程的執行。 此外，它還有助於在自動執行日常操作的同時根據上下文強制和驗證重要信息。
藍圖是通過創建流程中計算的階段的順序來設計的。 在 CRM 語言中，藍圖的主要構建塊是狀態和轉換。
狀態
在藍圖設置中，“狀態”是某物在特定時間處於的狀態。 例如，CRM 中的任何交易都會經歷不同的階段，直到後續發生，包括資格、談判和折扣批准。 所有這些階段都稱為狀態。 必須在藍圖編輯器中拖放狀態才能設計流程。
過渡
過渡只不過是一個過程中出現的兩個狀態之間的鏈接。 它規定了記錄從一種狀態轉移到另一種狀態所需的條件。 例如，記錄從資格轉移到協商所需的條件和操作通常在轉換塊中規定。
設計藍圖
設置或構建流程的過程實際上是一個三步過程。 這包括：
1.輸入基本信息
在這裡，您可以指定需要為其創建流程的模塊、佈局和字段。
您可以轉到“設置”，然後是“自動化”，然後是“藍圖”。
- 然後，您可以單擊創建藍圖。
- 在此 Create Blueprint 彈出窗口中，您可以選擇要為其創建流程的模塊、佈局和字段。
- 讓我們說這個過程是跟踪潛在客戶的過程。 在這種情況下，您可以選擇具有標準佈局和階段字段的交易模塊。
- 為了更清楚起見，您還可以指定標準，因為如果您不這樣做，那麼在佈局中創建的所有記錄都將進入流程。
- 最後，點擊下一步。
2. 定義流程
在藍圖編輯器中，您可以定義從默認狀態開始到退出狀態的流程。
在藍圖編輯器中，您可以拖放構成流程一部分的所有狀態。
- 您還可以通過連接狀態按鈕中的不同節點來建立狀態之間的流程。
- 您必須注意，開始狀態等同於所選選項列表字段的無值。
- 您可以通過單擊兩個狀態之間的 + 按鈕來創建轉換。 要刪除過渡，您只需右鍵單擊過渡線，然後單擊刪除過渡。
3. 配置轉換設置
您可以根據需要在流程的不同狀態之間配置轉換前、轉換期間和轉換後設置。 例如，我們可以查看狀態之間的轉換。
我們可以將其命名為“關閉”。 在上面提到的 Explore Electronics 示例中，以下可能是配置時應遵守的一些準則。
- 為了完成談判過渡，Explore Electronics 中的銷售代表可以輸入折扣百分比和截止日期。
- 根據公司的政策，產品的折扣不能超過 20%。
- 在執行結束過渡時，可以自動向銷售代表的經理髮送電子郵件通知，同時通知他們有關交易提交的信息。
因此，可以輕鬆地說 Blueprint 使您能夠在 CRM 中創建離線業務流程的副本。 從潛在客戶產生到交易結束，組織遵循許多業務流程。 藍圖可用於為 Zoho CRM 用戶提供有關如何執行業務流程中所有步驟的詳細指南。
例如，在向客戶發送報價之前需要收集一些文件。 可以在藍圖中設置一個階段，要求上傳文件，並在文件上傳後立即將記錄移至下一階段。
結論
如果您離線執行的流程未在軟件應用程序中準確捕獲，則無法保證以正確的方式執行該流程。 過程中可能存在一些不一致和可能的差距，這就是藍圖解決的問題。
Zoho CRM 藍圖就像業務流程的在線複製。 它可以捕獲軟件中離線過程的所有細節。 通過與專家Zoho 顧問聯繫來實施 Zoho CRM 藍圖可以確保自動化、驗證和有效的團隊協作，從而進一步提高流程的效率，避免任何類型的漏洞。
