項目管理軟件的業務用例

已發表: 2023-02-14

自從人類開始建設以來，項目管理就一直很普遍。這可以追溯到吉薩金字塔的建造。埃及人使用相同的項目管理原則來管理工人團隊來設計如此龐大而復雜的結構。如今，數字項目管理軟件可幫助各種規模的企業管理和跟踪項目進度。

借助強大的項目管理系統，公司可以計劃、組織、管理和領導他們的團隊和資源以獲得預期的結果。 360 度項目管理軟件可從內到外增強業務運營。這就是行業領導者依賴此類軟件來提高產量的原因。

小型企業在項目管理中面臨的挑戰

小型企業受缺乏清晰的項目管理的影響最大。有限的資源庫和預算限制，再加上管理不善的項目，可能會對公司的發展產生不利影響。詳細了解小型企業在項目管理中面臨的一些最大挑戰。

缺乏溝通

小團隊之間應該有穩健的溝通。然而，在快節奏的小型團隊結構中工作可以證明恰恰相反。小型企業現在通常與內部和外部缺乏溝通有關。

缺乏明確的目標

動態和不斷發展的公司結構的最大障礙是目標不明確。不斷的臨時請求意味著公司沒有專注於之前設定的目標。 39% 的項目失敗是由於目標不明確和項目計劃不明確。如果沒有適當的系統來適應變化，那麼在最後一刻對目標進行非結構化的變化可能會使整個項目脫軌。

預算有限

初創企業和小型企業通常在有限的財務緩衝下生存。這意味著這些組織的財務計劃很緊。最後一分鐘的小改動或計劃外的延遲可能會危及交付，從而影響業務預算。

缺乏問責制

初創公司以其忙碌的管理風格而臭名昭著。這意味著每個資源都在處理多個項目。雖然管理層可能會發現這是一種最佳的工作方式；如果對工作沒有問責制，這可能會同時影響多個項目。

嚴格的期限

當您坐在一張紙上決定項目時間表時，通常情況下，您最終會得到一個不可能完成的時間表。小公司通常確實會得到一個時間表幾乎不可能完成的項目。如果沒有適當的管理系統，每個業務職能都會受到直接影響。

項目管理軟件如何幫助小型企業？

PMS 幫助小型組織和初創公司簡化其業務功能，以有效地管理項目並按時交付。從管理項目時間表到提供定期更新和優化資源利用，小型企業可以從這些工具中受益匪淺。

提高成功率

一般來說，一個項目的成敗取決於公司是否按期按期交付項目。 項目管理軟件允許您設置里程碑，這可以幫助管理人員評估項目的進度。項目可能延遲的早期跡象使管理人員能夠及時採取行動以準時交付。

通過更好的溝通加強項目規劃

項目管理系統為每個項目、其進度和資源可用性保留一個中央數據庫。這允許小公司和初創公司優化資源利用。跟踪項目的通用系統還允許所有相關人員更好地相互交流以加快進度。經理還可以將進度通知客戶。

堅持預算

每個組織都關心其底線，但這種需求對於小公司來說更為重要。初創公司和小型企業沒有任何犯錯的餘地。有效的項目管理工具可讓您跟踪預算。它還可以讓您跟踪您的費用並確定員工花費時間的區域以及組織花費最多的區域以減少計費時間。這使公司能夠優化利潤並在預算範圍內交付項目。

跟踪問責制

小公司和初創公司的員工通常最終會同時處理多項任務。項目管理軟件可以幫助定義角色和職責。這樣一來，多人就不會完成一項任務，從而消除了冗餘並優化了資源利用率。

有效的項目評估

在軟件的幫助下進行項目評估可以讓企業識別差距和優勢。公司可以利用它來改善與項目相關的差距，並加倍發揮自己的優勢。 PMS 工具提供報告，告訴您實現了哪些里程碑以及發生延誤的地方。

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小型企業項目管理軟件案例研究

案例研究 1

公司：邦康	與全球品牌合作的廣告公司
挑戰	該公司依靠多個單點解決方案來及時交付面向客戶的項目。然而，這些解決方案未能提供所需的操作功能
解決方案	採用Mavelink的項目管理解決方案
結果	計費率錯誤減少 100%。使公司的準確預測成為可能，並立即生成報告。

案例研究 2

公司：幹嘛！	一家數字化轉型諮詢公司，為不同行業的企業提供 IT 轉型解決方案。
挑戰	該公司通過電子郵件、PowerPoint 和 Excel 等工具管理資源和項目。然而，隨著公司的發展，他們無法獲得有效管理項目或資源的數據或見解。
解決方案	公司採用了新的項目管理軟件來簡化公司的運營。
結果	利用率提高了 6%，可計費利用率達到 80%，新客戶翻了一番，公司規模擴大了兩倍。

企業在項目管理中面臨的挑戰

擁有大量資源的大公司也不能倖免於項目管理的挑戰。在大公司管理項目就像解魔方。管理人員必須將項目的幾個要素放在首位，同時關注所有其他要素並確定完成任務的最佳途徑。詳細了解企業的項目管理挑戰。

資源衝突

在一次管理數百個項目時，即使是結構良好的組織也可能面臨資源衝突。當只需要一個資源時，多個資源有時會在同一個項目上工作。此外，計劃不周有時意味著公司沒有可用於項目的資源（人力、原材料、軟件、硬件、機械等）。

範圍蠕變

範圍蔓延是最大的項目管理挑戰之一，指的是與最初商定的工作範圍相比，項目需求如何隨時間發生變化。範圍的這種變化導致與項目相關的幾乎所有內容都發生了變化。

團隊技能不匹配

作為一名經理，您應該擁有一支由最適合工作的熟練成員組成的團隊。如果項目的技能水平和需求不匹配，項目勢必會一路坎坷。

風險管理不善

管理人員需要評估與其項目相關的風險。您需要確保您的團隊隨時準備好根據需要進行調整。項目經理不是通靈者，這意味著無論他們多麼努力，他們都無法列出與項目相關的所有風險。

錯過最後期限

如果上述任何一條阻礙了您的項目，將不可避免地延遲最終交付。只有 2.5% 的公司聲稱他們按時交付了 100% 的項目。如果項目延遲交付，所有相關方都會感到沮喪，這會進一步阻礙公司的發展。

項目管理軟件如何幫助大型企業？

擁有數千名員工的大公司也可以從項目管理系統中受益。它允許組織跟踪所有項目，將它們進一步劃分為小的衝刺，確保資源不會過度工作或工作不足，並確保公司為項目產生的所有風險做好準備。

衝刺計劃

公司可以通過項目管理軟件中的衝刺計劃來計劃他們的工作。這允許企業將一個項目分成小部分，並為每個部分制定一個有計劃的衝刺。它允許團隊專注於特定目標，同時不斷審查優先事項和計劃。

項目文件

公司可以在項目管理系統上記錄他們的整個項目和工作範圍。這將有助於公司減輕團隊內部的任何困惑和誤解，並幫助每個人了解對他們的期望。

跟踪工作量

一個好的項目經理會不斷評估他/她的員工隊伍，以確保資源利用始終處於最佳狀態。 PMS 軟件可以幫助管理人員跟踪所有可用資源的工作量和可用性。

風險評估

雖然經理不可能評估與項目相關的所有潛在風險，但強大的項目管理軟件可以通過其風險評估來做到這一點。它可以幫助您識別風險點，並幫助您計劃可能發生的事件。

大型企業項目管理軟件案例研究

公司名稱：WORWAG Pharma	它在全球銷售預防和治療生活方式疾病的處方藥和非處方藥。
挑戰	WORWAG Pharma 希望確定項目和資源管理的要求。它還希望儘早實施它。
解決方案	強大的項目管理軟件幫助公司進行了更透明的資源規劃。
結果	該解決方案提高了項目管理的效率和透明度。首次可以對利用率和可用容量進行評估。

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結論

項目管理軟件不再是可選的。如今，公司依靠項目管理工具來簡化業務運營並按時交付結果。借助 PMS，公司可以在 100% 的時間內跟踪進度、更改計劃並產生出色的結果。所以，不要再等待了，為您的企業獲取項目管理工具吧。