成功和安全實施 ERP 的清單：挑戰和最佳實踐

ERP 實施很少是完美的，但通過仔細規劃和理解，您可以確保它符合您的時間表和預算。 這可能看起來令人生畏，但使用下面的清單將使過程順利進行。

任何企業的最高 ERP 期望

如今，幾乎所有類型的企業都可以使用 ERP 軟件解決方案。 一般來說，每家公司對 ERP 軟件都有自己的特殊期望。

• 簡化的業務流程：通過自動化和集成您的業務流程，ERP 系統提高了生產力並減少了勞動力成本和時間。 隨著業務的增長，有必要對公司的系統進行升級，以減少對人工的需求。 它將給團隊成員更多的時間來處理複雜的投訴，而不是一一回复簡單的查詢。

• 更好的數據分析： ERP 有望改變企業收集和分析數據的方式。 這將有助於管理層和領導者快速準確地識別其整個業務運營的洞察力。

• 更有效的業務運營：現代 ERP 系統通過使協作更快、更輕鬆來提高業務效率。 您可以使用 ERP 系統滿足合作夥伴和利益相關者的需求，並且可以通過自動執行重複性任務來提高員工的生產力和士氣。

管理層面臨的主要 ERP 實施挑戰

如果無人看管，ERP 實施挑戰會給管理層和最終用戶帶來困難。

• 最高管理層的批准

  由於上級部門反應遲緩，ERP 實施的時間往往比預期的要長。 高層管理人員必須完全參與安全的 ERP 實施過程。

• 整合過程

  在實施 ERP 應用程序時，關鍵挑戰之一是確定要集成哪些流程。 擁有多個部門的公司面臨此類挑戰是很常見的。

• 適當的培訓

  在實施之前和之後對員工進行有關新 ERP 系統的教育至關重要。 一開始，員工可能會對採用新的 ERP 軟件感到不滿。 但是，適當的培訓和激勵可以解決問題。

• 數據遷移的挑戰

  由於 ERP 系統正在取代舊系統，因此會帶來數據遷移挑戰。 遺留系統的數據與 ERP 系統的數據可能不兼容。

  一個適當的實施計劃可以克服這個問題。 通過這樣做，您可以更好地了解新系統可能需要的各種修改。

• 靈活性問題

  ERP系統有時不夠靈活。 表示無法按照當前業務流程進行設置。 企業此時需要退後一步，適應ERP系統的要求。 您可以通過為您的業務選擇合適的 ERP 軟件來消除此類問題。

• ERP實施和升級的成本

  經常需要升級 ERP 系統以跟上不斷變化的業務需求。 這是供應商發揮重要作用的地方。 尋找在購買時提供免費更新且不涉及任何隱藏費用的供應商。

• 延遲用戶接受

  儘管接受了適當的培訓，一些員工可能仍然難以適應新的 ERP 軟件。 因此，可以以定制的方式規劃實施過程。

• 硬件要求

  為了高效運行，ERP 系統可能需要先進的硬件。 因此，建議為用戶打算實施的 ERP 系統投資適當的硬件。

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購買 ERP 軟件的注意事項

您準備好投資一個好的 ERP 軟件了嗎？ 等等，確保您考慮這些因素以順利實施。

大體時間

• 成功和安全實施 ERP 的預期時間表是什麼？
• 詳細的日程安排如何？
• 將提供哪些資源以及何時提供？
• 運營中斷可能發生在哪裡，何時發生？

定制

• 系統可以進行多少定制？
• 提供商是否真正了解您獨特的業務需求和流程？

項目管理

• 供應商將如何管理您的項目？
• 您會獲得經驗豐富且反應迅速的單點聯繫人嗎？
• 您的團隊中的哪些成員必須參與實施過程？

可用性

• 成功且安全的 ERP 實施在很大程度上依賴於用戶的採用。
• 評估應用程序在不同角色中的直觀性和易用性。

訂閱費用

• 訂閱安排的成本結構是什麼？
• 前期費用有多少
• 每月費用是多少，是否靈活？

項目成本

• 是否涉及任何額外費用？
• 了解您的 ERP 範圍時，您有什麼需要特別注意的嗎？

數據遷移

• 關於現有數據的遷移，您應該了解哪些事項？
• 您是否與您的 ERP 提供商保持一致，以評估從遺留系統遷移、刪除過時或冗餘數據、清理數據等所涉及的挑戰？

維護和更新

• ERP 系統實施後如何對其進行修改？
• 哪些活動需要服務提供商或程序員或專家顧問的幫助？

訓練

• 是否提供任何演示或培訓資源？
• 它需要任何費用，還是免費提供？

ERP 實施生命週期或階段

對這些 ERP 實施階段的公平理解將有助於更好地規劃和執行。

• 第 1 步：包選擇

  首先，您必須選擇適合您業務的 ERP 軟件，並包含所有基本模塊。 市場上有各種各樣的選擇，為您的企業選擇合適的選擇可能是一個挑戰。 此步驟消除了與您的業務無關的任何 ERP 模塊。

• 第 2 步：項目規劃

  一個項目應該在啟動之前進行適當的計劃，以避免在實施過程中出現任何意外。 從選擇正確的資源到分配任務，規劃對於成功實施 ERP 至關重要。

• 第 3 步：差距分析

  ERP實施生命週期中的另一個重要階段是進行差距分析以分析組織的當前系統。 通過這樣做，您可以輕鬆確定企業資源規劃中的哪些流程最需要關注。

• 第 4 步：重新設計

  為了提高流程的效率和有效性，使用了重新設計。 它涉及基於項目規劃和差距分析的各種變更和變化。

• 第 5 步：培訓

  由於新系統的實施，員工必須接受適當的培訓才能開始無縫使用。

• 第 6 步：測試

  這是 ERP 實施生命週期中的另一個重要步驟。 基本上，進行測試以確定錯誤，以便在實施實際應用程序之前解決它們。

• 第 7 步：申請

  正是在這個階段，ERP 系統才真正實施。 在收集、分析和轉換所有數據以輸入新系統後，舊系統將被丟棄並由新系統替換。

• 第 8 步：維護

  作為 ERP 生命週期的一部分，維護是最後一步。 新系統實施後，從事該系統工作的員工應了解最新的技術進步。 此外，員工應熟悉升級系統並保持其運行的必要步驟。

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成功和安全的 ERP 實施清單

遵守這些 ERP 實施清單，以確保每一步都不會出錯。

計劃

• 購買後，為 ERP 實施建立項目團隊。
• 通過記錄和評估當前狀態來識別業務流程中的常見問題和不需要的步驟。
• 組織定期會議和啟動電話會議。
• 在開始製定項目計劃之前，確定安全 ERP 實施項目的範圍和目標。

準備

• ERP項目團隊應最終確定項目計劃。
• 通過獲得指導委員會和項目團隊的批准，驗證項目計劃的實施準備情況。
• 通過制定數據遷移策略，確保數據乾淨且與新的 ERP 系統兼容。
• 為數據準備備份策略和業務連續性計劃。
• 建立用戶支持策略來培訓所有用戶和用戶組。

火車

• 根據變更管理計劃中規定的培訓計劃對最終用戶進行培訓。
• 培訓後應與供應商召開客戶轉換會議，以幫助客戶採用和擁有新系統。

安裝

• 安裝與規劃過程中開發的新業務流程相關的 ERP 軟件。
• 開始遷移初始靜態數據。
• 如果需要，準備託管和硬件基礎設施，並製定部門之間共享數據的計劃。
• 完成安裝軟件和自定義系統。

確保數據流

• 驗證遷移數據的準確性，並確保其乾淨準確，沒有重複或不正確的數據。
• 作為測試和上線流程的一部分，建立數據映射流程，確保業務領域和部門之間的數據流暢流動。

評估

• 測試與用戶數據相關的所有輸入和輸出，以便清楚地理解流程。
• 通過確認業務流程的有效性，確保所有用戶組和功能按計劃運行。
• 識別並排除在測試您的基礎架構或解決方案期間可能出現的任何未知錯誤。

得到支持

• 與支持團隊一起結束項目並過渡到實施後支持。
• 通過培訓用戶繼續維護和支持軟件。

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DataNote 軟件如何保障 ERP 安全？

DataNote 企業軟件解決方案是一個基於雲的 ERP 系統，允許企業在不影響數據安全的情況下管理他們的數據。 其專有的 OpenLogic 框架是它與傳統 ERP 實施的區別。 它的用戶無需共享任何業務數據、商業機密或業務邏輯，同時簡化不同的流程。

DataNote ERP 簡化了跨部門的流程並集中了信息以確保安全。 它保持標準的安全要求，並提供對管理、編輯和共同創作的受限訪問。

結論

ERP 系統因其提供競爭優勢的能力而獲得了全球的認可，合併數量空前增加，並且在競爭對手中佔據了據點。 成功規劃和管理的 ERP 系統可以提高員工生產力和客戶滿意度。 因此，它可以在使用低資源的情況下有效地增加利潤。