政府資助者如何創造正向的公民體驗

已發表: 2024-06-21

就像任何關係一樣，公民對政府計畫的體驗是由一系列建立或削弱信任的小細節組成的。風險很高——與政府資助計劃的每次互動都是人們的一個數據點，可以更廣泛地塑造他們與公共機構的關係。

政府資助者敏銳地意識到他們在這種關係中所扮演的角色。這就是為什麼這麼多人擁抱數位轉型。他們希望與當地民眾見面，這樣他們就可以製定能夠產生真正影響力的項目。

在實現這一轉變時，政府資助者必須有意識地關注塑造公民體驗的細節，並意識到這些細節如何適應更廣泛的文化和營運目標。

讓選民指導您

公民自己最清楚自己需要什麼。尋求社區成員的意見，並將他們的回饋納入您的計劃中。

這樣做可以幫助您採取協作方式進行治理，進而幫助您創建更容易獲得公民信任的資助計劃。此外，它還創造了一種積極的動力，讓公民受到激勵，並繼續參與公民活動。

不要等到開始外展。現在就將社區參與納入資助計劃，以便您可以在人們的需求變得緊迫之前了解他們的需求。在紐約市，市議會引入了參與式預算，允許社區成員直接影響公共預算的分配方式。這種回饋循環確保公眾意見始終融入決策過程中，而不是一次性的事情。

當您了解社區的實際需求時，您可以建立從一開始就有效的資助計劃。如果沒有他們的洞察力，您就會面臨走上錯誤道路並為以後修正方向的風險。

拯救鄉村醫院的聯邦計畫就是一個典型的例子。儘管整體意圖與社區需求一致，但細節卻不一致。沒有多少醫院選擇加入該計劃，因為它迫使社區放棄一些他們真正需要的東西，例如住院。

現在，專案管理人員正在嘗試調整要求以吸引更多申請人。但一旦發射失敗，就很難恢復。當大眾感覺專案管理員與他們的日常現實不符時，公眾情緒就會惡化，社群成員也不願意合作。

儘早尋求社群回饋可以讓您的團隊走上正確的道路。並確保您在危機來襲時做好應對突然激增的需求的準備。

公民通常不知道機構和部門如何劃分的細節。許多人將他們與特定政府項目的互動視為單一關係的一部分。如果部門和專案之間沒有聯繫，公民的體驗可能會變得脫節和令人沮喪。與多個機構互動的社區成員可能會開始感覺到一隻手不知道另一隻手在做什麼。

尋求打破專案之間的隔閡，並與其他公共機構協調您的工作。在休士頓，官員們在公共機構與地方和地區非營利組織之間組建了一個聯盟，目標是消除該市的無家可歸現象。這意味著每個組織不必單獨嘗試解決這個大問題，而是可以合作並共享資源。

該聯盟共同努力，讓無家可歸的公民更容易獲得服務。這些公民不必處理各機構之間相互衝突的政策和流程，也不必彌合項目不協調時不可避免地出現的差距。這項做法產生了巨大影響，幫助該市無家可歸者減少了近三分之二。

為公民提供跨計畫的一致體驗有助於他們了解與政府機構打交道時的期望。隨著時間的推移，他們將培養公共計畫在其領域如何運作的能力，使他們更容易參與並保持參與。

當您希望採用政府撥款管理軟體時，請探索解決方案是否能為多個部門和機構服務。這為公民提供了一致的體驗，並允許您在團隊之間分享知識和發現。為了使過渡順利，請考慮使用程序作為試驗場，然後更廣泛地擴展此解決方案。

此時，大多數政府機構都意識到數位轉型的必要性。但為了做好這件事，您的贈款管理系統需要包含正確的後端技術，以便為公民創造良好的前端體驗。

當撥款申請流程混亂且複雜時，人們要么懶得申請，要么得不到他們需要的東西。

沒有什麼比努力獲得聯邦救災援助的美國人更能說明其中的高風險了。他們中的許多人在滿足這些計劃的要求方面遇到困難，這意味著在極其需要的時候，他們得不到幫助。結果，許多人面臨無家可歸的問題。

複雜的流程也會導致不平等現象長期存在。這就是聯邦復甦計畫有利於富裕白人房主的部分原因。

當您採用新軟體時，旨在簡化申請並讓公民清楚地了解他們在每個階段到底需要做什麼才能有資格獲得資助。

撥款管理軟體需要具備的功能

可及性確保每個應該能夠獲得贈款資金的人確實可以這樣做。在基線上，贈款管理系統中的可訪問性是指檢查複選框，以確保各種能力的人都能獲得所需的訪問權限。它的偉大之處在於，當您提高某些人的可訪問性時，您就提高了每個人的可用性。

但真正的可訪問性不僅僅是在人們所在的地方與他們見面的勾選方法。它要求您了解人們的獨特情況如何影響他們對您的計劃的體驗。例如，某人存取您的計劃的能力可能會受到住房不安全、最近的自然災害、疾病、受傷或許多因素的影響。當您意識到這些情況時，您可以盡自己的一份力量來創造公民所需的入口。

撥款管理軟體需要具備的功能

「時間稅」是指公民參與政府計畫所需的時間。它包括尋找資助機會、填寫申請和等待付款的所有時間。

減少時間稅可以減輕試圖獲得資金的個人和組織的負擔，並改善每個人的體驗。

明尼蘇達州第一線工人計畫是科技如何幫助減少與計畫相關的納稅時間的一個例子。勞工和工業部、就業和經濟發展部以及稅務部聯手向第一線工人提供了超過 5 億美元的援助。

有了合適的軟體合作夥伴，他們能夠在不到六個月的時間內啟動他們的計劃、審查超過 120 萬份申請並分配資金。申請人入口網站易於訪問，提交也變得簡單。由於積極的公民體驗，該計劃獲獎並被譽為兩黨的成功故事。

撥款管理軟體需要具備的功能

對於您的撥款申請中面向公眾的部分來說，簡單易用非常重要，但公民體驗也取決於您的團隊管理的難易程度。如果您的團隊將大部分時間都花在管理任務上，他們將沒有足夠的時間來做其他事情。

您在管理任務上節省的時間可以讓您騰出時間來做社區外展、專案開發和策略規劃等事情，這些對於創造積極的公民體驗至關重要。

撥款管理軟體需要具備的功能

數位轉型不在於採用新軟體以獲得一系列新功能。它是將各個點連接起來，以了解每個新功能如何改善公民體驗。採取更全面的方法將幫助您建立信任並鼓勵社區成員更積極參與。

作為政府最值得信賴的撥款管理軟體，Submittable 旨在幫助您為您運行的每個專案提供良好的公民體驗。