遠程工作時如何與客戶協作？

COVID-19 大流行改變了許多企業和組織的運營方式，這主要是因為“被迫”在辦公室外履行職責。 然而，人們很快就認識到遠程工作有幾個好處，首先為員工提供更大的靈活性、節省時間和降低通勤成本，並使雇主能夠在更廣泛的領域尋找人才等好處。

然而，這種類型的變革並非沒有挑戰，特別是由於缺乏與業務合作夥伴的直接聯繫。 下面，我們將解釋如何在遠程工作廣泛普及的時代與客戶合作，以確保您取得與以前相同的結果。

持續接觸——與客戶成功合作的基礎

與客戶合作時最重要的方面之一就是時刻與客戶保持聯繫，讓他們隨時知道工作處於哪個階段，立即得到問題的答案，而不用擔心最終結果。 在遠程工作的情況下，直接聯繫可以很容易地被定期在線會議（在選定的即時通訊工具上）、交換電子郵件或電話所取代。

對於雙方來說，這種類型的機會相當方便，因為它節省了時間和財務資源（例如，花在前往合作夥伴場所的旅行上），同時達到相同的結果。 在這方面，根據與客戶的需求和合作形式設置固定的會議日期（例如每週、每兩週、每月）會特別有幫助。 通過這種方式，可以確保對活動的控制以及持續的反饋。

設定共同目標——與客戶合作照顧雙方

對於現場和遠程工作，明確定義雙方的目標和期望非常重要。 因此，在與客戶合作（並開始實施活​​動）之前，有必要徹底討論需求、工作範圍和預期結果，最重要的是，完成日期和里程碑。 這將避免不必要的誤解，使您能夠跟踪進度並確保最終產品按預期交付。

為此，第一，定期共享各種文檔、原型或模型是值得的，以便一方可以跟踪工作，另一方可以收到持續的反饋（變更建議、發展方向的批准等），從而改進活動的實施。

在線工具 – 加快實施流程

為了促進遠程工作時與客戶的協作，還值得使用特殊的項目管理工具（例如 Firmbee）。 此類解決方案允許每個授權人員跟踪工作進度、交換信息、溝通、共享文件、安排會議以及執行其他幾個流程以簡化日常聯繫。

通過這種方式，您可以輕鬆管理項目進度、分配任務、監控其實施並保持持續溝通。 這一切都為參與該主題的每個人提供了極大的便利，並將最大程度地減少出現的問題和疑慮的數量。

快速響應時間——激發信心

想要確保與客戶進行有效的遠程協作，您還應該記住盡量為您的合作夥伴提供幫助，不要拖延回复他們的消息（當然要平衡工作與生活）。 如果您無法立即給出完整答复，請告知他們，確保您已收到消息並會盡快回復反饋。 這樣做將增強您的合作夥伴對您和您的團隊的信心，並最大程度地減少對正在進行的活動的可能擔憂。

此外，對所表明的需求表現出興趣和同理心，傾聽和理解不同的觀點，並對期望做出回應（特別是關於糾正或進一步發展的方向）有助於建立持久的關係。 鑑於遠程環境的性質，值得適當關注和謹慎處理這些方面。

與客戶合作——總結

遠程工作時與客戶的協作可以與涉及面對面接觸的現場工作一樣富有成果 - 只要您確保您的合作夥伴像以前一樣得到很好的照顧（儘管形式不同）。 毫無疑問，您會受到針對此類情況而開發的各種類型的即時消息傳遞和工具的幫助（特別是促進遠程關係的建立）。

儘管如此，請記住，最重要的是要對報告的需求保持靈活性，並準備好適應不斷變化的情況。 不斷努力改進流程以確保優質服務——無論地點、聯繫方式以及履行職責的方式如何——是與客戶有效合作的關鍵。

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作者：妮可·曼金

人力資源經理具有出色的能力為員工營造積極的氛圍並創造有價值的環境。 她喜歡看到人才的潛力並動員他們發展。

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