為新的虛擬辦公室制定遠程工作政策

已發表: 2020-09-26

Covid-19 已使全球大多數公司陷入遠程工作時代

遠程工作不再是一種福利或額外的好處，而是一種期望

過度溝通是遠程工作成功的關鍵

Covid-19 已使全球大多數公司陷入遠程工作時代。雖然一些公司（如遠程優先的初創公司和科技巨頭）已經嘗試了一段時間的遠程工作，但其他公司卻完全出乎意料。

我們的業務被設想和建立為一家遠程優先的公司。擁有超過 50000 多名遠程軟件工程師的團隊，我們必須想辦法讓遠程工作有效——早在 2017 年開始時。

每家公司都需要遠程工作政策

辦公室不再是以前的樣子。遠程工作的最大障礙不是它的實施或執行，而是遠程工作的慣性。不可否認，大流行已經改變了我們的觀點和工作流程，而現在，它很可能會保持這種狀態。

遠程已成為我們的新常態。在提高員工生產力和降低業務成本之間，許多公司甚至在危機後都希望變得完全偏遠。全球勞動力，已經學會平衡工作和生活。

在這種情況下，遠程工作不再是一種福利或額外的好處，而是一種期望。

在過去三年中，在起草遠程工作政策時，以下是我們最大的收穫：

有些職位比其他職位更適合遠程工作。話雖如此，鑑於我們正處於全球大流行之中，我們的目標是確保人們能夠最大限度地遠程工作。

一項好的遠程工作政策必鬚根據角色和職位納入關於員工在家工作頻率的明確指導方針。非常清楚地制定這些指導方針很重要，這樣以後就沒有反彈的餘地。如果您可以在與各個團隊和員工協商後設計這些指南，那將會更加成功。

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這是建立遠程工作政策最棘手的方面之一。儘管由於大流行，大多數公司都被迫遠程工作，但遠程工作具有一定的內在優勢。這是知識工作者的時代——對於許多公司來說，員工的生產力是成功與失敗之間的唯一區別。

在這種情況下，遠程工作可以為員工提供他們在高峰期所需的靈活性。雖然簡單地設置一個 9-6 上班下班政策似乎很誘人，但這可能不是最佳的行動方案。更不用說，建議在不同時區有重疊的工作時間。

以團隊為單位分解可用性要求。找出團隊成員需要有空處理協作任務的關鍵時間，並僅在這些時間強制執行可用性。當員工想要處理他們的個人任務時保持一定的靈活性——無論是在早上 5 點還是晚上 11 點。

過度溝通是遠程工作成功的關鍵。不再有閒聊、茶歇或肢體語言解釋的餘地。這意味著需要傳達所有需要發生的事情。

將溝通的每一個方面都納入您的遠程工作政策——無論是每日 Scrum 會議、非正式的頭腦風暴會議還是一對一的審查。

當涉及基於文本的通信時，請盡可能具體地制定指南。定義通信渠道（Slack、Email、Trello 等）、渠道上的預期可用性以及預期的響應時間。也建議設置一些異步通信通道。

更大的靈活性帶來更多的責任。由於經理不再能夠對員工進行微觀管理，因此讓他們與公司的目標保持一致很重要。為了使指標有效，有兩種指標需要考慮——基於結果（或輸出指標）和基於過程（或輸入指標）。

讓我們以 B2B 銷售主管為例。該員工的輸出指標可能是收入、獲得的客戶數量等。但是，只有輸出指標是不夠的。建立一組輸入指標也很重要——員工可以更直接地控制的東西——並讓他們也對這些指標負責。在此示例中，輸入指標將包括發送給潛在客戶的電子郵件、已完成的跟進、已安排的會議、已進行的會議等內容。

安全是遠程工作的一個重要問題。當您在辦公室工作時，可以保證安全的網絡，但遠程工作則無法做到這一點。確保您有適當的政策來確保信息的安全。例如，如果有禁止使用公共 Wi-Fi 的指南，則需要在政策中提及。

一個好的遠程工作政策還需要照顧客戶的機密性。重要的是要提及可能危及客戶機密性的事情。例如，在咖啡館接聽敏感的客戶電話對您的組織來說可能是一個很大的禁忌。無論不可協商的內容是什麼，請確保在保單中對其進行了詳細說明並進行了清晰的溝通。

Covid-19 可能迫使世界進行遠程工作，但這可能是一個難得的機會，可以朝著更高效的工作模式努力。當您起草遠程工作政策時，最好專注於建立一個更靈活、更高效的未來，而不是盡最大努力維持 Covid 之前的現狀。