CRM 清理技巧

CRM 管理或客戶關係管理的主要目的之一是收集、組織和分析客戶數據，以更好地了解他們是誰以及如何联系他們。 有了正確的數據，您的 CRM 可以簡化工作流程、提高客戶忠誠度和保留率，並提高盈利能力。

但隨著客戶信息的不斷湧入，您必須定期執行數據清理，以確保您的CRM系統用於分析和洞察生成的信息準確且最新。

CRM數據清理可能是一個複雜的過程——這裡有一些技巧可以讓它變得更容易。

為什麼“乾淨”的 CRM 很重要？

CRM 有多種用途。 它有助於收集、組織和細分客戶數據，培養客戶關係，優化銷售渠道，並簡化客戶服務。

但是 CRM 產生成功結果的能力取決於數據的質量。 有了乾淨的數據，它可以運行得更快、更高效。 這導致：

• 提高客戶滿意度
• 更好的決策
• 節約成本

但是，當數據不干淨時，它會阻礙您的員工在高水平上執行工作的能力。 正如福布斯所說： ¹

“當銷售和營銷專業人士在大量臟數據中游泳時，他們會受到束縛，無法做出明智的數據驅動決策。 只有 33% 的營銷人員認為他們可以依靠 CRM 數據做出決策。 糟糕的數據質量每年使美國經濟損失約 3.1 萬億美元。 正如古老的格言所說，'垃圾進，垃圾出'。

為了充分利用您的CRM系統及其各種工具（尤其是那些依賴自動化的工具），他們需要乾淨的數據為其提供動力。 就像超級跑車需要優質汽油一樣，CRM 也需要一流的最新數據。

什麼是臟數據？

公司使用各種渠道從客戶或潛在客戶那裡收集聯繫數據，包括：

• 實體店面
• 通過銷售團隊進行面對面的接觸
• 網站
• 移動網站
• 移動應用
• 目錄
• 郵購
• 呼叫中心

當信息是手動輸入時，這不可避免地會導致人為錯誤。 自動化數據收集和輸入也是如此——只是發生的頻率較低。 但即便如此，如果客戶輸入了不正確的數據，機器也無法知道這一點。

錯誤數據是一個比您最初想像的更常見的問題。

根據 Experian 數據質量調查——該調查對不同行業和公司規模的 1,200 多家組織進行了調查——平均而言，公司估計其 22% 的聯繫數據在某種程度上是不准確的。 ²

那麼，數據是如何變壞的呢？

通常，這會以以下四種方式之一發生：

1. 過時的數據——客戶信息會隨著時間的推移而衰減。 他們一年前提供的信息，今天可能不一樣了。 人動； 他們獲得新號碼、更改電子郵件地址或換工作。 根據 Data Axle 的數據， ³大約 4% 的郵件列表地址導致每年在無法投遞的郵件上浪費 180,000 美元。
2. 重複數據——數據變髒的最常見方式之一是存在重複數據。 因此，即使信息可能是準確的，重複的條目也會扭曲您的 CRM 分析或導致重複聯繫。 造成這種情況的常見原因包括：

• 手動錯誤
• 合併列表
• CRM軟件故障
• 數據格式不正確——數據輸入的方式和順序可以通過幾種組合之一來完成。 它可以是名字、姓氏，然後是聯繫信息。 或姓氏、名字、聯繫信息。 等等。 當手動輸入數據​​時，可能會導致一名員工填寫表格的方式與另一名員工不同。
• 客戶輸入的數據不正確——同樣，當客戶被要求填寫在線表格時，他們可能會在某個框中輸入錯誤的信息，或者拼寫錯誤。

清理數據的方法

擁有不良數據是昂貴的。 根據哈佛商業評論，它每年花費 3 萬億美元： ⁴

“糟糕的數據成本如此之高的原因是決策者、經理、知識工作者、數據科學家和其他人必須在他們的日常工作中適應它。 這樣做既費時又昂貴。 他們需要的數據有很多錯誤，面對關鍵的最後期限，許多人只是自己進行更正以完成手頭的任務。”

但僅僅因為它阻礙了其他業務並不意味著同樣的事情必鬚髮生在你身上。 幸運的是，您可以採取一些步驟進行數據清理，從而優化系統並節省資金。

一些簡單的 CRM 清理技巧包括以下內容。

#1 標準化數據

首先，採取預防措施以防止更多不良數據累積，或至少降低其發生率。

數據標準化實現了這一點。

正如 Momentum 數據指出的那樣： ⁵ “如果不實施具體和嚴格的規則，員工將不對稱地輸入難以對齊的數據。 隨著數據庫變得越來越大，這變得越來越重要，因為數據標準很快就會丟失。”

通過為 CRM 中的數據收集和輸入設置規則和系統，您可以灌輸替代分散方法的良好習慣。 實施正確的表單驗證和數據清理流程不會完全消除錯誤的數據輸入，但會降低其發生的頻率。

#2 修復小的格式問題

當涉及到數據時，小問題可能會引起大麻煩——尤其是當有數千（或數百萬）個數據點時。

以大寫為例。 填寫表格時，人們不得將他們的名字和姓氏大寫； 其他人可以輸入全大寫的姓名。 這似乎不是問題，但如果您發送營銷電子郵件並且電子郵件錯誤地大寫了個人姓名，它可以消除個性化的感覺。

另一個常見的手動數據輸入問題涉及郵政編碼，即以零開頭的郵政編碼。 根據 GB Sterling 的 Thomas Bonneau 的說法： ⁶

“[I]如果您有一個錯誤的數據文件，您可能會忽略近 10% 的全國數據集……如果您在 Excel 中有一個包含郵政編碼和列的數據文件，並且該列的格式正確（特殊郵政編碼或文本） ，如果你有一個帶前導零的拉鍊（例如 02739），一切都會看起來很棒。 但是，當您將此文件保存為 CSV 以導入您的 CRM 並再次重新打開以進行編輯時，前導零將丟失，因為 CSV 忽略了保留此零的任何先前的 Excel 格式。”

從表面上看，這些都是小問題，但這些小錯誤會浪費寶貴的時間和資源，從而損害您的底線。 通過在將這些問題導入您的 CRM 之前解決這些問題，您將節省金錢和時間，同時減少員工的挫敗感。

#3 清除重複項

沒有人願意成為公司的兩次目標——即使是他們的忠實客戶。 它開始感覺像垃圾郵件。

如果您的客戶列表不長，可以手動完成重複清除。 只需定期這樣做，以防止問題累積。 但是，如果您是一家大型企業，自動化可以提供幫助。 大多數 CRM 系統都具有自動化功能，允許您設置檢測重複項的規則和條件。

從那裡，請務必將您的系統設置為自動阻止輸入重複內容。

#4 歸檔您的數據

您是否有當前未使用但將來可能需要的數據？

公司的一個常見問題是合規性法規要求它們存儲歷史數據。 解決此問題的方法是歸檔該信息。 這樣做，您可以確保數據安全存儲，但不再影響系統。 這釋放了存儲空間，加快了處理時間，並使搜索當前記錄變得更加容易。

同樣，您可以刪除的舊數據也應該被刪除。

#5 合併字段

在某些情況下，可能有多個數據輸入字段包含相似的信息（如果不是冗餘信息）。 通過減少輸入選項，您可以減少重複或不准確數據輸入的機會。

#6 豐富您的數據

在某些情況下，如果數據不完整，可能會被認為是臟數據。 它可能缺少郵政編碼。 或者您可能有一個電子郵件地址，但沒有電話聯繫方式。 標記缺少信息的聯繫人，然後查看是否可以填寫空白。

#7 外包您的 CRM 工作

管理 CRM 數據的最簡單方法之一，尤其是如果您是一家較大的公司，就是將流程外包給數據清理公司。 這些專家擁有清理數據所需的技能、經驗和工具。

其中許多實體還提供數據豐富服務。 這意味著您可以一舉清理和增強您的數據。 通過外包，您可以節省內部團隊的時間和金錢，使他們能夠專注於他們最擅長的事情。

CRM 清理變得簡單

更好的數據意味著更有用的見解。 通過執行定期 CRM 清理，您可以確保您的系統由可操作的客戶信息推動。

從那裡，您可以跳轉到待辦事項列表中的下一個項目。 想要使用可操作的 CRM 數據來改進您的營銷工作？

我們可以提供幫助。

在 Power Digital，我們將為您的營銷策略創建一個整體圖景，然後採用久經考驗的真實技術來幫助您實現 KPI，包括有效地使用您現在乾淨的 CRM 數據。 今天就聯繫我們開始吧。

資料來源：

1. 福布斯。 數據衛生最佳實踐。 https://www.forbes.com/sites/falonfatemi/2019/01/30/best-practices-for-data-hygiene/?sh=1fde3d072395
2. 諮詢。 不良數據的成本。 https://econsultancy.com/the-cost-of-bad-data-stats/
3. 數據軸。 信息圖：數據衰減如何影響您的銷售和營銷策略。 https://www.data-axle.com/resources/blog/infographic-how-data-is-tanking-your-sales-and-marketing-strategies/
4. 哈佛商業評論。 不良數據每年造成 3 萬億美元的損失。 ​​​https://hbr.org/2016/09/bad-data-costs-the-us-3-trillion-per-year
5. 動量數據。 9 提高銷售效率的 CRM 數據清理策略。 https://momentumdata.com/9-crm-data-cleanup-tactics-for-sales-productiveness/
6. 循環。 終極 CRM 數據清理清單。 https://blog.insycle.com/the-ultimate-crm-data-cleanup-checklist