處理丟失、不正確、不完整髮票的 6 種好方法
已發表: 2022-08-01丟失、不正確和不完整的發票是每個會計師和企業主的禍根。 您可能會銷售最好的產品或提供優質的服務，但如果您的發票有錯誤，您可能無法按時拿到錢。 開出錯誤的發票會使付款過程變得更長、更複雜。 如果您的發票丟失，您將不會收到任何付款。 您如何避免此類問題？ 如何處理丟失、不正確或不完整的發票。 閱讀文章以了解更多信息。
丟失、不正確、不完整的發票 - 目錄：
- 丟失發票 - 後果
- 如何避免丟失發票
- 當您的客戶收到不正確的發票時會發生什麼？
- 如何避免開錯發票？
- 不完整的發票 – 會出現什麼樣的問題？
- 如何避免開具不完整的發票？
丟失發票 - 後果
什麼是丟失的發票？ 這是一份從未到達客戶手中的文件。 這種情況可能有許多不同的原因。 最常見的原因是：
- 地址數據不正確
- 向錯誤的客戶發送發票
- 未開具發票
- 信被郵局弄丟了
丟失發票的後果是客戶沒有付款。 未收到您的文件的客戶將不付款。 發現您的發票尚未支付並不容易——唯一的方法是不斷地從您的客戶那裡收集確認信息，否則未支付發票的唯一跡像是您的帳戶沒有付款。 在這種情況下，您將被迫在新的付款期限內再次發送丟失的文件。 這意味著您將不得不等待很長時間才能拿到錢。
如何避免丟失發票
如果您使用傳統的郵寄方式，請嘗試選擇掛號郵件或帶有確認收據的郵件。 這將確保您的文件已到達目的地。 在發送郵件之前，請仔細檢查客戶的地址，以確保將發票送達給他。 電子發票是更好的選擇，您可以通過電子郵件發送它們，並且解決方案比傳統郵件快得多。 電子郵件系統中有一個收據選項，可讓您收到郵件確認。 使用這些選項，您將很快了解到您的發票已送達正確的人。
如何避免在電子郵件地址中出錯？ 發票軟件在這種情況下非常有用。 您只需輸入客戶的正確數據一次，以確保地址始終正確。 發票軟件將幫助您開具重複發票，並且通常會幫助您更好地組織文件。
當您的客戶收到不正確的發票時會發生什麼？
每張發票都應明確說明交易的主要對像是什麼。 買方不應懷疑發票的用途。 交易對象的不精確確定可能會使支付過程更長。 您可能理解文檔中使用的所有術語和短語，但您的客戶可能不理解它們，尤其是當您傾向於使用行話或措辭不准確時。
“服務 5 號”這個詞只對您來說是可以理解的，但是訂購數十或數百種產品的公司在從發票上識別產品或服務方面會有很大的問題。 這樣的措辭可能會引起很多疑問——這裡甚至不清楚數字 5 是描述賣方還是買方。 也沒有關於服務對象的信息。
同樣，“根據第 5 號訂單的貨物”這一短語也不清楚。 我們對貨物及其數量、類型、裝運或價格知之甚少。 此類發票將在買方公司的各個部門之間流通，在所有問題解決之前您不會收到付款。
與付款部分有關的措辭可能會出現一些錯誤。 不要使用以下短語：收到後，月底，最後一個工作日——這可能會導致錯誤。 您的客戶可能會以他的方式理解這些表達方式。 有關付款期限的不准確信息可能會導致付款延遲——您不會按預期收到錢。
如何避免開錯發票？
唯一的解決辦法是準確、正確的措辭。 易於理解的發票使付款流程更快。 在您的發票上使用與客戶訂單上相同的措辭。 同樣，如果您與客戶有協議，請使用協議中的措辭。 多虧了這一點，您的客戶不必對發票上的項目三思而後行。
如果您既沒有訂單也沒有協議怎麼辦？ 嘗試使用EAN（歐洲商品編號）編號或 GTIN（全球貿易項目編號）編號——這些編號可以明確識別所售商品。 服務怎麼樣——準確地描述它們，給出提供的日期。
如果您開具部分發票，請包含其他信息。 它將幫助您的客戶檢查發票的正確性。 它可以是一個詳細的列表，顯示已執行任務的範圍。 一種好的做法是包括合同的一些條款。 文檔越透明和易於理解，就越快到達支付部門。
設置付款日期會給出發票到期的確切日期。 如果您使用它們，請告知早期付款的回扣。 告知延遲付款的費用。 您的客戶必須提前知道會發生什麼——這有助於他們管理付款時間表。 這種對發票的仔細管理將為您的客戶和您帶來許多好處——發票的核對肯定會容易得多。
不完整的發票 – 會出現什麼樣的問題？
不完整的發票會減慢開票過程，因為補充數據需要時間。 不完整的發票通常在付款隊列的末尾移動。 客戶不太可能支付不完整的發票。 必須找到並解釋缺失的信息。 必須有人處理這個問題。 客戶不喜歡將寶貴的時間浪費在處理此類問題上。 一般來說，如果您的發票不完整，一旦不是問題，但頻繁的錯誤可能會促使您的客戶停止與您合作。 不完整的發票說明您的管理狀況不佳。 發票等具有價值和重要性的文件中的錯誤會引起客戶的懷疑和問題。 您無法在發票中保留訂單，因此您公司的其他地方沒有訂單。
如何避免開具不完整的發票？
在發送發票之前再次檢查所有重要數據。 請注意付款日期和方式。 不完整的數據將導致在設定日期無法付款。 最好避免發生這種不愉快的事情。 使用現成的模板開具發票。 一個好的價值模板應該具有法律要求的所有必要元素。 使用由專家專業製作的帶有模板的發票軟件是有益的。 使用此類模板，您的發票應該整潔、整齊、完整。 開票過程必須井井有條，並且您的發票應該完美無誤。
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作者：安迪尼科爾斯
具有5個不同程度和無窮動力儲備的問題解決者。 這使他成為一個完美的企業主和經理。 在尋找員工和合作夥伴時，對世界的開放和好奇是他最看重的品質。