項目管理成功的定義 | #9 項目管理入門

已發表: 2022-11-21

項目成功意味著什麼？ 它的唯一標準是在指定時間內交付結果並在計劃預算內關閉費用嗎？ 但是，如果項目實現的目標沒有達到客戶的期望怎麼辦？ 或者，錯過了利益相關者認為重要的標準？ 在今天的文章中，我們討論了項目管理中成功的定義。

項目管理成功的定義——目錄：

  1. 介紹
  2. 項目成功的定義
  3. 完成與驗收標準的定義
  4. 關鍵績效指標。 滯後指標
  5. 概括

介紹

每個項目都受其法律管轄。 因此，除了項目實施的方法外，我們還需要選擇和調整成功的標準，每次都針對特定項目的具體情況。 一方面，創建完成的技術定義可能至關重要，另一方面——從項目結果接受者的角度製定驗收標準。 另一方面，對於許多項目而言，創建適當的 KPI（即關鍵績效指標）同樣重要，這允許對項目實施進行多維評估

項目成功的定義

在製定項目願景時，利益相關者已經想知道成功的定義是什麼。 對於許多項目來說，時機將是關鍵——畢竟，如果在一月份為投資者舉辦一場盛大的聖誕派對有什麼好處呢？ 在這種情況下，也許超出預算甚至不如一天的時間差重要。

在實施慈善舞會的情況下，結果可能恰恰相反——我們可以推遲活動的日期，以減少租用大廳的成本。 如果我們再次組織一場旨在品嚐當地產品的聚會，那麼實施的時間和成本都會讓位於質量的優先權。 我們需要在組織與最佳時令食品的供應之間取得平衡。

畢竟，根據 PMBOK，項目成功的最重要決定因素是從客戶的角度來看項目的結果，或者對於內部項目，從最終用戶的角度來看。 但是，如何在項目管理中創建成功的定義，以便它可以伴隨項目團隊處理詳細任務，同時讓利益相關者清楚？

success in project management

完成與驗收標準的定義

項目管理成功的定義通常由項目經理與利益相關者合作創建。 他們是必須同意設定最終結果必須滿足的標準才能被視為成功的人。 在評估結果時，他們的意見也很重要。

因此，重要的是，在開始一個項目時，不僅要盡可能清楚結果應該是什麼，還要清楚如何檢查它是否符合成功的標準。 為了使這一點更清楚，我們將使用 Scrum 項目中使用的術語。 這些是“完成的定義”和“驗收標準”。 當我們考慮旨在創建公司網站的項目示例時，可以完美地看出兩者之間的區別。

完成定義將提供站點的技術描述：它將得到適當的保護，它將由一個主頁和四個子頁面組成，並且在標題中將有一個客戶登錄面板。 換句話說，有了完成定義，項目團隊就知道將要實施什麼。

另一方面，通過明確定義驗收標準，項目團隊知道為什麼要做所有這些活動，以及完成的工作將如何轉化為商業價值。 因此，驗收標準將用於從用戶的角度檢查項目的結果是否令人滿意。 使用上面的示例，該網站將在各種設備上輕鬆顯示，並允許用戶在輸入用戶名和密碼後轉到客戶面板。

暫時回到組織活動的例子，項目完成的定義可能包括，例如：

  • 活動的日期和地點，
  • 為哪些客人準備好位置，
  • 菜單，
  • 提供音樂伴奏。

另一方面，驗收標準可能與派對參與者的預期體驗有關，例如：

  • 場地的寬敞度，
  • 所供應飲料的質量，
  • 同時為坐在一張桌子上的所有客人提供食物。

關鍵績效指標。 滯後指標

關鍵績效指標 (KPI) 是項目管理成功的關鍵決定因素，用於評估其基本目標是否實現。 滯後指標可用於評估項目實施的成功與否。 預測 KPI 的最終值可以定義滿足項目成功的最低標準。 但是，它們僅適用於評估可衡量的結果，例如：

  • 任務執行成本
  • 執行的及時性
  • 用於實施項目的工時或其他資源的數量
  • 環境負荷
  • 將勞動投入轉化為組織的利潤。

為此，管理實踐中使用了數百個指標，因此在項目開始時選擇它們是項目經理的重要任務之一。 畢竟，重點不是衡量一切，而只是真正提供有關項目狀態和項目管理成功的相關信息的東西。 它們不應超過 20 個，而在較小的項目中，它們的數量不應超過 5 個。

概括

項目管理的成功不僅取決於投入的努力、市場形勢和有效的領導。 準確定義我們認為的成功也很重要。 甚至還有其他無法預測的因素。 畢竟，從客戶的角度來看，最後一刻的臨時解決方案可能會非常令人滿意。 然而，讓我們最好將即興發揮作為將有失敗危險的項目保存到最後一刻的虛張聲勢的策略，而不是每天應用對成功和項目完成的深思熟慮的定義，以及精心製定的驗收標準。

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作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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最重要的問題

  1. 在定義所有項目時考慮了哪些標準？

    項目成功沒有統一的定義，但在幾乎所有項目中，重要的成功因素同時滿足完成期限、滿足項目預算以及交付令客戶滿意的結果。

  2. KPI 能否用於評估已完成的項目？

    在 KPI 中，可以區分先進指標和滯後指標。 前者用於根據迄今為止的工作進度和資源使用情況來預測項目的進度。 另一方面，延遲指標用於根據在實施過程中收集的數據來總結當前狀態——例如，一個已完成的項目。

項目管理入門：

  1. 什麼是項目？
  2. 什麼是項目管理？
  3. 如何管理項目？
  4. 項目管理方法
  5. 項目類型
  6. 4 項目示例
  7. 項目的優先次序
  8. 項目活動領域
  9. 項目管理成功的定義