如何使用 PDCA 循環加快團隊解決問題的進程

PDCA 循環是一個很好的工具，可以幫助您的團隊保持一致； 幫助組織他們的思想和行動。 太多的團隊往往在團隊合作的早期階段就偏離軌道，對質量改進知之甚少或一無所知。 這就是 PDCA 循環可以提供幫助的地方。

PDCA 循環似乎很容易理解，但它有很多層。 在這篇文章中，我們將介紹計劃檢查行動週期的每個步驟，並為您提供可用於加速週期的工具。

讓我們找出如何使用這種強大的技術來改進團隊解決問題的過程。

什麼是PDCA？

描述週期的最佳方式是通過圖形。 循環順時針經過四個步驟； 計劃、執行、檢查和行動。 它描述了團隊在研究過程和製定計劃、運行測試、檢查結果並全面實施時將遵循的過程。

Plan-Do-Check-Act 循環是一種迭代的四步管理方法。 團隊可以使用它來解決問題並找到解決方案，並改進業務流程。 許多組織使用 PDCA 模型來組織他們的質量改進工作。

使用 PDCA 循環時需要記住的一件事是，它是一個連續的過程，而不是端到端的過程，因此它永遠不會結束； 為了持續改進，這些步驟需要一次又一次地重複。

一旦你來到了 Act 的最後階段，你需要回到起點，重新開始。 不斷尋找問題，完善生產和服務體系，提高質量和生產力，以不斷降低成本。

作為精益製造理念的重要組成部分，它被廣泛用作管理和製造持續改進的框架。

PDCA 循環最初由質量專家 Walter Shewart 於 1930 年開發，因此也稱為 Shewart 循環。 它後來被 W. Edwards Deming 博士應用於管理，並被稱為戴明循環。

使用 PDCA 循環的好處

• 一種解決問題的方法，可以快速找到有效的解決方案
• 確保穩步持續改進
• 可在各種規模的公司中實施，易於適應和實施
• 創造機會不斷監控已實施項目的有效性
• 在導致任何財務損失之前及時發現任何風險或問題
• 提高員工對流程及其在其中所扮演角色的認識。

但是，它也包含一些缺點。 PDCA 過程需要所有負責人的參與，如果他們也參與其他項目，這將被證明是相當困難的。 此外，它涉及從分析到測試的多個步驟，因此它不是解決緊急問題的好工具。

何時使用 Plan Do Check Act 模型

• 進行新的改進或變更項目
• 在設計新產品、服務或流程時
• 在計劃、實施和檢查合規性時
• 跟踪和解決問題
• 實施持續改進
• 評估與正在解決的特定問題相關的業務流程

在大多數組織中，該模型通常用於實施流程變更和改進流程。

如何使用 PDCA 循環

PDCA 循環有四個階段。 我們在下面列出了它們以及所涉及的步驟。

計劃——識別和分析問題

此步驟以可以測試的可行計劃結束。 為此，您需要首先確定問題以及需要改進的過程。

1. 選擇、定義和描述流程； 開始、結束、中間步驟的順序、它的作用、涉及的人員、使用的設備材料和資源以及環境條件。
2. 確定關鍵參與者； 內部和外部客戶、供應商、流程所有者和運營商
3. 了解客戶期望； 確定外部和內部客戶的具體需求。 他們想要什麼，何時，何地，數量等。
4. 研究; 查看流程中可用的歷史數據以了解其性能並確定正確理解流程所需的進一步數據
5. 指定與過程相關的問題； 例如，這可能是由於未能滿足客戶期望、更長的周期時間、缺乏資源等造成的。
6. 找出根本原因； 圍繞問題集思廣益，找出其主要原因
7. 尋找解決方案：開發可用於改進流程的解決方案。 根據其有效性確定解決方案的優先級。
8. 制定行動計劃：確定實施計劃所需執行的步驟、所需資源、負責人員並設定時間表

以下是您可以在此步驟中使用的一些工具，

• 流程圖/流程圖； 流程圖可用於可視化流程並提供從開始到結束的步驟流程的快速概覽。 添加泳道，您還可以突出顯示涉及的不同部門或所有者。

• 親和圖； 此工具有助於對您從研究、調查、反饋、對話等中收集的所有數據進行分類。通過這樣做，您將能夠理解數據中可能在尋找解決方案時有用的任何主題。

• 因果圖； 當您和您的團隊必須圍繞問題進行頭腦風暴以確定其主要原因時，此工具會派上用場。

• 影響力矩陣； 在確定解決方案的優先級時，您可以使用影響努力矩陣根據解決方案的效果和需要付出的努力來確定解決方案的優先級。

• 行動計劃：使用它來快速識別關鍵任務、所需人員、資源和計劃的時間表，並將其傳達給團隊的其他成員

做——制定解決方案並實施計劃

第一步設計的計劃在這個階段進行了測試。

試驗應在實驗室或生產環境中與客戶一起進行小規模試驗。 通過實施一個小型試點項目，首先觀察結果有助於識別錯誤，而無需承擔完全失敗的項目的巨額成本。

同樣重要的是，您可以使用指定的措施來了解您選擇的解決方案在消除已識別問題方面的有效性。

檢查——評估結果

團隊正在檢查測試計劃的結果。 過程的性能是否得到改善？ 客戶群是否注意到了變化？

當您從測試計劃中收集數據時，請確定哪些工作有效，哪些未按計劃進行。

分析數據並測量結果以確定所選解決方案是否可以大規模實施。 如果解決方案沒有您想像的那麼有效，您將不得不為另一個解決方案製定計劃並再次重複執行和檢查步驟。

行動——使用反饋來改進和重新計劃

在這一步，計劃的全面實施就完成了。 在實施計劃之前，將您在測試期間發現的改進應用到計劃中。

• 對組織的其他成員進行有關改進計劃及其重要性的教育
• 為員工提供必要的培訓，以幫助他們改變工作角色
• 標準化程序以確保每個人在執行程序時使用相同的格式
• 建立一個流程來監控和控制修改後流程的實施

在這裡，您可以從第一步重新執行當前狀態流程圖，以顯示新的和改進的流程。

準備好計劃、執行、檢查、行動了嗎？

戴明循環或 PDCA 循環是指導組織改進活動的重要工具。 上面說明的步驟很容易遵循，如果你堅持下去，你會產生有效的結果。

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